INTRODUCCIÓN
Definición del concepto de auditoría
contableLa auditoría, en general es un examen
sistemático de los estados financieros, registros y
operaciones con la finalidad de determinar si están de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y
con cualquier otro tipo de exigencias legales o
voluntariamente aceptadas.
La auditoría tiene como objeto averiguar la exactitud,
integridad y autenticidad de los estados financieros,
expedientes y demás documentos administrativo-contables
presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras
administrativo-contables que procedan.
.- Función de la auditoría dentro de la
empresaEs difícil vigilar personalmente todas y
cada una de las actividades de una gran empresa, por eso en
estas existen varios departamentos y empleados responsables
de todas sus actividades. La dirección de la empresa es la
que se encarga de definir las políticas que seguirá la
empresa y los fines que esta quiere alcanzar, también deberá
seleccionar a los directores subordinados a los que delegara
las responsabilidades de cada área específica.
La dirección siempre debe de estar segura de que tanto la
política como los procedimientos, los planes y los controles
establecidos a seguir son los mas adecuados y se ponen en
práctica.
El auditor en definitiva es un analista que investiga el
control de todas las operaciones expuestas anteriormente en
su detalle y en su raíz; sus análisis y sus recomendaciones
deben de ser una ayuda tanto para los subordinados como para
la dirección en su propósito de alcanzar un control más
eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en
definitiva, aumentar sus beneficios.
.- La auditoría y el control de la
empresaSe pueden dar varias definiciones de lo
que es el control de empresas :
Es la verificación de si todo ocurre en una
empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y
a los principios admitidos.
Es el análisis permanente de las desviaciones
entre objetivos y realizaciones y la adopción de las medidas
correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o
bien su adaptación necesaria.La formas de control mas
utilizadas corrientemente en España son :
Intervención
Inspección
Control interno
Auditoría externa: Es el examen de los estados
financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un
profesional cualificado e independiente con el fin de
expresar su opinión sobre ellos.
Auditoría interna: Es el examen de las
actividades contables financieras y de otro tipo, echo de la
organización de la empresa, para ayudar a la dirección
general.Ante esta gran diversidad de formas de control,
en la actualidad se consideran como las formas mas
sustantivas de control, las siguientes:
Control de gestión : Función de síntesis
realizada en el mas alto nivel de la estructura.
Auditoría interna : Labor de análisis que
completa en extensión y profundidad la labor del control de
gestión.
Auditoría externa : Labor de comprobación
posterior, realizada por una persona u organismo externo a
la empresa
.- La auditoría y la contabilidad
La auditoría está estrechamente relacionada con la
contabilidad.
La contabilidad tiene como misión la recogida,
clasificación, resumen y comunicación de las transacciones
económicas y financieras a parte de ciertas situaciones
cuantificables de la empresa.
La auditoría, en cambio, no se preocupa de registrar,
resumir, presentar ni de comunicar dichas transacciones; su
objetivo fundamental es revisarla forma en la cual las
transacciones y situaciones económico - financieras que
afectan a la empresa han sido tanto medidas como
comunicadas.
Asimismo es tarea de la auditoría determinar la
adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y de
las políticas y procedimientos operativos existentes en los
distintos departamentos de la empresa; en definitiva la
auditoría cubre todas las funciones de revisión, utilizando
a la contabilidad como el vehículo mas idóneo para
realizarla.
La auditoría esta orientada a presentar un juicio
completo de la empresa, lo que abarca, además del aspecto
contable y financiero, la forma de dirigir la empresa, la
capacidad para crear y lanzar nuevos productos así como la
implantación de nuevos mercados.
.- Los distintos enfoques de la
auditoría
Según el objetivo que se persiga o en función de la
importancia que se dé a ciertos aspectos se puede hablar de
uno u otro tipo de auditoría, los mas comunes son :
Financiera : La auditoría financiera es una
revisión de los estados financieros similar a la auditoría
externa. Su objetivo es expresar una opinión sobre si las
cifras del balance y la cuenta de resultados presentan
razonablemente la situación actual de la empresa de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Verifica : El objetivo de la auditoría
verifica es la revisión de la ejecución y puesta en práctica
de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos por
la dirección.
