Aspectos contables de la letra de cambio10.1. Idea
general de la letra de cambio.
10.2. Personas que pueden intervenir en la letra de
cambio.
10.3. Proceso contable básico de los a efectos
comerciales a cobrar y el cuadro de cuentas.
10.4. La emisión de la letra de cambio.
10.5. La circulación de la letra de cambio.
10.6. El cobro de la letra de cambio a su vencimiento.
10.7. La variedad de cuentas dedicadas la letra de
cambio.
10.1. IDEA GENERAL DE LA LETRA DE CAMBIO
Cuando una persona concede un crédito a otra, puede
emplear muchas Cormas para dejar constancia de ello, y en su
momento, exigir la devolución. En algunas zonas rurales,
tradicionalmente valía la palabra de caballeros, que se
reforzaba en ocasiones con la presencia de testigos. Sin
embargo, desde siempre, desde que los egipcios inventaron la
escritura, hay una tendencia a que las cosas queden por
escrito.
Lo normal, por tanto, es que cuando una persona pasa a
deber a otra una cantidad de dinero por la causa que sea,
bien porque lo ha recibido en préstamo, bien porque ha
comprado unas mercancías a crédito o bien porque ha
adquirido a crédito también un edificio, esas deudas consten
por escrito.
Por ejemplo, las deudas surgidas de las relaciones
comerciales se documentan inicialmente en las facturas
donde se recoge el valor de las operaciones y el
plazo para pagarlas. Las facturas, por tanto, son una prueba
de que existe una deuda y en ella figuran las causas que la
han motivado. Ya sabemos, además, que las facturas han de
cumplir ciertas formalidades en cuanto a su contenido.
Si una factura no se paga en los plazos convenidos, y que
figuran en ella, se iniciarán normalmente los trámites para
conseguir su cobro, Estos empezarán por investigar las
causas del impago, ya que puede ser un descuido involuntario
del deudor o un error del banco, si se ha convenido cobrarla
a través de la cuenta corriente del mismo.
Pero si se llega al convencimiento de que la factura no
se paga porque el deudor no quiere, el acreedor tiene la
posibilidad de iniciar un juicio para que los tribunales
obliguen a cumplir lo pactado. Estos juicios se denominan
juicios declarativos ordinarios: el nombre ahora es lo de
menos, lo que importa es señalar que este tipo de juicios es
muy lento y puede pasar mucho tiempo hasta que la deuda se
consiga cobrar.
Para disponer de un camino judicial más rápido, en todos
los países existe un documento especial, con características
similares en todos ellos, que es la letra de cambio.
Podemos definir la letra de cambio como un documento con
un formalismo especial, que obliga a pagar a su vencimiento,
en un lugar determinado, una cantidad cierta en dinero a la
persona primeramente indicada en el documento, o a la orden
de ésta, a otra persona también designada.
Para que nos hagamos una mejor idea mostrare el cuadro
siguiente el documento oficial de letra de cambio, que puede
adquirirse en cualquier estanco.
Inmediatamente entraremos en algunos detalles de la letra
de cambio dada su importancia. Ahora nos basta comprobar
que el documento que he escaneando plasma perfectamente la
definición que hemos dado de ella.
10.2. PERSONAS QUE PUEDEN INTERVENIR EN LA LETRA DE
CAMBIO
En el modelo de letra que aparece escaneando aparecen
varias personas involucradas. Este es un aspecto que
sorprende, la larga lista de personas que tienen una
denominación especial y un papel definido en relación con
la orden de pago inscrita en el documento.
El supuesto enunciado a continuación nos servirá para
identificar las distintas personas que intervienen en la
actividad de una letra de cambio.
Ejemplo inventado:
Don Pedro Picapiedra, que vive en la calle Roca, 64., de
Cuevasbajas, adquiere un automóvil a TRONCOLUXE, SA., que
tiene su domicilio en la misma ciudad en la calle de La
Cantera, 50, a pagar en 24 plazos mensuales consecutivos.,
por cada uno de las cuales firma una letra en el lateral. En
cada letra, esta ultima indica ACEPTO, con lo que se
compromete formalmente a su pago.
