• Prever
• Organizar
• Dirigir
• Coordinar
• Controlar

El autor del libro “Administration Industruelle et general “(Henry Fayol) se vio estimulado por la claridad de producir un texto de lectura fácil, aplicable a la época y para convertirlo en un verdadero manual de cómo llevar la administración de un organismo.

En esta monografía resumimos los conceptos de los principios y subprincipios de la administración según dicho escritor y establecemos (por nuestra cuenta) las correspondientes relaciones entre ellos, teniendo en cuenta el texto de Fayol y los conocimientos adquiridos en la clase;(Los principios están íntimamente unidos y se reclaman recíprocamente, es decir están relacionados unos con otros, son interdependientes.) Además este trabajo incluye una parte práctica, de aplicación de los principios en una organización sin fines de lucro, Hospital Publico;(Demostrando así que son aplicables a cualquier organismo y resultan de gran ayuda)

La administración es la disciplina que estudia a las organizaciones, trata de comprender como se crean, como evolucionan, cuales son las relaciones que se dan en ellas, cuales son la formas de optimizar su gestión.

La palabra “administración” es utilizada en diversos sentidos; para comprenderlos es necesario realizar una distinción entre la utilización cotidiana del término y su sentido profesional.

Nosotras nos referimos a la administración desempeñada en el manejo y dirección d los negocios, grandes o pequeños, industriales, comerciales, político, religioso o de cualquier especie, el cual cumple un papel muy importante.

Esta administración es la utilización de los recursos escasos para obtener un mayor beneficio. Tiene como propósito obtener eficiencia y eficacia en todos los niveles de la estructura organizacional.

Todas las operaciones que se desarrollan en una empresa (sin importar su tipo) pueden repartirse en seis grupos de operaciones o funciones:

• Reclutamiento, formación, Constitución del cuerpo social.

• Estrecha relación entre dirección y administración mayoría de principios en común

• El agrupamiento tiene la ventaja de componer una función muy importante, digna de atraer y retener la atención del público.

3- Principios:

Administrar es:

PREVEER: significa calcular el porvenir y prepararlo; escrutar en el futuro y obrar.

Es una de las funciones mas importantes para el administrador (junto con dirigir) ya que si las previsiones están mal, todo lo demás, es decir lo que se hará después de estas, estará mal.

Su principal manifestación es el programa o plan de acción, que es a su vez el resultado que se pretende, y la línea de conducta que se ha de seguir, es decir las etapas que se han de franquear y los medios que se han de emplear. Es una especie de cuadro del futuro en el que los acontecimientos están previstos con cierta claridad. La marcha de la empresa prevista y prepara para un determinado tiempo.

Para el administrador una buena previsión se basa en la habilidad de crear y hacer formar el plan de acción, el cual se basa en:

• Los recursos de la empresa. Los muebles, inmuebles, herramientas, materias primas, capital, personal, compradores, proveedores, deudores etc. Es lo que dispone la empresa, con lo que cuenta para saber si podrá llevarse a cabo o no.
• La naturaleza e importancia de las operaciones. La naturaleza me indica si es de carácter principal o accesorio, y la importancia si es necesaria o no. Para que voy a usar los recursos y como. Debo cuestionarme: ¿de donde es lo que preveo? ¿es de importancia? ¿Cómo afecta a la empresa?
• Posibilidades futuras. Las posibilidades que tengo de concretar esos planes .Muchas veces esta parte de la previsión fracasa, es lo que hace que algunas empresas emprendan planes que nunca puedan concretar, y terminen en nada; o “soñar” con hacer algo inalcanzable para la empresa, ya sea por insuficiencia de recursos u otra problemática.

PEVEER se relaciona con dirigir porque es en esta parte cuando podemos verificar si nuestras predicciones fueron eficientes; al dirigir al personal o al poner en marcha el plan de acción, “saltan a la luz” los errores que pasamos por alto en etapas anteriores, muchas veces gracias a la interacción humana y el contacto físico-verbal que se da entre el administrador y le cuerpo social.

Prever esta vinculado con Iniciativa, ya que esta consiste en crear un plan y asegurarse de su éxito, es en parte lo que se hace al prever; debo tener en cuenta muchas posibilidades que pueden ocurrir.

ORGANIZAR: tomar medidas adecuadas de acuerdo a las previsiones que se re realizaron. También es proveer todo lo que es útil para su funcionamiento (herramientas, material, capital y personal)

Se relaciona con prever porque dependerá de las previsiones anteriores.