Operativa : Es mas bien una actitud mental del
auditor. Se trata del control sobre las actividades
desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la
auditoría encaminado a examinar los datos como medio para
mejorar las actividades de la empresa.
Especial : La dirección general u órgano
competente fija en concreto el objetivo y el alcance del
trabajo de la auditoría.2 .- La auditoría
externa
.- Definición de auditoría externa
La auditoría externa se puede definir como los métodos
empleados por una firma externa de profesionales para
averiguar la exactitud del contenido de los estados
financieros presentados por una empresa. Se trata de dar
carácter publico, mediante la revisión, a unos estados
financieros que en principio eran privados.
En España, en los últimos años, se ha generalizado la
necesidad de la auditoría externa, como una exigencia de la
propia dinámica de la empresa y de la sociedad en general.
2.2.- Objetivos generales
Los objetivos generales de la auditoría externa son los
siguientes:
Proporcionar a la dirección y a los
propietarios de la empresa unos estados financieros
certificados por una autoridad independiente e imparcial.
Proporcionar asesoramiento a la gerencia y a
los responsables de las distintas áreas de la empresa en
materia de sistemas contables y financieros, procedimientos
de organización y otras numerosas fases de la operatoria de
una empresa.
Suministrar información objetiva que sirva de
base a las entidades de información y clasificación
crediticia.
Servir de punto de partida en las
negociaciones para la compraventa de las acciones de una
empresa.
Reducir y controlar riesgos accidentales,
fraudes y otras actuaciones anormales.
Liberar implícitamente a la gerencia de sus
responsabilidades de gestión.
.- Principios generalesNi en
contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la
existencia de unos principios de tipo matemático, pero con
el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de
axiomas fundamentales de carácter técnico - profesional.
La auditoría externa, en la presentación de los estados
financieros los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos
principios, se suelen resumir en cuatro:
Exposición : Los estados financieros deben
recoger por completo y con claridad todas las transacciones
de la empresa.
Uniformidad : la base utilizada en la
preparación de los estados financieros de un ejercicio no
debe experimentar ninguna variación con respecto al
ejercicio precedente.
Importancia o materialidad : Este es el
criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la
importancia económica o materialidad de las partidas.
Moderación : De dos o mas posibilidades
igualmente validas se debe escoger siempre la que dé los
resultados mas desfavorables.
.- Normas de la auditoríaLas
normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los
principios y requisitos que necesariamente tiene que
observar el auditor en el desempeño de su función y sobre
las que deben basarse las actuaciones necesarias para
expresar una opinión técnica responsable.
Las normas de auditoría han sido la desarrolladas en la
practica por las opiniones de los profesionales, estas se
suelen resumir en tres grupos:
NORMAS GENERALESAfectan a las condiciones
que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el
desarrollo de la actividad de auditoría .
- realización por una persona competente.
- Realización por una persona independiente.
- Cuidado profesional en la realización del
trabajo y en la confección del informe.
NORMAS DE TRABAJOHacen referencia a la
preparación y ejecución del trabajo a realizar por el
auditor, regulan el conjunto de técnicas de investigación e
inspección aplicables a los hechos relativos a los
documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales
el auditor fundamenta su opinión responsable e
independiente.
- Programación adecuada.
- Supervisión adecuada.
- Análisis del control interno para fijar el
alcance de la pruebas.
- Opinión basada en un material y un trabajo
razonablemente suficiente.
NORMAS DEL INFORMERegulan los principios
que han de ser observados en la elaboración y presentación
del informe de auditoría estableciendo la extensión y
contenido de los diferentes tipos de informes, así como los
criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en
cada caso.
- Expresión de si os estados financieros se
ajustan a los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
- Expresión de si se han presentado los
estados financieros de manera uniforme con respecto al
periodo precedente.
- Exposiciones informativas razonablemente
adecuadas a los estados financieros.
- El informe debe contener un dictamen
sobre los estados financieros considerados en su
conjunto.
