El marco jurídico del Sistema RED se basa en la Orden ministerial de 3 de Abril de 1995 (BOE de 7 de Abril) y en la Resolución de la Dirección General de la TGSS , que desarrolla la anterior, del 23 de Mayo de 1995 (BOE de 7 de Junio)
Un requisito indispensable para operar en el Sistema RED es disponer del Certificado SILCON de la Seguridad Social. Este Certificado posibilita al ciudadano la realización de gestiones a través de INTERNET, garantizando la seguridad de las comunicaciones y otorgando validez legal a cualquier transacción electrónica que realice.
Para la obtención de dicho certificado, el ciudadano debe acreditar su identidad de forma presencial mediante DNI en las oficinas de certificados digitales.
El Certificado SILCON es personal e intransferible, y no sólo garantiza la seguridad de las comunicaciones, sino que además aporta validez legal.
Para empezar a operar a través del Sistema RED , es necesario solicitar una autorización, para lo cual puede dirigirse a la Unidad de Atención al Usuario existentes en cada una de las Direcciones Provinciales de esta TGSS .
Pueden solicitar autorización:
1) Empresas
2) Agrupaciones de empresas
3) Profesionales colegiados (graduados sociales, abogados, economistas, titulados en empresariales, titulados mercantiles y empresariales, y gestores administrativos y demás personas que en el ejercicio de su actividad profesional deban presentar o confeccionar documentación relativa a cotización y afiliación de empresas como representantes autorizados de éstas)
4) Entidades u organismos con concierto de asistencia sanitaria.
Esta autorización se concede a los colectivos anteriormente descritos, en el ámbito de los siguientes regímenes:
- Régimen General, (incluidos: Régimen Especial de Artistas, Sistema Especial de Frutas Hortalizas y Conservas Vegetales y Sistema Especial de Manipulado y Empaquetado del Tomate Fresco).
- Regímenes Especiales de los Trabajadores del Mar y Minería del Carbón.
- Régimen Especial Agrario (Jornadas Reales).
La Unidad de Atención al Usuario de su provincia a través del Servicio de Atención Telefónico de la TGSS que estará disponible de lunes a viernes en horario de 8 a 21:30, en el teléfono 901 50 20 50.
Los interesados, una vez recibida la información pertinente, y obtenido el Certificado SILCON, presentarán (presencialmente o enviando por Fax) la solicitud de autorización acompañada de los siguientes documentos según los casos:
a) Empresa: (el solicitante de la autorización pertenece a la propia entidad cuyos trámites van a ser gestionados en el sistema). En este caso, se acompañarán:
- Documento Oficial TA101/1 y TA101/2 (que se podrá descargar de la página web del Sistema RED ), en el que se harán constar algunos datos técnicos y la dirección de correo electrónica a la que se van a remitir los envíos por parte de la TGSS . Ha de tratarse de una cuenta de correo de calidad (con capacidad de almacenamiento suficiente y sin limitación de tamaño de mensaje), y de uso exclusivo para esta finalidad.
- Fotocopia de DNI del titular de la autorización.
- Solicitud de usuario secundario: Para aquellos casos en que se solicite además del usuario principal de la autorización (que será el titular de la autorización), usuarios secundarios, se deberá presentar el formulario oficial TA102. Por cada usuario secundario solicitado se deberá acompañar fotocopia del DNI y dirección de correo electrónico.
- También es importante se adjunten los tres códigos de cuenta de cotización que se quieren habilitar para realizar prácticas en afiliación.
b) Profesional Colegiado: A tal efecto, están reconocidos por el Sistema RED los siguientes Colegios: Graduados Sociales, Gestores Administrativos, Abogados, Economistas y Titulados Mercantiles y Empresariales.
Los documentos a presentar son los mismos que en el apartado a), además de fotocopia del título de colegiado de la persona que va a ser el titular de la autorización.
c) Tercero: Son aquellas personas físicas y jurídicas que, en el ejercicio de su actividad, confeccionan y/o presentan relaciones nominales y tramitan afiliaciones, altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores respecto de las empresas de los mencionados. En este caso los documentos a aportar son los mismos que en el apartado a), más el que sigue:
- Documento Oficial TA10 (que se puede descargar de la página web) por cada una de las empresas en cuyo nombre y representación el titular va a realizar los trámites para los que faculta la autorización concedida por la TGSS.
Como consecuencia de la resolución de la solicitud de autorización se emitirán los siguientes documentos:
- Documento de resolución estimatoria o denegatoria.
- Instrucciones de Instalación
- Manuales para la formación del usuario
- Información y normas relativas a pruebas y prácticas en el ámbito de cotización y afiliación.
Sí, el no cumplimiento de las condiciones fijadas en la autorización puede ser motivo de suspensión o anulación de la misma.
Sí, pero únicamente en el caso de cambio de Titular de una autorización, en los que se produzca la sustitución de la persona que ostentaba la representación de la empresa o despacho para dicha autorización, o el cambio de razón social.
El responsable del uso de la autorización es el titular del despacho o representante legal de la empresa, siendo éste el usuario principal, que podrá delegar su uso en personal con el que mantenga vinculación laboral o sea colaborador autónomo y que actuará como usuario complementario. Este personal estará censado como usuario autorizado en el sistema de control de acceso de la TGSS .
El usuario principal, es la persona que solicitará a los usuarios secundarios que necesite, siendo esta solicitud aprobada en la TGSS. Cada uno de ellos debe tener su Certificado SILCON para poder actuar en el Sistema RED . Por tanto, el usuario principal será el responsable de los secundarios, siendo muy importante que el primero solicite la baja de los segundos que, por los motivos que sea, queden desligados de la autorización.
Depende de la actividad de la empresa o despacho. En principio, existirá un único usuario principal y tantos usuarios complementarios como el titular necesite.
Cada usuario ligado a la autorización usará su Certificado SILCON en cada operación que realice en el Sistema RED , de tal manera que cada actuación efectuada quedará ligada al originador de la misma.
A través de las Unidades de Atención al Usuario, puede conocer el calendario de cursos y convocatorias a las que podrá asistir previa solicitud. Además se facilitará una Guía Básica del uso de Sistema RED en Internet, que facilitará la labor a los usuarios.
Una vez autorizado puede realizar pruebas o prácticas en el sistema sin que éstas causen ningún efecto administrativo.
El ámbito de las actuaciones a desarrollar en el marco del sistema RED se extiende a los códigos de cuenta de cotización de la empresa o en el caso de los profesionales colegiados a los códigos de cuenta de las empresas que gestiona.
Mediante la primera transmisión de TC2 en real, la TGSS . asignará automáticamente los CCC´s. enviados. Por otro lado es posible pedir la asignación de los CCC´s con anterioridad al envío, comunicando la relación de CCC´s que desea dar de alta o de baja vía fax a su Unidad de Atención al Usuario. Si tiene dado de alta algún CCC del cual no remite aún sus Seguros Sociales, tiene dos meses para hacerlo. Pasado este tiempo se producirá la desasignación de ese CCC de esa autorización.
La asignación de CCCs a una autorización, se produce de formas diferentes en función del tipo de autorización:
- Profesionales Colegiados: Se les asignan los CCCs automáticamente cuando hacen un envío con los Seguros Sociales de esos CCC.
- Terceros: Para que se les asigne un CCC, deben enviar a la Dirección Provincial correspondiente un fax solicitándolo, y con la firma autorizadora del titular de ese CCC, para que lo gestione ese tercero (documento TA10).
Durante la fase de prácticas, que se detallará más adelante, el usuario sólo podrá operar con los tres CCCs de prácticas que había facilitado en la solicitud de la autorización.