También con dirigir (que es donde entra en juego las actividades del personal), porque “organizar” se puede dividir en: organismo material y organismo social. Es decir una vez analizados lo recursos, y previsto el material necesario (prever) el personal, cuerpo social, debe ser capaz de realizar todas las operaciones correspondientes a la empresa. Tomando en cuenta el jefe principal de una empresa hacer la organización correctamente significa saber constituir un buen cuerpo social. Para crear un cuerpo social útil, es preciso saber adecuar el organismo a las necesidades, encontrar los hombres necesarios y poner a cada uno en el lugar en el que puede rendir más servicios. (División de trabajo y orden)

Administración de un cuerpo social

• Programa de acción bien preparado y ejecutado (prever-dirigir)
• Cuidar de que el organismo social y material estén en relación con el objeto, los recursos y la necesidad de la empresa(coordinar-prever-unión del personal)
• Dirección única, competente y vigorosa (unidad de dirección)
• Coordinar esfuerzos.
• Formular decisiones claras, definidas, y precisas (dirigir)
• Buena formación del cuerpo(dirigir, eliminación de incapaces), cada área encabezada por un hombre competente y activo(unidad de mando-centralización-jerarquía)estando este en el lugar mas propicio para desarrollar su actividades(orden-estabilidad del personal)
• Fomentar buenas iniciativas.
• Tener sueldos equitativos, según los servicios prestados (división de trabajo-remuneración-equidad)
• Imponer sanciones contra faltas y errores(disciplina-equidad-autoridad, para hacerse obedecer requiere de ellas)
• Cuidar que los intereses particulares estén subordinados
• Hacer que se inspeccione todo(prever-dirigir, inspecciones periódicas)
• Prestar atención a la unidad de mando y vigilar el orden.

DIRIGIR: hacer funcionar al personal a cargo, para cumplir con lo organizado

anteriormente es decir asignar cargos.

Esta tarea se reparte entre los diversos jefes de la empresa. Para cada jefe la dirección consiste en sacar el mejor partido posible de los agentes que componen su unidad. Por consiguiente podemos decir que para el Gerente Principal (administrador) de la empresa dirigir es el arte o la capacidad de manejar a los hombres; el cual esta basado en cualidades personales, y en el conocimiento de principios.

Manifiesta división de trabajo y centralización, no total sino de cada sector en cuestión. Hay mayor interacción humana, el administrador comunica tareas da ordenes, lo que hace descubrir los errores de las fases anteriores (al llevarlos a la practica). También a través de ella podemos deducir la centralización y jerarquía de la empresa (quien tiene subordinados, quien manda, da órdenes y quien las cumple, que puestos ocupan)

Se debe:

• Conocer al personal. Sin conocerlo, puedo ordenarles, pero no correctamente; además esto me permite saber con que grupo estoy tratando y adaptar mis órdenes de acuerdo a ello). Se relaciona con el orden y la estabilidad del personal, porque nunca llegare a conocer a mi grupo si continuamente estoy reubicándolo, cambiándolo de sector, y tampoco harán la tarea eficientemente ya que necesitaran tiempo para adaptarse a la nueva tarea.

• Eliminar incapaces. Tener personal incapaz en la organización puede ser un riesgo para esta, por lo tanto una perdida de eficiencia y falta de unión del personal.

• Conocimiento de convenios. Para poder dirigir correctamente debo tener en cuenta que puedo hacer, y que no; cumplir los convenios ya que sin esto no se cumple la disciplina necesaria en la buena administración. Esta parte de la dirección también se relaciona con el orden porque a través del cumplimiento de estas normas se evita el desorden.

• Dar el ejemplo. Hacer lo correcto en cada situación, actuar para incitar la copia de mis actitudes en mi grupo de subordinados. Para lograr un buen ejemplo no debo afectar a los principios, debo tener experiencia y autoridad.(Por ejemplo siendo yo el administrador, no cumplo con las convenciones de llegada a tiempo respetadas por todo el personal sin distinciones(con la disciplina), y asisto al trabajo en un horario que elija o considere conveniente; no puedo exigirles a mis subordinados que concurran a horario ya que estos no me obedecerían, cuestionarían mi poder para hacerme obedecer(aunque tenga derecho a mandar)pensarían que no es justo que yo disponga mi propio horario cuando debería ir igual que todos.

