AUDITORIA OPERACIONAL.
Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la
asimilación de la calidad total, excelencia gerencial,
sistemas de información, etc.
Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión
empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr
que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus
necesidades. En este contexto que el sistema de control
asume un rol relevante porque a través de sus evaluaciones
permanentes posibilitan maximizar resultados en términos de
eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen
el desarrollo de las empresas. La instrumentalización de los
sistemas de control se da a través de las auditorias que se
aplican en las empresas dentro de un periodo determinado
para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc
como parte de la evaluación.
La articulación de los órganos de control, asesoría,
apoyo de una organización social en conjunto posibilita el
cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento
posee singular importancia cuando se aplican auditorias
especificas debiendo ejercitar el control posterior al
ámbito político, administrativo, operativo; para que los
resultados contribuyan al relanzamiento empresarial.
CONCEPTO DE AUDITORIA.
Es la investigación, consulta, revisión, verificación,
comprobación, y evidencia aplicada a la empresa. Es el
examen realizado por el personal cualificado e independiente
de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar
una opinión que muestre lo acontecido en el negocio,
requisito fundamental es la independencia.
CONCEPTO DE AUDITORIA
OPERATIVA.
Es la valoración independiente de todas las operaciones
de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática,
para determinar si se llevan a cabo, políticas y
procedimientos aceptables; si se siguen las normas
establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y
económica y si los objetivos de la organización se han
alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el
desarrollo de la empresa.
OBJETIVO O PROPÓSITO.
La auditoria operativa formula y presenta una opinión
sobre los aspectos administrativos, gerenciales y
operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales
y financieros mediante modificación de políticas, controles
operativos y acción correctiva desarrolla la habilidad para
identificar las causas operacionales y posteriores y
explican síntomas adversos evidente en la eficiente
administración.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las
áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos
e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de
apoyo a las necesidades examinadas.
La auditoria operativa determina si la función o
actividad bajo examen podría operar de manera mas eficiente,
económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria
es el de determinar si la producción del departamento cumple
con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan
variados informes, presupuestos y pronósticos que así como
también los Estados Financieros.
La auditoria operativa determinará si se ha realizado
alguna deficiencia importante de política, procedimientos y
practicas contables defectuosas.
La auditoria operativa las necesidades de Compras o
Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio.
Determinar la razonabilidad de la política y normas que se
dan en la empresa.
Revisar la financiación de las adquisiciones para
determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de
Compras si se hubiesen realizado.
ORIENTACIÓN.
En la auditoria operativa la información está dirigida
hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las
operaciones de la empresa en el presente con proyección al
futuro y retrospección al pasado cercano.
Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se
observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son
inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así
obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al
presente sino también al futuro.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y
prácticas requiere de cierta revisión o estudio preliminar
con el fin de conocer como funcionan dichos procedimientos y
practicas para formarse una idea con respecto a su
efectividad y utilidad. Basándose en dichas revisiones es
posible identificar asuntos especificos como áreas problema
y deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto
obviamente a dado lugar a profundos reajustes
institucionales en la organización de las actividades de los
organismos públicos en la planificación, formación de
presupuesto, Contabilidad y control. Una aplicación mas
selectiva de los recursos de auditoria se hace necesario,
excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser
examinado por un requisito legal, los requisitos de
auditoria deben ser normalmente dirigidos a aquellas
actividades y aspectos que parecen ofrecer el mas grande
potencial para el mejoramiento constructivo.
METODOLOGÍA.
No existe aun una metodología que aplique un auditor
operativo en la realización de su labor; el auditor
operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia
como auditor.
Básicamente se aplican cuatro características de la
auditoria operativa:
FAMILIARIZACIÓN.
Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de
la actividad, como van a lograrse y como van a determinar
los resultados.
VERIFICACIÓN.
Requiere que los auditores examinen en detalle una
muestra selecta de transacciones, seleccionada
preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta
dependerá de su propio criterio basado en el grado de
confianza que sea necesario para que represente
razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al
realizar la verificación los auditores usualmente están
interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y
Costo.
EVALUACIONES Y RECOMENDACIÓN.
Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el
auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen.
INFORMAR DE LOS RESULTADOS A
LA DIRECCIÓN.
El auditor debe reservarse para la conclusión del examen,
los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y
mantienen mejores relaciones con la dirección departamental
cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier
informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las
diferencias se corrigieron antes de que se emitiese,
encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la
dirección General como de la Operativa.
MEDICION.
El examen y evaluación en una auditoria operativa se
indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y
normas de administración y los requerimientos propios de la
naturaleza de las actividades, áreas, sistemas, etc.
