La comunicación entre los usuarios y la TGSS  se realiza a través de INTERNET, siendo el Certificado SILCON el elemento que garantiza la seguridad en las comunicaciones.

A continuación se detalla el funcionamiento del sistema en los ámbitos de cotización, afiliación y partes de altas y bajas de incapacidad temporal.

COTIZACIÓN

Frente a la presentación de los documentos en papel, el Sistema RED  le permite enviar los datos que actualmente se incluyen en la relación nominal de trabajadores (TC2), y su resumen (TC1), en un formato específico definido por la TGSS, a través de técnicas telemáticas.

El ámbito de actuación del Sistema RED en cotización abarca la presentación de los siguientes documentos a través de medios telemáticos, en sustitución de los actuales modelos en papel:

• TC2: Régimen General.
• TC2/4: Régimen Especial de Minería del Carbón.
• TC2/5: Régimen Especial de los Trabajadores del Mar.
• TC2/8: Régimen Especial Agrario (Jornadas Reales).
• TC2/19: Régimen General (Artistas).

Además, el Sistema RED permite dentro del ámbito de cotización:

• La gestión automática de liquidaciones acreedoras (Saldo Acreedor).
  
   
• La posibilidad de realizar el ingreso de cuotas a través de los sistemas de:
  
   
  • Domiciliación en Cuenta.
    
     
  • Pago Electrónico.

Estos metodos de ingreso evitan la confección de los modelos de la serie TC1. Para el sistema de Pago Electrónico, la TGSS remitirá un Recibo de Liquidación de Cotizaciones que sustituye al actual modelo de ingreso TC1.

El proceso de cotización en el Sistema RED consta de los siguientes pasos:

1. Su programa de nómina y gestión de personal adaptado genera un fichero que contiene los documentos TC2 con la estructura y contenido predeterminados por la TGSS, en lugar de la habitual impresión en papel.
   
    
2. Desde el Software de validación y adaptación (WinSuite32), previamente instalado, se seleccionan los ficheros de cotización que ha generado su programa de nóminas y que se encuentran en su PC . Desde dicho programa se puede seleccionar el fichero generado, validarlo para asegurarse de que los datos a enviar son los adecuados, adaptarlo y enviarlo a través de Internet. En su ordenador se queda guardada una copia de este fichero. En el envío viaja la huella inicial generada por la WinSuite32 al adaptar los documentos, que la TGSS recalculará para asegurar que el envío no ha sido manipulado.

   Nota: La huella es un conjunto de caracteres alfanuméricos calculados por algoritmos matemáticos, que resumen el contenido de un documento.Existen dos tipos de huella:

   1. Huella inicial: Huella generada por la WinSuite32 en todos los documentos que el usuario envía a la TGSS. Este es un mecanismo de seguridad, para que el receptor compruebe que el documento recibido no ha sido alterado desde que lo envió el remitente. Si hubiera habido alguna alteración en el documento, la huella cambia y por tanto no será igual que la inicial.
      
       
   2. Huella final: Huella que da validez legal ante terceros a los documentos de los usuarios. Esta es la huella que la TGSS envía al buzón de los usuarios una vez que se cierra el periodo de liquidación y los ficheros se procesan.
   
    
3. Al terminar la validación y adaptación del fichero, una vez pulsado el botón de conexión, automáticamente se activa el módulo de "Comunicaciones" de la WinSuite32 que realizará la conexión a INTERNET y envío de mensajes pendientes. Una vez establecida la conexión a INTERNET, se abre de forma automática el programa GISSCIDE, que realiza las funciones de seguridad necesarias para la transmisión y recepción de ficheros, para lo que solicita el Certificado Digital (fichero .epf).
   
   Se introducirá el Certificado SILCON y su Contraseña para acceder al servicio y se pulsará ''OK''. Un candado aparecerá en la barra de tareas, que indicará que el usuario ha sido validado correctamente.
   
   Automáticamente si la validación es correcta se abrirá la pantalla correspondiente al envío de ficheros, y dará comienzo el envío comprobando si el usuario dispone de la autorización necesaria para realizar los envíos.
   
   Instantáneamente el usuario recibirá un informe de entrega confirmando la llegada del fichero a la TGSS, al que podrá acceder a través de la opción "Visualización de mensajes recibidos" dentro del apartado "Comunicaciones" de WinSuite32.
   
    
4. Una vez procesada la documentación enviada (puede contener errores), la TGSS le envía un mensaje a su dirección de correo electrónico, al que podrá acceder a través de la opción "Visualización de mensajes recibidos" dentro del modulo "Comunicaciones" de WinSuite32. En este mensaje la TGSS le comunica si los ficheros han sido procesados correctamente y en caso de error, el detalle de los errores detectados para que pueda subsanarlos. Durante el periodo de presentación el usuario puede enviar un documento de cotización las veces que desee, teniendo en cuenta que reemplazará en su totalidad al recibido anteriormente, siempre y cuando sean iguales el período y el tipo de liquidación así como el CCC.
   
    
5. Cuando se cierra el período de liquidación, todos los ficheros se consolidan y se realiza el envío de las huellas finales correspondientes a sus TC2 remitidos.
   
    
6. Después de recibir las huellas finales, la WinSuite32 hace las comprobaciones necesarias, y permite realizar la impresión autorizada del documento incluyendo la huella final. Con estas huellas finales y con la firma del autorizado, estos documentos quedan autentificados y surten efectos ante terceros.