2.5 .- Procedimientos de la auditoría
Los procedimientos de auditoría son la serie de trabajos
que hay que realizar para el adecuado cumplimiento de los
principios y las normas, antes de presentar el informe
definitivo. Se pueden señalar los siguientes procedimientos:
Revisión de las actividades en las
operaciones.
Inspecciones físicas y recuentos.
Obtención de pruebas de evidencia.
Obtención de pruebas de exactitud.
Preparación de reconciliaciones.3
.- Auditoría interna
3.1 .- Definición de auditoría interna
Se puede definir auditoría interna como una actividad
independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que
está encaminada a la revisión de operaciones contables, con
la finalidad de prestar un servicio a la dirección.
Es un control de dirección que tiene por objeto la medida
y evaluación de la eficacia de otros controles.
La necesidad de la auditoría interna se pone de
manifiesto en una empresa mediana que aumenta en volumen,
extensión geográfica y complejidad y se hace imposible el
control directo de las operaciones por parte del director.
3.2 .- Objetivos de la auditoría interna
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades,
proporcionándole un análisis objetivo, evaluaciones y
recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinada,
también hay que decir que la labor del departamento de
auditoría interna facilita y simplifica el trabajo de la
auditoría externa. Todo esto es cumple a través de unos
objetivos mas específicos como pueden ser los siguientes:
Dirigir las investigaciones siguiendo un
programa redactado de acuerdo con las políticas y los
procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los puntos
siguientes:
- Averiguar el grado en que se están
cumpliendo los planes prefijados.
- Revisar y evaluar la estabilidad,
suficiencia y aplicación de los controles operativos,
contables y financieros.
- Determinar si los bienes del activo están
registrados y protegidos.
- Verificar y evaluar la veracidad de la
información contable y otros datos producidos en la
organización.
Realizar investigaciones especiales
solicitadas por la dirección.
Preparar informes de auditoría acerca de las
irregularidades que pudiesen encontrarse como resultado de
las investigaciones, expresando igualmente las
recomendaciones que se juzguen adecuadas.
Vigilar el cumplimiento de la recomendaciones
contenidas en los informes emitidos con anterioridad.
3.3 .- Ventajas de la auditoría interna
Facilita una ayuda primordial a la dirección
al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas
de organización y de administración.
Facilita una evaluación global y objetiva de
los problemas de la empresa que generalmente suelen ser
interpretados de una manera parcial por los departamentos
afectados.
Pone a disposición de la dirección un profundo
conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado
por el trabajo de verificación de los datos contables y
financieros.
Contribuye eficazmente a evitar las
actividades rutinarias que generalmente se desarrollan en
las grandes empresas.
Favorece la protección de los intereses y
bienes de la empresa frente a terceros.3.4 .-
Dependencias y autoridad
El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningún tipo
de autoridad directa sobre otras personas de la
organización.
Por otra parte debe de tener libertad absoluta para
revisar y evaluar los métodos, planes y procedimientos de la
empresa.
Finalmente, la auditoría interna debe de ser responsable
ante una persona en la organización, que asegure la
consideración y actuación adecuada de acuerdo con las
conclusiones o recomendaciones presentadas.
3.5 .- Requisitos de trabajo
Las revisiones han de ser hechas por personas
que posean conocimientos técnicos adecuados y capacitación
para ser auditores.
El auditor debe mantener una actitud mental
independiente .
tanto en la realización del examen como en la
preparación del informe debe de mantenerse el debido rigor
profesional.
El trabajo debe de planificarse adecuadamente
ejerciéndose la debida supervisión por parte del auditor de
mayor experiencia.
Debe obtenerse suficiente información como
fundamento del trabajo.3.6 .- Coordinación entre
auditoría interna y externa
La coordinación entre la auditoría interna y externa es
provechosa ya que por este medio se obtiene una mayor
eficacia tanto en el trabajo del auditor interno como del
externo.
Esta coordinación debe de ser cuidadosa para obtener la
máxima ventaja en ambos aspectos y sin que los resultados
afecten al carácter independiente que debe de marcar al
auditor externo, para ello es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
El auditor externo debe de asegurarse por
medio de las pruebas de observación que considere
necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor interno.
