AGENCIAS Y SUCURSALES
- Son medios para proyectar la organización
de ventas en territorios situados a alguna distancia de
la oficina central.
- Son lugares de negocios sin personalidad
jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de
su actividad, procedimiento típico de expansión.
AGENCIA
Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que
ejerce sus actividades con independencia económica y
administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de
sus obligaciones fiscales.
Su función: Consiste en distribuir los productos
de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz.
Las agencias no están obligadas a llevar un registro
contable igual al que lleva la casa central o casa matriz,
esta ultima si debe llevar un control de cada una de las
agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias
posea.
Para llevar un buen control de las agencias es necesario
abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la
agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo
de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia.
Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario
crear también la llamada cuenta cliente de la agencia.
Es importante recordar que las cuentas anteriormente
descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a
efectos de control se les agregara la palabra agencia o
agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la
contabilidad de la agencia.
La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una
cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del
fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y
durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos
pagados por la agencia.
Su presentación en el balance general es dentro del grupo
de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y
por tratarse de un fondo con restricciones formales en
cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.
CARACTERÍSTICAS DE UNA
AGENCIA O DE UN AGENTE
- Tiene personalidad jurídica propia.
- Normalmente distribuyen productos de
diferentes marcas y fabricantes.
- Cobran comisión por las mercancías
vendidas.
- No mantienen inventarios. Colocan pedidos,
además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la
casa matriz.
CONTABILIDAD DE LA CASA
MATRIZ
La casa matriz debe matriz debe llevar un control
contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos
de cada agente, con el fin de calcular las comisiones,
información estadística de carácter administrativo así como
otros datos de relevancia.
Este control puede ser realizado mediante las cuentas
denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de
ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes.
Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada
agencia o agentes. Para el control de los inventarios se
puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos.
Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente,
debe efectuarse un control especial de la mercancía en
consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por
la casa matriz.
Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya
ha sido previamente vendida por éste, el importe de los
fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío deben
razonarse como gastos de ventas.
Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos
relacionados con la remisión deben ser considerados parte
del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control
de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz
al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad
neta sobre las ventas.
Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de
si la gerencia desea determinar las utilidades netas.
SUCURSALES
El establecimiento de sucursales consiste en crear
extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en
los que se efectúen operaciones para los clientes,
fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la
casa matriz..
La casa matriz necesita conocer la información
financiera, los resultados de operación y los cambios en la
posición de cada una de las sucursales que integran su
empresa, ya que constituyen un elemento de juicio,
imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar
sucursales, así como para evaluar la administración de cada
una de ellas.
Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y
realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus
gastos.
Características para la apertura de una sucursal:
- Jurídicamente son una extensión de la casa
matriz.
- Fiscalmente se considera que el
contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es
necesario presentar el correspondiente aviso al Registro
Federal de Contribuyentes.
- Efectúa su propia facturación.
- Por su naturaleza, tienen un local propio,
por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus
características, pueden o no llevar una contabilidad
propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la
de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias
para su constitución son aportados por la casa matriz.
ASPECTOS FINANCIEROS
Es importante dejar sentado que la contabilidad de las
transacciones de ventas realizadas por las sucursales, no
conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya
que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios
contables a los problemas específicos relativos al control
de las transacciones efectuadas por intermediarios de la
sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de
dichas operaciones y los resultados obtenidos.
En virtud de no existir igualdad en la aplicación de los
procedimientos de registros de las sucursales, los
contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los
sistemas de estas, para que sean coherentes con las
exigencias de la matriz y con las características operativas
particulares de la sucursal.
El objetivo principal de la adaptación del sistema
contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o
pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros,
catálogos de cuentas, etcétera, asiduamente consiste en un
conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en
la contabilidad de la sucursal no aparece un renglón de
capital, sino una cuenta denominada “Casa Matriz, cuenta
corriente”, que muestra el importe de las inversiones
efectuadas por la matriz en la sucursal.
En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta,
sucursal, cuenta corriente.
La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen
deudor y representa el importe de la inversión que la matriz
efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad
(perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal.
Se presenta en el balance general dentro del grupo de los
activos.
En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la
cuenta, casa matriz, cuenta corriente.
Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe
de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal,
sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del
ejercicio, obtenida por la sucursal.
Esta cuenta representa la inversión hecha por la casa
matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo,
mercancías, muebles, equipos, etcétera, es decir, la
inversión neta en la sucursal y se presenta en el balance
general en la sección capital contable.
Las sucursales pueden ser:
Locales
ExtranjerasSucursales Locales:
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa
matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales
obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir
a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o
dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor
servicio y, evitar que el cliente acuda con los
competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la
misma ciudad.
Una de las ventajas contables de esta estrategia es que
por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la
casa matriz la información generada por cada una de ellas
así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de
mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no
necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar
cuentas de cheques.
Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a
que evita saldos muy elevados en los bancos y en
inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los
recursos financieros de la empresa.
Sucursales Extranjeras:
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea
abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se
encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de
manera similar a las locales, aunque la distancia que la
separa de la oficina principal les permite y a veces hace
indispensable una mayor independencia.
DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y
SUCURSAL
Agencias
Tienen un surtido de muestras para que las
vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer
las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa
central y ésta la que los sirve.
Los créditos son concedidos por la casa
matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la
casa matriz, ésta efectúa los cobros.
El fondo fijo para los gastos de la agencia lo
provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se
agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo.
Sucursales:
Mantiene existencias de mercancías, la mayor
parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero
parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades.
Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal.
Los créditos son concedidos por la sucursal;
las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la
sucursal; ésta efectúa los cobros.
Los cobros efectuados por la sucursal son
depositados en un banco local para que los acredite a la
misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para
pagar los gastos.Una agencia ejerce las mismas funciones,
pero más o menos, que un viajante, en tanto la sucursal
desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa
independiente, sujeta solamente a la inspección y el control
de la casa matriz.
Si bien existen agencias y sucursales, existen otros
establecimientos que tienen algunas de las características
de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de
las sucursales , y sucursales sujetas a algunas
restricciones que se aplican a las sucursales.
Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una
sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las
restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se
modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para
adatarse a la situación.
CUENTAS DE LAS SUCURSALES
Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un
juego completo de libros en el cual anota las mercancías
recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras
entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las cuentas a
pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada
Casa Central, a la cuál se acredita todo aquello que se
recibe de la casa matriz y debita de lo que se envía a la
misma, es pues una cuenta de capital donde se indica la
inversión hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando
esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta
de la cuenta Ganancias y Perdida a la de Casa Central,
cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante la
casa central, mientras que si existiera una perdida neta,
esta se cerraría contra la cuenta Casa Central, cuenta
corriente.
METODOS DE CONTABILIZACION
CASA MATRIZ
Los métodos para facturar las mercancías a las agencias y
sucursales van a depender hasta cierto punto del precio.
Actualmente existen tres métodos, a saber:
Al Costo: Es el más usual y más
sencillo.
A precio arbitrario o intermedio entre el
costo y el precio de venta: Este método se utiliza con
el fin de que el gerente de la sucursal no se de cuenta del
costo de la mercancía vendida y por lo tanto, de las
utilidades.
A precio de venta: Este método facilita
un inventario continuo de mercancías de la sucursal al
precio de venta y proporciona así una comprobación
automática de las mercancías, que impedirá o descubrirá los
descuidos y posibles fraudes.