• Realizar inspecciones periódicas. Se relaciona íntimamente con control. Las inspecciones son necesarias para saber si mis subordinados cumplieron correctamente con lo que les había ordenad, controlo lo que dirijo para que se cumpla en forma eficiente. Promuevo la unión del personal y fortalezco la jerarquía.

• Reunir colaboradores en conferencias: de esta forma se puede fomentar la interacción entre los subordinados, y entre estos y el administrador. Evita el uso de ordenes escritas, por lo tanto evita los problemas y contradicciones que generan .Las conferencias sirven para mejorar el dialogo, dar consejos y ordenes verbales, cara a cara (con los colaboradores que influyen en la administración, o con los gerentes de cada sector); teniendo en cuenta al importancia de su influencia en la organización.

Las conferencias deben ser mensuales, para estar al tanto del funcionamiento general de la empresa, y para dirigir bien.

Lo relacionaremos con la unidad de dirección, ya que los presentes en la conferencia serán la unidad que decidirá el rumbo de la empresa.

• No dejarse absorber por detalles. Tener en cuenta la importancia de la operación para la organización, es decir tener en cuenta las previsiones, la naturaleza e importancia de las mismas. El administrador no debe ser detallista ya que generaría con ello una mala dirección (no podría controlar la empresa en general) y una mal administración. Por el contrario debe ser generalista, no especializarse el en cada área, sino tener jefes, gerentes a su cargo que ocupen en estas; para que el pueda controlar a ellos y así el funcionamiento general.

• Iniciativa y empeño. La iniciativa (aporte de nuevas ideas) es personal (en el caso del administrador, tener la iniciativa personal de aceptar o no las ideas propuestas por la empresa,) e iniciativa general, de la organización (las nuevas ideas que surgen en general en toda la empresa, propuestas para el administrador).

Es muy importante porque el futuro de la organización depende de ello. Puede haber mucha iniciativa en la empresa, que no servirá de nada si el administrador no tiene iniciativa propia de aceptarlas, para que se pongan en marcha y den resultados (salgan fuera de la empresa). La falta de iniciativa del administrador puede hacer que la empresa pierda mucho. Pero no solo tener la iniciativa es suficiente sino también el empeño en ella, mantenerla, no perderla evitando así resultados negativos, como quedarse atrás en el mercado. Se relaciona con unidad de dirección ya que el que decide en este caso el futuro, el rumbo de la empresa es el administrador.

COORDINAR: Procurar que las personas trabajen en conjunto, de manera satisfactoria y coordinando su actividad con las herramientas necesarias; o sea armonizar y unir el trabajo del personal. Tiene como objetivo facilitar el funcionamiento y el éxito de la empresa.

Podemos clasificar este principio como uno de los más importantes, porque se puede haber realizado un buen plan de acción, dado órdenes exactas a cada grupo según su función y estos haberlas realizado como corresponde; eficientemente pero en forma individual. Lo cual no cuenta si estos buenos trabajos no se pueden unir, y llegar a una eficiencia total, o en general, necesaria para la administración de toda la empresa. Es decir si no hay trabajo en conjunto, los pasos anteriores serán inútiles (aunque bien hechos) y no se llegara al resultado esperado.

Se relaciona con algunos subprincipios. Unión del personal, principalmente porque es la base de la coordinación (armonía y unión del cuerpo).Unidad de dirección, ya que los encargados del rumbo de la organización, deben estar al tanto de todo lo que va ocurriendo, y controlar el trabajo y el plan de acción ya establecido. División de trabajo, porque al especializar la tarea aumenta la eficiencia y reduce el tiempo en hacerla, nadie hace todo, cada grupo hará una parte del trabajo que se ira coordinando. Unidad de mando, ya que generalmente son los jefes de las áreas los encargados de coordinar y controlar el trabajo de su sector; y los gerentes principales a su vez el trabajos de los jefes de área.

¿Cómo coordinar?

• cada categoría o servicio marcha de acuerdo con los otros (por ejemplo, el grupo de producción utiliza las maquinarias como debe y en un horario, el servicio de mantenimiento se encarga de mantener esas maquinarias, pero lo hace en le horario que no las usen los de producción, el financiero del capital para remunerarles a los grupos, comprar maquinas y productos de limpieza).
• Cada división de las funciones de la empresa, son informadas puntualmente sobre lo que deben hacer en la obra común y la ayuda mutua que deben prestar.
• El programa que siguen estos sectores es revisado constantemente para tener una armonía con las circunstancias que se den. Por lo cual se exige una dirección inteligente, experimentada y activa.