Si la gerencia como parte de sus sistemas de control, ha
desarrollado técnicas para medir o evaluar el rendimiento
frente a objetivos a criterios pre-determinados; el auditor
deberá inquirir con respecto a dichas técnicas para ver si
el puede aplicarlas en su labor; sin embargo no deberá
utilizarlos ciegamente, deberá convertirse de su lógica y
validez como base para la evaluación del rendimiento.
En estas circunstancias debe de intentar medir el
rendimiento con normas precisas, el auditor deberá tratar de
determinar si existe desperdicio o si existe una manera
menos costosa o quizas efectiva de ejecutar las operaciones
bajos examen.
Los auditores actuales tienen muchas técnicas
sofisticadas para ayudar a los directores. Las técnicas de
desarrollo de las operaciones, el proceso electrónico de
datos, la inferencia estadística y la medición del trabajo
indirecto son solo algunas, según sea la amplitud con la que
se demuestre a la dirección la habilidad de los auditores
para realizar un servicio en cualquier sector de la Empresa,
será mayor la aceptación que tendrán por parte de la
dirección y podrán mejorar su estatus en la Empresa y en la
profesión.
El auditor puede aplicar además técnicas de análisis
financiero a las estadísticas operativas que podrían sugerir
áreas, problemas o condiciones que ejercen influencia sobre
un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas.
GRADO DE DIFICULTAD.
En la auditoria operativa durante el desarrollo del
examen existen muchas dificultades al redactar el examen de
auditoria; por ser cada examen un caso único; cada actividad
requiere de una clase de explicación distinta, debido a que
para cada una de ellas existen diferentes lectores con
conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del
auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el
informe del auditor va a ser leido también por la dirección
General debe ser comprensible para cualquier lector
inteligente, sin importar sus conocimientos especificos.
El auditor operativo debe ser por lo tanto un productor
experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos,
que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles
a la empresa. Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a
conocer todas las áreas de una organización debe sentirse
cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades
en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje
de los diferentes departamentos de una organización.
Se considera al auditor operativo como un rival o crítico
de aquellos con los que trata, debido a los errores internos
en las que pudieran encontrarse las diferentes áreas; siendo
su interés del auditor operativo mejorar la operatividad del
negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir
errores considerándose como dueño del negocio.
OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN.
La auditoria operativa por su propia naturaleza está
orientada hacia el futuro la justificación de su existir, se
basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para
un futuro más saludable para la empresa, a través del logro
de una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial.
Los informes escritos por auditoria operativa no son muy
distintos de los emitidos en otros tipos de auditoria, pues
aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista,
claro, conciso, contacto y persuasivo. Su contenido puede
ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la
administración y gestión a la entidad. Pudiendo o no
presentar sus Estados Financieros. Alguno de los beneficios
a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad
de:
- Reducir los Costos
- Incrementar los ingresos
- Crear una política para llenar un vacío
que a causa de la ausencia de política afecta
adversamente al organismo
- Modificar una política que no satisface
las necesidades del organismo
- Volver a definir los objetivos de unidades
cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con
las metas de largo plazo del organismo.
AUDITORIA OPERATIVA (REGLAS)
Se define por estas reglas:
Primero: los auditores deben de realizar su trabajo
personalmente como lo haría un gerente si dispusiera de
tiempo.
Segundo: los auditores deben suponer que ellos son los
dueños del negocio, que son dueños de los beneficios y antes
de recomendar un cambio o criticar una operación, deben de
preguntarse que harían si el negocio fuese realmente suyo.
La auditoria operativa es una forma a través de la cual
los auditores internos enfocan sus trabajos, analizan los
asuntos de su competencia y consideran los resultados; para
ello deben adoptar las técnicas y enfoques desde la
perspectiva de un director.
INTERES O USUARIOS.
El auditor independiente es delegado por el consejo de
administración como responsable de informar a los
accionistas, a la dirección y al público de la adecuación de
las manifestaciones de la dirección sobre la condición
financiera de los negocios y de los resultados financieros
de operaciones por un periodo especifico, siendo ellos los
principales interesados en conocer los objetivos logrados y
metas alcanzadas.
Las revisiones de los auditores de operaciones tienen
mucho interés para el auditor independiente, pues sabe que
la mayoría de las cosas que ocurren dentro de una empresa
tienen algún defecto sobre los libros de Contabilidad y
sobre los Estados Financieros. A través del trabajo del
auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse de
la adecuación y efectividad de los aspectos de operaciones
de los sistemas de control. El interés de la colectividad
por todo lo que significa, bienes de producción economía del
esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos exigirá con
mayor fuerza en el futuro.
ENFOQUE.
Es una característica eminentemente positiva, dirigido a
la obtención de mayores resultados de la Gestión
Empresarial.
Existen dos enfoques básicos de auditoria operativa:
ENFOQUE DE ORGANIZACIÓN.
La aplicación de este enfoque está basado en la
administración de un departamento u otra unidad de mando.