El auditor externo no debe comprometerse
haciendo saber por adelantado qué cuentas actividades o
informaciones va a revisar ni hasta que punto lo va a hacer.
Tanto el auditor interno como el externo deben
de conservar su propia identidad, es decir no deben hacer el
uno el trabajo que corresponda al otro.4 .-
Información necesaria para una auditoría
Para garantizar el éxito y la eficacia del trabajo
realizado es necesario una programación adecuada del
trabajo, ya que se trata de un trabajo selectivo, de aquí
que la preparación y planificación del trabajo tenga tanta
importancia como la ejecución del mismo.
.- Acercamiento a la empresa
El examen de auditoría debe de estar basado en el
entendimiento de la empresa en cuestión, se puede señalar
como principales rasgos a conocer sobre dicha empresa que:
Las condiciones generales de la economía y del
sector.
Los problemas específicos del cliente y sus
esfuerzos por resolverlos.
Los cambios recientes en las actividades del
cliente.Las razones por las que se deberían de seguir
estas normas son las siguientes.
La opinión de auditoría se refiere a toda la
empresa, no a sus diferentes partes. Esto se debe de tener
muy claro siempre para no perderse en detalles minios
El alcance de la auditoría se podrá modificar
según cuales hayan sido los resultados de la evaluación
inicial.
El examen de la auditoría será mas eficaz si
se pone un mayor hincapié en las áreas de la empresa que
tengan problemas.
El auditor debe de informarse acerca de las
características de la empresa y del sector en el que esta se
encuentra, así como de los antecedentes de dicha empresa.
4.2 .- Información sobre la empresa auditada
En caso de ser una auditoría interna es el auditor quien
va obteniendo esta información paulatinamente para poder
planear su trabajo sobre esa base.
De todos modos se puede especificar que tipo de
información es necesaria para poder llevar a cabo la
auditoría bien hecha:
Información general :
- Actividades principales desarrolladas por
la empresa.
- Escritura de constitución, de la cual se
extraerán diversos aspectos de interés.
- Accionistas actuales y sus
participaciones.
- Relación del equipo directivo de la
empresa, detallando nombre, remuneración y labor que
desarrolla.
- Si han existido cambios en los principios
contables durante el ultimo ejercicio, cuales han sido y
porqué.
- Si han existido cambios en los negocios o
actividades de la empresa en el ultimo año, cuales han
sido.
- Número medio del personal empleado en el
último año y su coste total . Hay que obtener el máximo
desglose por categorías.
- Pólizas de seguro.
- Lista de empresas asociadas y su
dirección.
- Plan de organización de la empresa,
cogido de cuentas y sistema de registros.
- Firmas autorizadas y alcance de las
autorizaciones.
información financiera:
- Balance de comprobación de saldos.
- Juegos completos de los balances, cuentas
de perdidas y ganancias y estados complementarios,
presupuestos.
- Caja y bancos.
Detalle de los saldos.
Saldos de uso restringido.
Reconciliaciones del saldo bancario según los
libros de la empresa los extractos de las cuentas.
Previsión para clientes incobrables.
Relación de efectos comerciales.
Morosos eliminados durante el año.
- Detalle de las existencias
En poder de la empresa
En poder de terceros.
En transito.
Obsoletas.
Sistemas de valoración utilizados.
- Activo inmovilizado: remarcando todos los
detalles del año, la amortización utilizada y su
consistencia con el año anterior.
- Inversiones : Remarcando el valor de
coste y el valor oficial de mercado.
- Proveedores: relación detallada de los
saldos individuales.
- Saldos entre sociedades del grupo.
Estado de los saldos actuales
Movimiento del último año.
- Detalle de todos los gastos existentes.
c)contingencias:
- Situación fiscal detallada por cada clase
de impuestos.
- Relación de los hechos más importantes
ocurridos desde la fecha de cierre de los estados
financieros que se están auditando hasta la fecha en la
que se realiza la revisión, que de algún modo afecten a
dichos estados.
- Compromisos adquiridos en firme,
pendientes de cumplimiento.