Cada una de las letras que acepta el señor Picapiedra
asciende a 100.000ptas., venciendo la primera el i de enero
de 19X0.
Las letras se pagarán en el Banco de Cuevasbajas. sito en
la calle Piedradura, 4.
a) El librador. Es la persona que emite o
extiende la letra, en nuestro ejemplo TRONCOLUXE, S.A.. para
hacer constar que alguien le debe dinero. Su firma ha de
aparecer ineludiblemente en ella.
b) El librado. Es la persona que acepta el pago de
la letra. Si observamos el Cuadro 10.1 aparece, en el
recuadro reservado al librado, don Pedro Picapiedra. La
letra viene a ser una carta dirigida a él para que haga
efectivo el pago a quien tenga derecho a ello El domicilio
del pago suele ser un banco señalado por el librado y al que
éste habrá dado la autorización para que se paguen los
efectos.
c) Los endosantes y los
endosatarios. Si el librador quiere dar la orden de que
se pague a otra persona. debe hacerlo constar por detrás de
la letra. A esta cesión de la letra de cambio se le da el
nombre de endoso, y en virtud de ella el librador se
convierte en endosante y 'a persona a quien cede sus
derechos se llama endosatario. Como se puede observar en el
Cuadro 10.2. el endosante será TRONCOLUXE. S.A.. y
el endosatario TROYOTA.
Como la letra está Mamada a circular. o sea , a cambiar
muchas veces de mano. es normal que el endosatario pueda
convertirse a su vez en endosante. si endosa la letra a
favor de otra persona, que seria desde entonces un nuevo
endosatario. Este proceso puede repetirse cuantas veces se
desee.
d) El tenedor. Es el último propietario de la
letra y el que ha de presentar al pago la letra en el día de
su vencimiento o en uno de los dos días hábiles
siguientes. En nuestro ejemplo el tenedor será TROYOTA.
10.3. PROCESO CONTABLE BASICO DE LOS EFECTOS
COMERCIALES A COBRAR Y EL CUADRO DE CUENTAS
Empezaremos por aludir a las letras de cambio que
extiende la empresa para que sean pagadas a su vencimiento
por los clientes.
El proceso más sencillo seguido por la letra de cambio
cuando aparece en las operaciones de trafico de las
empresas se reduce a:
1. La emisión de la letra.
2. La circulación.
3. El cobro a su vencimiento.
Para el registro contable de las letras que gira la
empresa a fin de que sean pagadas por sus clientes el Plan
General de Contabilidad tiene previstas las cuentas
subdivisionarias de la cuenta 431 Clientes, efectos
comerciales a cobrar, que aparecen recogidas en el Cuadro
siguiente.
A medida que vayamos avanzando en la explicación del
proceso contable de los efectos comerciales a cobrar,
iremos presentando las diversas cuentas que acabamos de
mencionar.
431. Clientes, efectos comercia]es a cobrar
CUENTAS
SUBDIVI
IONARIAS 4310. Efectos comerciales en cartera
DE LA
CUENTA 431
4312. Efectos comerciales en gestión de cobro.
En lo que sigue, mientras no digamos lo clientes también
queremos aludir a deudores por servicios y al mencionar a
los proveedores, también pensamos acreedores por servicios.
Existe otra opción para el tratamiento contable de los
efectos comerciales a cobrar que consiste en prescindir de
todas estas subcuentas y usar únicamente la cuenta 431.
Clientes. efectos comerciales a cobrar, para recoger todas
las posibles situaciones de la letra de cambio dentro de la
empresa.
Si se elige este camino, los detalles acerca de la letra
que no queden registrados dentro de la contabilidad
propiamente dicha, han de tener un desarrollo adecuado en
los sistemas de registros auxiliares y apoyarse en los
sistemas informáticos, que facilitan todo tipo de datos
reales de los efectos comerciales a cobrar.