Examina además de las funciones o actividades dentro de una
organización la administración de la misma, considera su
sistema, su personal, sus métodos de información, sus
métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el
lugar que ocupa en el plan general de la empresa. Puede
también realizar una descripción microscópica de la
estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos
angulos.
ENFOQUE FUNCIONAL.
Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades
desde su principio hasta su conclusión; preferencia todas
las funciones a través de las unidades implicadas en ellas,
están menos pendientes de las actividades de la
administración general; dentro de las unidades que de su
afecto de las funciones que revisan. Las auditorias
funcionales son con frecuencia muy difíciles por que realiza
un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo
frustrar tremendamente a quién trate de entender los muchos
aspectos del flujo de trabajo.
¿QUIÉNES LO REALIZAN?
La auditoria operativa es efectuada por un equipo de
profesionales de diversas disciplinas según la situación a
presentarse. La mayoría de estos miembros serán Contadores
Públicos Colegiados (CPC) La ley del Contador Público No.
13253 dispone que efectuar y autorizar toda clase de
operaciones de auditoria, corresponde a los Contadores
Públicos.
La auditoria operativa puede ser realizada por el
personal de la empresa, o por personas ajenas, el trabajo en
equipo está conformado por Auditores, Contadores Públicos
profesionales, y profesional de entrenamiento práctico y
formal de la profesión contable, sumandose a este equipo
polivalente de auditoria personal, técnicos profesionales de
otras disciplinas como son: ingenieros, economistas,
matemáticos, abogados, especialistas en sistemas
electrónicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es
responsable de colaborar en su área de pericia. Los
auditores deben realizar sus trabajos personalmente como lo
haría un gerente si dispusiera de tiempo, también debe
suponer que ellos son dueños del negocio, que son dueños de
los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una
operación deben preguntarse que harían si el negocio fuese
realmente suyo.
El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de
ayudar tanto a la dirección operativa como a la general, a
los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones.
Los auditores tienen la responsabilidad de observar las
normas internacionales de auditoria, principios de
Contabilidad Generalmente aceptados, etc, todo concierne a
la claridad, adecuación y ejecución del trabajo para
elaboración del informe respectivo realizado.
PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS O
RESULTADO DE LA AUDITORIA.
El resultado de la auditoria operativa se pretende
determinar si el personal en la Empresa está realmente
cumpliendo con éstas normas. El informe final explica las
bases de la auditoria, las normas que se cumplieron y las
que no; cuando estas no se han cumplido el rendimiento se
considera deficiente y se requiere una acción correctiva.
Evaluado el rendimiento, el auditor generalmente dirige
hacia si mismo la información cuantitativa que contiene para
medir la eficiencia, eficacia y economía con la que el
trabajo se ha efectuado, se ocupa del rendimiento en áreas
como personal, trabajo, productividad y calidad del trabajo
y Costo, considerando aspectos que le interesaron como:
PERSONAL:
Los auditores aplican medidas cuantitativas a muchos
aspectos significativos de la fuerza del trabajo, incluye el
número de empleados; relación del personal, total de horas
trabajadas. Regulares y extraordinarias y empleados directos
o indirectos.
CARGAS DE TRABAJO:
El auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a
asuntos como el volumen nuevo, volumen de trabajo completo,
etc.
CALIDAD:
El auditor aplica medidas de calidad para determinar como
se ha realizado el trabajo pudiendo ser el número de
reclamaciones recibidas de clientes, el número de quejas del
sindicato, el número de errores de facturación producido
entre otros.
PRODUCTO IDEAL:
El auditor aplica medidas cuantitativas para determinar
la relación entre las unidades de trabajo, teniendo como
información facturas de clientes, talones de nomina
preparados por horas trabajadas, pedidos de compra emitidos
por día de trabajo, etc.
ESTRUCTURA DEL COMITÉ, COMPOSICIÓN Y OPERCACION.
Los comités deberán establecerse para proporcionar una
orientación en la dirección y políticas sobre controles de
desastres y seguridad de la empresa a auditar. El conjunto
de organizaciones colaboradoras que son responsables de las
operaciones deben ser adecuadamente representadas en los
comités.
Las actividades del comité deben realizarse con la
filosofía de un negocio, incluyendo la planificación
anticipada de las reuniones, las provisión para las agencias
detalladas, el registro, la evaluación y solución de las
partidas y la preparación y distribución de las actas.
NECESIDAD DE LA AUDITORIA
OPERATIVA.
La auditoria operativa es opcional, por ello es la
necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los
siguientes factores:
Por competencia; para que una empresa pueda ser
competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una
auditoria más específica para que pueda ubicar o detectar
sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar
mediante la información del auditor indicando
recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas
oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y
tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades
individuales.
Por alta dirección empresarial; teniendo la alta
dirección de la empresa la necesidad de determina áreas de
mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de
las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento
eficiente, efectivo y económico de los objetivos
empresariales.
LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA
OPERATIVA.
La auditoria operativa es importante por que es el
instrumento de control posterior sobre la administración en
general. Tiene un significado más importante para el sector
público ya que normalmente el sector privado tiene un
instrumento automático que determina su eficiencia y
efectividad. Este instrumento es la medición de la Utilidad
Neta, los ingresos y Gastos de la empresa están íntimamente
relacionados, si la empresa produce efectividad es
eficiente, de lo contrario se tomarán medidas correctivas.
En el sector público los intereses de una entidad
normalmente vienen del sector público y no son producidos en
relación con sus gastos de operación. Por este motivo la
auditoria operativa es importante en el gobierno, y hay
creciente interés en su aplicación por los del organismo
superior de control. La auditoria operativa con la finalidad
de prestar un servicio de carácter gerencial, ya no
contentándose de obtener una opinión sobre la razonabilidad
de los Estados Financieros y la eficiencia del control
interno, tuvo la necesidad de conocerlas deficiencias e
irregularidades existentes que atentaban contra la
eficiencia, economía y efectividad. La importancia de la
auditoria operativa deja el olvido la imagen del auditor que
solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar
los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de
fondos y otras irregularidades se convierte en un elemento
pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común
para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen
evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos.
La auditoria operativa permite acelerar el desarrollo de
las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un
perfeccionamiento continuo de los planes de acción y
procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los
profesionales que ejecuten acciones de control tomen
conciencia de la importancia de la auditoria operativa en
más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que
ella reporta.
FRECUENCIA DE AUDITORIA
OPERATIVA.
Una auditoria operativa no necesariamente se realiza en
un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando
la gerencia o directivos de una organización lo requieran o
lo consideren necesario, pero puede darse el caso de
realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la
organización así lo establecen. En el caso de existir
carencia de políticas o la no-comprensión de las mismas y el
significado de sus directivas como elementos de control en
las principales áreas de importancia, la insuficiencia de
los controles administrativos, el grado de incumplimiento en
las áreas funcionales y de los controles operativos, así
como las carencia de controles administrativos u operativos
en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar
y modificar tales controles dan a lugar a la realización de
una auditoria operativa donde el auditor podrá desarrollar
los antecedentes del cliente, los cuales influyen por
ejemplo:
El historial de ganancias, el rendimiento de las
inversiones, las principales clases de producto, los canales
usuales de distribución, control de la producción y la
política de inventario, así como la inspección de otros
servicios o señales de otros problemas.
GRADO DE INDEPENDENCIA DEL
AUDITOR.
La importancia de la independencia y objetividad de un
auditor no pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por
poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean
justificadas. Para que el auditor operativo obtenga la
máxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá
estar situado dentro de la organización de tal modo que
pueda informar al nivel más real práctico de la empresa. Su
efectividad se verá disminuida en aquellas áreas de las
cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios
a cargo del auditor.
Es importante que el auditor operativo proceda con
cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para
así poder evitar serios obstáculos; el desarrollo debe ser
gradual y construido sobre la experiencia adquirida.
Para el personal operativo sin historial es difícil
distinguir entre el trabajo del auditor interno de
operaciones y el del auditor independiente, se aclara que
ambos utilizan técnicas similares para aprobar; comprobar la
fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles
protectores. El auditor es delegado por el consejo de
administración como responsable de informar a los
accionistas, a la dirección y al público sobre la adecuación
de las manifestaciones de la dirección sobre la condición
financiera de los negocios y a los resultados financieros de
operaciones de un período específico.
Los auditores internos de operaciones son responsables
ante la dirección general de la adecuación y efectividad del
sistema en control a toda la organización; se ocupan de los
registros financieros y su trabajo está dirigido
generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la
dirección para tener operaciones con beneficios.
HISTORIA DE LA AUDITORIA
OPERATIVA.
La auditoria operativa nació por la necesidad que tenía
la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con
la adecuación y validez de los informes operativos como de
los informes financieros.
El termino “Operaciones” surge como la designación de
actividades y funciones no financieras que aparecen en la
declaración de las responsabilidades de los auditores
internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos.
En los últimos 30 años ha surgido la necesidad de contar con
otro tipo de auditoria llamada “Auditoria Operativa” que
tiene en consideración el rápido conocimiento de la
complejidad empresarial y el incremento de la atención que
las organizaciones hacen de su administración.
La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada
por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica,
quién definió a esta técnica como “examen comprensivo y
constructivo de una estructura organizacional de una
empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como
una división o departamento, así como de sus planes y
objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los
recursos fisicos y humanos. Conforme se van creando diversas
ciencias, técnicas, metodos, principios, actividades y demás
lineas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión
eficaz de las empresas, se da en el país el establecimiento
de la auditoria operativa con el propósito de coactivar el
logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se
proponen.