5 .- auditoría de caja y bancos
.- objetivos de la auditoría
De forma general, se puede afirmar que el objetivo del
trabajo de auditoría en el sector de caja y bancos es
determinar:
Si los saldos activos de la caja y bancos
representan realmente dinero en efectivo propiedad de la
empresa, en poder de la empresa o en transito.
Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen
todas las deudas contraidas por, la empresa en sus
relaciones con terceros.
Si todos los saldos están debidamente
descritos y clasificados en los estados financieros.
Si se han efectuado una correcta
periodificación tanto de las transacciones que afectan a
cuentas patrimoniales como de las que afectan a cuenta de
resultados.
Si en los estados financieros se desglosan la
información necesaria para la total interpretación de estos
saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados.
Si están observando todas las normas legales
aplicables a esta clase de transacciones.
Si los procedimientos administrativos y las
normas de control interno definidos por la dirección para
este sector se están aplicando correctamente y si tales
procedimientos y normas son los mas adecuados para asegurar
un buen control sobre los saldos de estas cuentas.
5.2 .- El arqueo de caja
La verificación mas usual en auditoría para comprobar la
autenticidad del saldo de caja es el arqueo de caja
El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado
por el responsable de la caja y el auditor que controla el
arqueo.
El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por
sorpresa.
El arqueo de caja se puede describir como sigue a
continuación:
Relación de fondos disponibles
Inventario de las partidas
- Efectivo.
- Talones a cobrar
- comprobantes no contabilizados.
- anticipos no contabilizados.
- fondos auxiliares.
Comprobación de cobros y pagos anteriores en
efectivo.
Comprobación de los pagos por banco.
- Examen de los talonarios
- Comprobar todos los pagos por cheque
durante los diez últimos días con los correspondientes
justificantes.
- Comprobar el corte de los extractos
bancarios a la fecha de arqueo de caja.
- Preparar una lista de las transferencias
entre cuentas bancarias durante los siete días
anteriores y posteriores al arqueo de caja.
En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser
realizado simultaneamente.
Un punto importante en el arqueo de caja es el análisis
de los justificantes de los anticipos o vales de caja
existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar:
Si su antigüedad es razonable.
Si están debidamente documentados.
Si están debidamente aprobados.
.- El fondo fijo de cajaEl
sistema de fondo fijo de caja consiste en:
Fijar un importe adecuado para las necesidades
de pagos por caja.
Entregar dichos importe al cajero.
Suprimir todo ingreso directo en caja.
Reponer fondos al cajero, contra justificantes
de pago aprobados, por su mismo importe.
.- Circulación del fondo bancario
Se suele utilizar en auditoría para verificar de la
exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance,
la confirmación directa, esta recogerá toda la información
adicional de interés para la auditoría.
La firma de auditoría debe de recibir directamente la
información del banco, con autorización para ello de la
empresa auditada.
El contenido de la confirmación directa bancaria es el
que sigue:
Toda clase de saldos haciendo constar si los
mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de
la restricción en caso de que esta exista.
Cuentas que hayan tenido movimiento durante el
pasado año y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio,
indicando los detalles de dichas cuentas.
Prestamos o anticipos pendientes de
liquidación y no incluidos en las cuentas de los apartados
anteriores.
Total de las letras.
Pormenores sobre toda clase de valores a favor
de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco,
en custodia o en depósito.
Cualquier otra información relativa a las
operaciones de la empresa auditada con el banco.
Personas que figuran en los registros del
banco autorizadas para la firma de cheque, letras, endosos,
indicando cuantas de ellas son indispensa y combinaciones de
las mismas.Estas circulaciones bancarias deben de estar
perfectamente controladas poe el auditor, desde su envío
hasta su recepción, para que el procedimiento tenga validez.
6 .- Auditoría de cuentas a cobrar
.- Objetivos de la auditoría
Sus objetivos consisten en verificar:
Si los saldos que aparecen en estas cuentas
representan realmente deudas de terceros para con la
empresa.
Si estos saldos están libres de cargas o
gravámenes, ostentando la empresa la plena titularidad de
los mismos.