10.4. LA EMISION DE LA LETRA DE CAMBIO
Ya sabemos que las operaciones de compraventa se
documentan en las correspondientes facturas que han de
emitirse, aunque simultáneamente se extienda una letra de
cambio para pagarlas.
La letra de cambio puede aparecer, por tanto, a la vez
que la factura o en un momento posterior. como pago de todo
o parte de su importe1 pero en cualquier caso unida a ella.
El giro de una letra de cambio no exonera de la necesidad de
crear la pertinente factura.
Así pues, en el tráfico mercantil normal es frecuente que
cuando los efectos son librados por el proveedor no lleven
en principio la firma del cliente como librado.
Posteriormente, una vez aceptada la letra de cambio por el
cliente, habrá de registrarse en la cuenta 4310. Efectos
comerciales en cartera.
Para exponer el proceso contable de los efectos
comerciales, iremos desarrollando un supuesto.
1. TRACTOSA es una empresa especializada en la
venta de maquinaria agrícola. El día 14 de mayo de 19XO
vende a La Cooperativa Agrícola Extremeña maquinaria por un
importe de 26.000.000ptas., a pagar en cinco mensualidades
consecutivas, venciendo la primera el día l de junio
próximo.
CONTABILIDAD DE TRACTOSA
25.000.000 (4390) Clientes
a (700) Ventas de
mercaderías 26.000.000
CONTABILIDAD DE LA
COOPERATIVA AGRICOLA EXTREMEÑA
25.000.000 (223) Maquinaria
a (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo
25.000.000
2. El 15 de mayo TRACTOSA libra cinco letras iguales a
pagar por La Cooperativa Agrícola Extremeña, con vencimiento
los días 1 de los cinco meses siguientes. Los efectos no han
sido aceptados aún.
No procede ningún asiento contable, puesto que las letras
todavía no se han aceptado es decir, no se, han
firmado por el cliente que las va a pagar.
3. El día 20 de mayo, La Cooperativa Agrícola
Extremeña acepta los efectos que libró TRACTOSA.
CONTABILIDAD DE TRACTOSA
25.000.000 (4310) Efectos comerciales en cartera
a (4300) Clientes (ptas.)
25.000.000
CONTABILIDAD DE LA
COOPERATIVA AGRICOLA EXTREMEÑA
25.000.000 (523) Proveedores de inmovilizado a corto
plazo
a (524) Efectos a pagar a corto
plazo
25.000.000
10.5. LA CIRCULACION DE LA
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio puede ser objeto de cesión. La
propiedad de la letra se transmite fácilmente por endoso
anotándolo en el reverso del documento. Al nuevo
propietario que será el endosatario le corresponderá cobrar
el efecto.
4. El 25 de mayo TRACTOSA que debe 5.000.000ptas. a su
proveedor VOLVO, SA.., le paga endosándole la letra girada a
cargo de La Cooperativa Agrícola Extremeña., que vence el l
de junio.
CONTABILIDAD DE TRACTOSA
5.000.000 (4000) Proveedores (ptas.)
a (4310) Efectos comerciales en cartera 5,000.000
CONTABILIDAD DE VOLVO, S.A.
6.000.000 (4310) Efectos comerciales en cartera
a (4300) Clientes (ptas.)
6.000.000
Con este asiento, TRACTOSA refleja el pago de la deuda
que tenía con su proveedor VOLVO1 S.A., a la vez que la
gestión del efecto.
Por su parte, VOLVO, S.A., expresa contablemente la
recepción de un activo, la Letra de cambio y
simultáneamente, el cobro a uno de sus clientes, que es
TRACTOSA.
10.6. EL COBRO DE LA LETRA DE
CAMBIO A SU VENCIMIENTO
El cobro como final
El pago de la letra ha de hacerse a la persona
primeramente indicada en el documento, o a la orden de ésta,
al tenedor de la letra. si hubieran existido varias
transmisiones. En definitiva, a su propietario en la fecha
de vencimiento.
