PLANIFICACION Y
DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA.
1-PLANIFICACION.
La primera norma de auditoria generalmente aceptada del
trabajo de campo requiere de una planificacion adecuada.
La auditoria se debe planificar de forma adecuada y
los ayudantes, si es que se tienen se deben
Supervisar en forma correcta.
Existen tres razones por las cuales el auditor planea
adecuadamente sus compromisos : para permitir que el auditor
obtenga las evidencias suficientes y competentes y
suficientes para las circunstancias, ayudar a mantener los
costos a un nivel razonable y evitar malos entendidos con el
cliente.
Hay 7 partes importantes de la planificacion de la
auditoria :
- Plan previo
- Obtencion de antecedentes de el cliente
- Obtener informacion sobre las
obligaciones legales del cliente
- Realizacion de procedimientos
analiticos preliminares
- Evaluacion de la importancia y el
riesgo
- Conocimiento de la estructura del
control interno
- Evaluacion del del riesgo de control
2-PLAN PREVIO DE AUDITORIA.
La mayor parte de la planificacion previa ocurre al
principio de la auditoria con frecuencia en la oficina del
cliente, en la medida de lo posible. Implica decidir si se
acepta o continua haciendo la auditoria para el cliente,
evaluar las razones del cliente para la auditoria, obtener
una carta de compromiso y selección-ar al personal de la
auditoria.
INVESTIGACION DE NUEVOS CLIENTES:
Antes de aceptar a un nuevo cliente, la mayoria de los
despachos de contadores publicos investigan la cia para
determinar Su aceptabilidad. Debera evaluarse la posicion
del posible cliente en la comunidad em-presarial,
estabilidad financiera y las relaciones con los despachos de
contadores publicos anteriores.
En el caso de los clientes que han sido auditados
anteriormente por otro despacho de contadores publicos el
nuevo auditor debe comunicarse con el auditor anterior. El
proposito de esto es ayudar al auditor suce-sor si debe de
aceptar o no el compromiso. Esto ayuda al sucesor a conocer
si el cliente no tiene integrid-ad o si ha habido problemas
con principios de contabilidad, los procesos de auditoria o
los inventarios.
La responsabilidad de iniciar la comunicación es del
auditor sucesor. Aun cuando un cliente posible haya sido
auditado por otra firma de contadores publicos, a menudo se
hacen otras investigaciones. Las fuent-es de informacion
incluyen abogados locales, otros despachos de contadores,
bancos y otras empresas.
CLIENTES CONTINUOS :
Los contadores publicos evaluan sus clientes existentes
cada año para determinar si existen razones para no
continuar realizando una auditoria. En conflictos anteriores
sobre como poder dar un alcanze adecua-do a la auditoria, el
tipo de opinion que se va a emitir o los honorarios son
causas por las cueles el audi-tor suspende Su relacion con
el cliente. Se determina si al cliente le falta integridad y
por, lo tanto ya no debe de ser Su cliente. Si existe un
litigio contra un despacho de contadores publicos por parte
del clien-te o una demanda contra el mismo por parte del
despacho de contadores publicos, el despacho no puede hacer
una auditoria.
La investigacion de clientes nuevos y la reconsideracion
de los existentes es parte esencial para decidir sobre el
riesgo de una auditoria aceptable.
RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA :
Los usos mas probables de los estados financieros pueden
determinarse a partir de la experiencia previa con el
cliente y de platicas con la direccion. A lo largo del
trabajo el auditor obtiene informacion adicio-nal del porque
se quiere realizar una auditoria y los probables usos de los
estados financieros.
OBTENCION DE ANTECEDENTES :
Un conocimiento amplio del negocio del cliente y de la
industria y un conocimiento sobre las operación-es de la
compañía son esenciales para realizar una auditoria
adecuada. La mayor parte de la informacion se obtiene de las
instalaciones del cliente especificamente en el caso de un
cliente nuevo.
CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA Y EMPRESA DEL CLIENTE :
Es importante conocer la empresa que se va a auditar por
3 razones :
1-Requerimientos de contabilidad distintos en las
diferentes empresas.
2-Identificacion del riesgo aceptable de la auditoria que
realice el el auditor o si es aconsejable auditar otras
empresas iguales.
3-Los riesgos inherentes a las empresas de una misma
industria.
El conocimiento de la industria del cliente se obtiene de
varias formas. Entre estas se incluyen conversa-ciones con
el auditor que fue responsable del compromiso en años
anteriores y auditores que tengan con-tratos en la
actualidad que sean similares.
Los archivos permanentes del auditor a menudo incluyen el
historial de la compañía, una lista de las pri-ncipales
actividades del cliente y un archivo de las pliticas de
contabilidad en años anteriores.
VISITA A LA PLANTA FISICA Y OFICINAS :
Es util para conocer mejor la empresa del cliente y sus
operaciones, por lo que representa una oportunid-ad para
observar las operaciones y conocer personal importante.
OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS :
Las operaciones con partes relacionadas son importantes
para los auditores porque manifestaran en los estados
financieros si son importantes . Las normas internacionales
de contabilidad, requieren la manife-stacion de la
naturaleza de la relacion que se tiene con una tercera parte
, una descripcion de las operaci-ones, incluyendo montos en
dolares y montos vencidos y con partes relacionadas.
ACTA CONSTITUTIVA :
El acta constitutiva es otorgada por el estado en el cual
se constituye la compañía y es el documento legal necesario
para reconocer a una empresa como entidad independiente. En
ella se incluye el nombre exacto de la compañía, la fecha de
Su constitucion, los tipos y montos social que emite la
compañía y los tipos de
Montos de capital social que emite la compañía y los
tipos de actividades empresariales que puede realizar.