Si se refleja su valor estimado de
recuperación.
Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente
descritas y clasificadas en los estados financieros.
Si en estas transacciones se están observando
todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las
normas en vigor y si las medidas de control interno y los
procedimientos administrativos establecidos por la empresa
están funcionando eficazmente y son los mas adecuados.
.- Análisis de la antigüedad de los
saldosAntes de comenzar el análisis de la
antigüedad de los saldos de los clientes hay que examinar
siguientes los puntos:
LA RAZONABILIDAD GLOBAL DEL SALDOSi la
cifra global de los saldos pendientes de cobro es superior a
las ventas en el plazo de facturación, es señal inequívoca
de que hay un retraso global en los cobros.
ANÁLISIS DE LA RELACIÓN DE SALDOS DE CLIENTES
Es conveniente revisar la relación de clientes por si en
dicha relación aparece algún cliente públicamente reconocido
como de dudoso cobro.
También es importante realizar un análisis comparativo de
la relación de clientes de este año con la del pasado, para
ver si hay algún cliente que se repite en ambas relaciones
con el mismo saldo.
ANÁLISIS DE LOS SALDOS MAS REPRESENTATIVOS
Lo mas normal es seleccionar a partir de las fichas
individuales los 10 ó 12 saldos mas representativos y
analizar si tales saldos son corrientes y sin problemas de
cobro.
ÍNDICE DE DEVUELTOS E IMPAGADOS SOBRE VENTAS
Este índice será normalmente un indicador de la medida en
que son problemáticos los saldos pendientes de cobro.
REVISIÓN DE LAS FICHAS INDIVIDUALES DE LOS
CLIENTESComo prueba de auditoría, resulta de interés
revisar todas las fichas de clientes controlando el último
movimiento. Si existe algún cliente con saldo, cuyo último
movimiento sea antiguo, es señal inequívoca de que hay
problemas de cobro.
.- Confirmación directa de las cuentas a
cobrarLa confirmación de las cuentas a cobrar
requiere la comunicación directa con los deudores, ya sea
durante el periodo al que se refiere la auditoría o con
posteridad al mismo.
FORMAS DE CONFIRMACIÓNExisten dos formas
tradicionales de confirmación:
- La forma positiva: Se pide al deudor que
responda si está o no de acuerdo con la información
dada.
- La forma negativa : se pide al deudor que
responda solamente si esta en desacuerdo con la
información dada.
La forma mas utilizada generalmente es la forma positiva
y su practica supone:
La recepción de una respuesta del deudor, lo
cual constituye prueba de la deuda.
El empleo de otros procedimientos para obtener
pruebas de la validez y exactitud de las cuentas
significativas cuyos titulares no han respondido.La
utilización de esta forma es preferible cuando los saldos de
las cuentas individuales son relativamente grandes o cuando
hay razones para creer que pueden existir numerosas cuentas
en discusión o con inexactitudes o irregularidades.
La forma negativa es mas útil especialmente cuando el
control interno ejercido sobre las cuentas a cobrar puede
considerarse aceptable, cuando existen muchos saldos
pequeños y cuando el auditor tiene motivos para pensar que
las personas que reciben las peticiones de confirmación no
les prestaran la debida atención.
B) PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos de confirmación pueden tener por
objeto directamente los saldos o bien partidas individuales
incluidas en dichos saldos. Este último procedimiento puede
ser especialmente útil cuando la naturaleza de las cuentas o
registros de deudores no permite la confirmación apropiada
de los saldos.
7.- Auditoría de las existencias
Desde el punto de vista de la auditoría, la cifra de
almacén es la partida mas importante del balance en las
empresas industriales:
Por su volumen económico.
Por su repercusión en la cuenta de resultados.
Por su repercusión financiera.7.1 .-
Objetivos de la auditoría
Los objetivos de la auditoría en este terreno son los
siguientes:
Comprobar la exactitud y fiabilidad de las
unidades físicas recogidas en el balance:
- Recuento físico periódico.
- inventario permanente.
Comprobar la exactitud y fiabilidad de la
valoración de las existencias y la uniformidad de dicha
valoración.
