4 Funcionamiento de una cuenta

Las cuentas actúan como el elemento de mayor detalle con el que podemos trabajar en contabilidad recogiéndose en ellas la actividad desarrollada con un cliente, proveedor, cuenta bancaria, elemento de activo, etc.

4.1 El debe y el haber

Las cuentas contables tienen dos zonas para anotar los movimientos producidos, debe y haber, de tal modo que dependiendo del tipo de movimiento producido en la cuenta, la anotación la realizaremos al debe o al haber.
Así, si representamos gráficamente la cuenta tendrá la siguiente apariencia:

Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), y disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, se hace más negativo y por tanto nuestra obligación o deuda se incrementa, mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), e incrementan su valor, se hace más positivo por lo que la cuantí de la obligación o deuda disminuye, mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

4.1.1 Ejemplos de movimiento de una cuenta de activo

1. Tenemos una empresa y compramos una fotocopiadora por 300 €.
Una fotocopiadora es un Activo porque es un bien que adquiere la empresa pasando a formar parte de su patrimonio.
El asiento que refleje la adquisición de la fotocopiadora será el siguiente:

Asiento de la compra pagado por caja

2. Como nuestra empresa se dedica a la venta de ordenadores, vendemos uno por valor de 1.000 €.
Se trata de un Activo porque es una existencia que tenemos en la empresa y procedemos a venderla.
La anotación en la cuenta de activo que refleje la venta, como consecuencia de la actividad de la empresa, será:

Asiento de venta

4.1.2 Ejemplos de movimiento de una cuenta de pasivo

En el ejemplo anterior, compramos una fotocopiadora, pero ¿a quién le compramos esa fotocopiadora?
Si una compra no la pagamos en el momento, nos encontraremos con que habremos adquirido un compromiso de pago, una obligación, con el vendedor de abonarle el importe debido. Esta obligación pasará a engrosar el resto de obligaciones de la empresa, esto es su Pasivo. Así para reflejar dicha operación en la correspondiente cuenta contable realizaremos una anotación en el haber de la cuenta, parte izquierda del libro mayor de la cuenta, por lo que al realizar el asiento dicha cuenta aparecerá en el haber parte derecha del asiento.

Cuando le paguemos al proveedor por la compra de la fotocopiadora desaparecerá el compromiso de pago, por lo tanto, el pasivo creado en el Haber (parte derecha) con el importe de 300 € deberá aminorarse por el Debe (parte izquierda) por el mismo importe.
De esta forma habremos reflejado en contabilidad que se ha producido una obligación de pago que posteriormente se ha liquidado.

El importe en negrita de la cuenta (511) diferencia el saldo anteriormente anotado en esta cuenta por la adquisición del mobiliario, del pago por dicha compra.
El saldo final de la cuenta (511) será igual a cero debido a que el total de la suma de la columna del Debe y de la columna del Haber da el mismo importe, y por lo tanto, su diferencia (Debe 300 - Haber 300) resulta cero.