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La TGSS   es responsable de mantener un censo completo y actualizado de empresas y trabajadores adscritos al sistema. El soporte informático es el Fichero General de Afiliación (FGA ).

Una vez concedida la autorización en el Sistema RED, al usuario se le permitirá acceder al FGA, donde podrá depurar su base de datos de trabajadores al poder compararla con la de la TGSS.

En el siguiente cuadro se detallan las actuaciones permitidas en el ámbito de afiliación:

Actuaciones permitidas en el ámbito de Afiliación

Si su empresa realiza habitualmente los movimientos de afiliación descentralizadamente, es decir, desde distintas sedes, el Sistema RED le permite continuar con su mismo modelo de gestión. Sólo necesita un número de autorización y solicitar varios usuarios secundarios, de manera que cada uno tenga un acceso a Internet con un buzón de correo electrónico.

El Sistema RED permite actuar en el ámbito de afiliación de dos maneras, en tiempo real (Afiliación On-Line) y mediante fichero (Afiliación Remesas):

EN TIEMPO REAL: AFILIACIÓN ON-LINE

Consiste en la actuación sobre datos del ordenador central de la TGSS, a través de su ordenador actuando como terminal, sin intermediarios.

Al igual que un terminal de agencia de viajes entra en contacto con el centro de reservas de una línea aérea, y la realiza en el momento, usted puede conectarse a los ordenadores de la Seguridad Social y realizar altas, bajas o variaciones de datos, de tal forma que los datos introducidos surten efecto en el mismo momento.

Para llevar a cabo esto, el usuario se debe conectar a la página Web de la Seguridad Social www.seg-social.es, y pulsar sobre el icono "Sistema RED On-line" que se encuentra dentro de los accesos de interés ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Una vez validada la contraseña de su certificado SILCON el usuario, a través de la opción "Servicios RED", podrá acceder al Fichero General de Afiliación a través de INTERNET y realizar movimientos de consultas , informes y actualizaciones de información.

Esta modalidad se encuentra disponible de lunes a viernes de 08:00 a 20:00.

Cabe destacar la posibilidad de poder imprimir directamente desde on-line la información solicitada, sin necesidad de esperar a recibir los mensajes en el buzón de correo electrónico (inicialmente sólo se pueden imprimir los documentos TA:. TA2, TA.0613/RA y TA.0613/RB).

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AFILIACIÓN POR REMESAS

A través del programa de nóminas y gestión de personal adaptado se generan unos ficheros electrónicos, cumpliendo las especificaciones técnicas de formato que exige la TGSS, cuyo contenido variará en función de la acción que se quiera llevar a cabo.

Si su programa de nóminas no es capaz de generar ficheros de afiliación, estos pueden ser generados directamente cumplimentando los datos necesarios desde la WinSuite32.

Por un procedimiento similar al descrito para cotización, estos ficheros son remitidos a la TGSS  como mensajes a través de Internet. Posteriormente, estos ficheros son tratados en la TGSS y a continuación el usuario recibe en su cuenta de correo electrónico notificación acerca de la aplicación de los movimientos que envió. A esta notificación podrá acceder a través de la opción "Visualización de mensajes recibidos" dentro del apartado "Comunicaciones" de WinSuite32.

Esta modalidad está disponible las 24 horas del día.

En ambos casos, la respuesta impresa a sus peticiones de informes, se reciben vía correo electrónico.

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PARTES DE ALTAS Y BAJAS DE INCAPACIDAD TEMPORAL

Esta funcionalidad permite la remisión al Instituto Nacional de la Seguridad Social y/o a las Mutuas de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional (AT y EP ) que colaboran en la gestión de la prestación económica de Incapacidad Temporal derivada de Contingencias Comunes y Contingencias de AT y EP , de los partes de alta y baja médica tanto derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales, así como los partes de confirmación.

El envío de documentos médicos mediante este sistema supone el cumplimiento del trámite obligatorio previsto en el artículo 2 del Real Decreto 575/97, de 18 de abril, por el que se regulan determinados aspectos de gestión y control de la prestación económica de la Seguridad Social por Incapacidad Temporal.

Por tanto, los partes remitidos mediante el Sistema RED , y validados y aceptados por el INSS , dispensarán a las empresas del trámite de presentación vía papel de este documento ante cualquier CAISS o Dirección Provincial del INSS , surtiendo el envío mediante fichero informático los mismos efectos que si se presentaran en papel.

El envío de los partes se realiza a través de la WinSuite32 y por un procedimiento similar al descrito para cotización, los ficheros son remitidos a la TGSS  a través de Internet. Se tratan en la TGSS  y el usuario recibe en su buzón notificación acerca de la aplicación de los movimientos que envió.

Esta modalidad está disponible las 24 horas del día.

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• Las huellas, acuses técnicos y mensajes de servicio se remitirán, de manera cifrada, a la dirección de correo electrónico suministrada por el usuario a la TGSS . Para poder ser visualizados e impresos, deben haber sido descifrados previamente mediante el Certificado SILCON.
  
   
• Existirá un servicio de descargas en la página Web de la TGSS, al que tendrán acceso todos los usuarios ligados a una misma autorización. A través de este servicio los usuarios podrán descargar durante un mes todos los mensaje enviados por la TGSS al autorizado. Esta es una opción alternativa que sólo deberá usarse en aquellos situaciones en que los usuarios no puedan recibir las respuestas a través de su correo electrónico.