MINUTAS DE LAS JUNTAS :
Son el registro oficial de las juntas del consejo
directivo y accionistas. Estas incluyen resumenes de los
te-mas mas importantes que se analizaron en estas juntas y
las decisiones que tomaron los directores y accio-nistas.
Las minutas incluyen 2 tipos de informacion pertinente :
Autorizaciones y debates del consejo directivo
que afectan el riesgo inherente, como compensacion a
funcionarios, nuevos contratos y convenios, adquisicion de
propiedades, prestamos y pagos de dividendos.
La informacion incluida en las minutas que
afecta la evaluacion que hace el auditor del riesgo
inhere-nte .CONTRATOS :
La mayoria de los contratos son de sumo interes para las
partes en la auditoria, y en la practica reciben es-pecial
atencion durante elas pruebas detalladas.
PAPELES DE TRABAJO :
Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el
auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas
realizadas, la informacion obtenida y las conclusiones
pertinentes a las que se llegaron en la auditoria.
El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su
examen y proporcionar un registro de la auditoria
re-alizada. No existe una forma standard para los papeles de
trabajo. No debera ser inflexible la forma y co-ntenido de
los papeles de trabajo. Mas bien los papeles de trabajo se
diseñaran para stisfacer las prefencias del auditor
relativas a conceptos tales como planeacion, indices y
formas de la cedula.
BASE PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA :
Los papeles de trabajo incluyen informacion sobre
planificacion diversa como puede ser informacion
des-criptiva sobre la estructura de control interno, un
presupuesto de tiempo para cada una de las areas de la
a-uditoria, un programa de auditoria y los resultados de la
auditoria del año anterior.
REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE
PRUEBAS :
Los papeles de trabajo son el principal medio de
documentacion en la realizacion de la auditoria. Si se
pr-esenta una necesidad el auditor debe ser capaz de
demostrar a las dependencias regulatorias y a los tribua-les
que la auditoria estuvo bien planeada y adecuadamente
supervisada , los datos fueron convenientes y oportunos y el
informe de auditoria fue adecuado considerando sus
resultados.
DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE
AUDITORIA :
Los papeles de trabajo son una fuente importante de
informacion que ayuda al auditor a decidir el informe
adecuado de auditoria que va a emitir en determinadas
circunstancias.
BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS :
Son el principal marco de referencia que utiliza el
personal de supervision para evaluar si se reunieron datos
suficientes y competentes para justificar el informe de la
auditoria.
ARCHIVOS PERMANENTES :
Los archivos permantes tienen como objetivo reunir datos
de naturaleza historica o continua relativos a la presente
auditoria. Son una fuente conveniente de informacion sobre
la auditoria que es de interes contin-ui de un año a otro en
estos se incluye lo siguiente :
Resumenes o copias de documentos de la
compañía que son de importancia continua como el acta
co-nstitutiva, los estatutos, los convenios legales de
emision y compra de bonos y los contratos.
Analisis de años anteriores de cuentas que
tienen importancia continua para el auditor.
Informacion relacionada con el conocimiento de
la estructura de control interno de la compañía
Los resultados analiticos de de auditorias de
años anteriores.ARCHIVOS PRESENTES:
Incluyen presentes incluyen todos los documentos de
trabajo aplicables al año que se esta aplicando. Exis-te un
conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para
el año de la auditoria.
Composicion :
PROGRAMA DE AUDITORIA :
Comunmente se conserva el programa de auditoria en
archivo separado a fin de mejorar la coordinacion en todas
las partes de la auditoria.
INFORMACION GENERAL :
Incluyen memorandos de planificacion de auditoria,
resumenes o copias de las minutas de las juntas del c-onsejo
directivo, resumenes de contratos o convenios , notas sobre
platicas con el cliente y comentarios o analisis.
BALANZA DE COMPROBACION DE TRABAJO :
Es la tecnica que utiliza el auditor para anilzar los
montos de las cuentas en la auditoria que le permite a el
auditor ahorrar tiempo. Cada cuenta analizada es respaldada
por una cedula secundaria.
ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACION :
Los asientos de reclasificacion generalmente se hacen en
los estados financieros para presentar la informa-cion de
contabilidad en forma adecuada aun cuando los saldos del
mayor esten correctos.
CEDULAS DE APOYO :
Se clasifican en :
- Analisis : tiene por objetivo mostrar la
actividad de una cuenta del balance durante un periodo
determi-nado.
- Balanza de comprobacion o lista : consiste
en detalles que constituyen los saldos de fin de año ya
sea de un balance o estado de resultados.
- Conciliacion de montos : apoya un monto
especifico y por lo general se espera que relacione el
monto registrado en los registros del cliente con otra
fuente infoemacion.
- Pruebas de razonabilidad : Contiene
informacion que permite a el auditor evaluar si hay un
error consi-derando los resultados de la auditoria.
- Resumen de procedimientos : En esta se
resumen los resultados de un procedimiento de auditoria
espe-cifico realizado.
- Informacion: Este tipo de cedula contiene
informacion en relacion a evidencias de auditoria
- Documentacion externa : Consiste en la
documentacion externa que reunen los auditores tales
como contestaciones de confirmacion y copias de
convenios.
PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO :
Los papeles de trabajo son de la propiedad exclusiva del
auditor. La unica vez que otra persona, incluyendo al
cliente tiene derechos legales para examinar los papeles de
trabajo es cuando los requiere un tribunal co-mo evidencia
legal. Se conserva en los despachos como fuente de consulta.