CONTROLAR: Comprobar si todo ocurre conforme al programa adoptado (plan de acción), alas ordenes dadas y al os principios admitidos. En resumen es verificar que lo anterior resulte bien.

Tiene por objeto señalar las faltas y los errores a fin de repararlos y evitar su repetición.

• Asegurar la existencia del programa, su aplicación y mantenimiento al día.
• Organismo social completo
• Dirección ejercida de acuerdo a los principios.

El control se aplica a las cosas, personas y a los actos. Resaltamos la importancia de las diversas capacidades con las que debe contar el personal.

Se relaciona con autoridad ya que cada sector de la empresa es vigilado por un gerente correspondiente al mismo, y a su vez la autoridad superior controla a este y al conjunto. También requiere de inspecciones periódicas para corroborar lo ordenado (semejante que en dirigir), y cuando estas operaciones de control son muy numerosas es preciso recurrir a agentes especiales (verificadores, inspectores etc.)Las cualidades de un verificador deben ser: la competencia, el sentimiento del deber, la independencia con respecto al intervenido, el juicio y el tacto. Como consecuencia de esto, controlar se relaciona con equidad, porque este controlador debe ser imparcial (tener una conciencia recta, y ninguna relación demasiado estrecha de interés, parentesco o camaradería entre el y el personal evaluado; es decir juzgarlos a todos de la misma forma, según su desempeño, trabajo).

La competencia del verificador, que no requiere demostración, se relaciona con unidad de dirección, pero una unidad de dirección particular según el control (ya que este actúa como un auxiliar de la misma). Evitando la dualidad de dirección (control irresponsable). Motivo por el cual la autoridad superior debe vigilar el uso que el “control” hace de sus poderes;(Subordinación de intereses, del inspector con respecto a los de la empresa)

• Un buen control previene contra sorpresas que podrían causar catástrofes
• Debe estar hecho en un tiempo oportuno, e ir seguido de sanciones.
• El control es un auxiliar del principio de dirección, porque depende de la dirección que su funcionamiento sea eficiente.
• Si las conclusiones de un control llegan tarde, para utilizarlas; el control habrá sido una operación inútil, ineficiente (por lo tanto una perdida de tiempo y esfuerzo para la empresa).

6- Conclusión:

En nuestro trabajo lo que hicimos fue desarrollar los principios y subrincipios de la administración (escritas en el libro Administración General e Industrial de Henry Fayol) junto con algunas relaciones entre ellos que deducimos por cuenta propia, estos principios, como hemos visto, podemos aplicarlos a la vida cotidiana; por lo tanto podemos deducir que la administración representa una herramienta necesaria.

Podemos definirla como: La disciplina que estudia las organizaciones, trata de comprender cómo se crean, cómo evolucionan, cuales son las relaciones que dan entre ellas, cuales son sus objetivos, que rol cumple en la sociedad y cuales son las formas de optimizar su gestión.

En este libro el autor analiza la empresa en su conjunto y elabora una teoría general aplicable a diferentes tipos de organizaciones, no como Taylor quien por el contrario se centro esencialmente en la organización del trabajo.

Fayol distingue dos sentidos en los canales de la comunicación: descendente, a través del cual los niveles superiores imparten órdenes, y ascendente, en el que los subordinados responden a los controles respecto del cumplimiento.

Para el las funciones de una empresa se pueden agrupar en 6: Administrativa, Técnica, Comercial, Financiera, Contable y de Seguridad.

De entre ellas considera que la función administrativa es la más importante, ya que a través de ella se dirigen las demás. Fayol entiende que administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las actividades de la organización.

Su teoría propone 14 principios: División del trabajo, Autoridad, Disciplina, Unidad de mando, Unidad de dirección, Subordinación de intereses, Remuneración, Centralización, Jerarquía, Orden, Equidad, Estabilidad del personal, Iniciativa, Unión del personal.

De estos 14 principios debemos destacar que la división del trabajo, la centralización, y la jerarquía fueron variando con el tiempo.

Con todas estas características podemos afirmar que la administración es fundamental para el funcionamiento de una organización y que gracias a ella podemos llevar el control de estas.