- Materias primas y auxiliares.
- Productos en curso
- productos acabados.
Verificar la obsolescencia de las existencias
y la adecuación de la previsión al respecto.
Comprobar si la existencias son propiedad de
la empresa y determinar :
- Existencias de la empresa en poder de
terceros.
- Existencias de terceros en poder de la
empresa.
- existencias en tránsito.
Comprobar los cortes entre las distintas
fases:
- Entradas.
- Producción.
- Salidas.
Verificar si las medidas de control interno y
los procedimientos administrativos funcionan correctamente.
Verificar si la cobertura de los seguros de
las existencias es adecuada.
7.2 .- Control de las unidades físicas
El recuento físico como norma de auditoría.
Cuando las unidades físicas se determinan por medio de un
recuento físico realizado al cierre del ejercicio, es
necesario que el auditor esté presente. Así por medio de la
observación y de pruebas y consultas apropiadas se satisfará
de la eficacia de los métodos empleados en la realización
del inventario, del grado de fiabilidad de las cantidades y
del estado físico de las existencias.
Si la empresa lleva el sistema de inventario permanente y
lo verifican periódicamente con recuentos físicos, los
procedimientos de comprobación del auditor podrán llevarse a
cabo durante el ejercicio o con posteridad al cierre del
balance.
Como realiza la empresa el recuento físico.
La empresa debe emitir instrucciones acerca de la forma de
realizar el recuento, para que los empleados que lo hagan
conozcan bien los procedimientos y el objeto del mismo.
Se suelen tener en cuenta unas normas básicas para este
recuento:
- Nombramiento de un empleado que dirija
personalmente el recuento físico.
- Debería de haber dos encargados de contar
las existencias y uno de ellos debería ser ajeno al
almacén.
- Hay que usar fichas o listas numeradas
correlativamente con anterioridad. Los contadores
deberán de firmar cada lista o ficha.
- Se tiene que nombra a un equipo de
control para revisar el recuento.
- Las listas se darán directamente del
empleado que hace el recuento al encargado del mismo.
- Los auditores tiene que estar informados
antes de que se haga el recuento.
- Toda mercancía recibida o vendida durante
el inventario debe consignarse.
Como realiza el auditor el recuento físico.
- Trabajo previo al recuento:
Obtener una relación de las distintas clases
de mercaderías y el lugar donde se encuentran.
Obtener una copia de las instrucciones
emitidas por la empresa para llevar acabo el inventario.
Obtener una relación de los almacenes y de los
almacenistas responsables.
- Trabajo en la observación del recuento:
En caso de presencia parcial, presenciar el
comienzo y el final del recuento.
Al comenzar el recuento, anotar:
- Observar el trabajo de los contadores,
indicando si lo han realizado de forma eficiente.
- Observar el trabajo realizado por los
grupos de control y efectuar algunas comprobaciones para
asegurarse de la fiabilidad del recuento.
c) inventarios rotativos:
- Inspeccionar los inventarios rotativos
efectuados por la empresa durante el año.
- Determinar la cobertura de los
inventarios rotativos.
- Ver la importancia de los errores y de
las diferencias encontradas.
- Hacer algunas comprobaciones al momento
actual.
Aspectos generales:
- Hay que inspeccionar los almacenes para
determinar:
La seguridad de los mismos.
- Almacenamiento ordenado y racional.
- Facilidad de recuento.
- Mercaderías de poco movimiento.
- Procedimientos de devoluciones.
- Control de calidad.
8 .- Auditoría del activo inmovilizado
A pesar de su valor económico, desde el punto de vista de
la auditoría el activo inmovilizado es de fácil
comprobación, ya que se trata de importes substanciales y
adecuadamente controlados.
El activo inmovilizado comprende los costes aplicables a
los elementos del activo tangible cuyo uso normal es la
producción de bienes o servicios, elementos que han sido
adquiridos con la intención de venderlos.
.- Objetivos de la auditoría
Los objetivos de la auditoría del activo inmovilizado y de
los correspondientes fondos de amortización consisten en
comprobar:
Si las bases de presentación y clasificación
de las cuentas de activo inmovilizado son razonables.