Así, la empresa tenedora del efecto en el momento del
vencimiento, puede operar de diversas formas:
Primera: Conservar la letra hasta la fecha de vencimiento
y, en ese momento, presentarla al cobro en el domicilio
señalado al respecto. La letra permanecerá registrada en la
cuenta 4310. Efectos comerciales en cartera, hasta que se
presente al cobro.
Volviendo al supuesto:
5. El día 1 de Julio procede al cobro del efecto de
5.000.000ptas. que vence ese día. Se cobra en efectivo,
quedando ingresado en la caja de TRA CTOSA.
6.000.000 (570) Caja, ptas.
a (4310) Efectos comérciales
en cartera 5.000.000
Segunda: Enviar al banco los efectos con anterioridad
a su vencimiento para que proceda a realizar la gestión de
cobro.
En este caso habría que distinguir dos momentos:
- Cuando se envían los efectos al banco, en que entrará
en juego la cuenta 4312. Efectos comerciales en gestión de
cobro.
- Y cuando el banco, llegada la fecha de vencimiento.
cobra los efectos ingresándolos en la cuenta corriente de
la empresa.
6. El día 15 de julio TRACTOSA envía al banco la letra
de 5.000.000 pesetas que vence el 1 de agosto, para que
proceda a su cobro.
5.000.000 (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro
a (4310) Efectos comerciales en
cartera 5.000.000
7. El1 de agosto el banco cobra el efecto de 5.000.000
ptas. enviado en gestión de cobro. El banco ingresa en la
cuenta corriente de TRACTOSA el importe del efecto,
deducidas 6.000ptas. por la gestión de cobro.
6.000 (626) Servicios bancarios y similares
4.994.000 (572) Bancos c/c
a (4312) Efectos comerciales en
gestión de cobro 5.000.000
10.7. LA VARIEDAD DE
CUENTAS DEDICADAS A LA LETRA DE CAMBIO
Aunque desde el punto de vista jurídico no exista
diferencia entre los tipos de letras a que nos vamos a
referir, sí cabe distinguirlas por el tipo de operaciones
con las que se relacionan.
Así podemos clasificarlas en efectos comerciales y
efectos financieros. Los efectos comerciales son los que
tienen su origen en algún crédito o débito relacionado con
las operaciones de tráfico.
Hemos visto la letra de cambio dentro de la cuenta 431.
Clientes, efectos comerciales a cobrar, y en sus cuentas
subdivisionarias. Debemos mencionar ahora otras cuentas
dedicadas a las letras de cambio relacionadas con las
operaciones de tráfico, que reciben también el nombre de
efectos comerciales.
En primer lugar, la más semejante a la que acabamos de
mencionar es la 441. Deudores, efectos comerciales a cobrar.
Incluye los créditos con deudores formalizados en letras de
cambió aceptadas.
En segundo lugar, señalaremos la existencia de letras de
cambio aceptadas por la empresa a sus proveedores, recogidas
en la cuenta 401.
Proveedores efectos comerciales a pagar. Asimismo, hemos
de hablar de las letras de cambio aceptadas por la empresa a
sus acreedores que se registran en la cuenta 411. Acreedores
efectos comerciales a pagar.
Efectos financieros
Pero además de esas letras incluidas en la categoría de
efectos comerciales> tenemos las letras que se clasifican
como efectos financieros, Se trata de letras aceptadas por
la empresa que recogen deudas surgidas en operaciones
financieras. Por ejemplo cuando una empresa obtiene un
préstamo puede verse obligada a firmar la aceptación de una
letra por su importe.
Para registrar los efectos financieros existen en el Plan
General de Contabilidad unas cuentas entre las que destacan:
174. Efectos a pagar a largo plazo.
524. Efectos a pagar a cono plazo.
Las deudas que se incluyen aquí son las contraídas por
créditos recibidos y otros débitos, incluidas aquellas que
tienen su origen en suministros de bienes de movilizado.