Si los aumentos registrados durante el período
objeto de auditoría constituyen cargos debidamente
capitalizables y representan elementos físicos propiedad de
la empresa .
Si los costes de los elementos de cierta
cuantía que se han desechado, enajenado o están fuera de
servicio han sido debidamente eliminados, junto con las
correspondientes amortizaciones de la contabilidad.
Si la dotación a la amortización del ejercicio
es adecuada pero no excesiva y ha sido calculada con un
método razonable que guarda uniformidad con el utilizado en
periodos anteriores.
Si los saldos de las cuentas de amortización
son razonables teniendo en cuenta la vida útil de los
elementos de l inmovilizado y su posible valor residual.
Si todos los gravámenes de importancia que
tengan las propiedades de la empresa están debidamente
reflejados o señalados en los estados financieros y si se ha
comprobado este punto con el registro de la propiedad.
Si el proceso establecido para la adquisición,
mejora y retiro de los elementos del activo fijo está
funcionando efectivamente y si tal proceso es adecuado para
asegurar un buen control en este campo.
Si la política de seguros, que se viene
siguiendo, cubre adecuadamente los riesgos potenciales a que
estos bienes están sujetos.
Si se están observando todas las normas
establecidas por la legislación en vigor en cuanto hace
referencia al inmovilizado, fondo de previsión para
inversiones, planes de amortización acelerada.
Si la empresa tiene por norma realizar
periódicamente recuentos físicos de los bienes
inmovilizados.
Si es correcto el tratamiento contable dado
al activo inmovilizado inmaterial.9.- Programa
de trabajo de la auditoría
Como ya se ha dicho una preparación adecuada del trabajo
es tan importante como su ejecución. Para ello nos vemos
obligados un programa especial para cada auditoria, por lo
tanto es muy difícil hablar de unos papeles estándar de
auditoria, por que aunque, el estado te da un modelo este no
se puede seguir en todos los casos, ya que no existen dos
auditorias iguales y por lo tanto no puede haber dos papeles
de trabajo iguales.
Ahora pues se expone un programa especifico que se puede
aumentar o disminuir según las necesidades de cada uno:
.- Parte general
Comprobar si los totales de las fichas
auxiliares están de acuerdo con las cuentas de control.
Comprobar el pase de los asientos del diario
al libro mayor.
Comprobar sumas cruzadas en los libros mayos y
auxiliares.
Hacer un muestreo de asientos del libro diario
y verificarlos con sus comprobantes.
Comprobar la fuente de obtención del balance
de comprobación y del de situación.
Comentar el resultado y el desarrollo del
negocio con el director general o gerente sobre la base de
estados financieros presentados por la empresa.
Revisar la solución de los problemas que se
hayan presentado al cierre del ejercicio.
Revisar los estado financieros:
- Comprobarlos con los libros contables.
- Compararlos con los de años anteriores,
investigar los cambios importantes y analizar en detalle
las cuentas de perdidas y ganancias tales como :
Personal, publicidad, viajes, intereses.
- Compararlos con el presupuesto,
explicando las desviaciones importantes.
- Compararlos con el análisis del
departamento de costes revisando los margenes
individuales de los productos.
Revisar y explicar los principales ratios.
9.2 .- Conclusión del trabajo
El auditor, después de realizar su trabajo de
investigación tiene que realizar un trabajo en detalle que
comente los siguientes aspectos.
Resumir las deficiencias encontradas y
comentarlas con el responsable del departamento, anotando
los comentarios de este.
Se debe de escribir un informe del trabajo
realizado y se debe de comentar con las personas afectadas.
Después de un tiempo racional desde la emisión
del informe, se tiene que comentar con los respectivos
responsables de los departamentos las medidas adoptadas para
eliminar las deficiencias encontradas.
Asimismo se verificará la implantación de los
nuevos procedimientos o medidas de control interno. Esta
verificación se hará en la siguiente auditoria anual, ya que
se puede considerar que un año es el tiempo mínimo para
verificar la implantación de una recomendación importante.