¿Que es Administración?
- La palabra "Administración", se forma del
prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última
palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto
de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo
"ter", que sirve como término de comparación.
- Es un dispositivo que organiza y realiza
la trasformación ordenada de la información, recibe la
información del objeto de dirección, la procesa y la
transmite bajo la forma necesaria para la gestión,
realizando este proceso continuamente.
- Es la dirección eficaz de las actividades
y la colaboración de otras personas para obtener
determinados resultados.
- Es un proceso social que lleva consigo la
responsabilidad de planear y regular en forma eficiente
las operaciones de una empresa, para lograr un propósito
dado.
- Es el arte o técnica de dirigir e inspirar
a los demás, con base en un profundo y claro
conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta
definición con la que da sobre la organización como: "la
técnica de relacionar los deberes o funciones
específicas en un todo coordinado.
- Es una técnica por medio de la cual se
determinan, clarifican y realizan los propósitos y
objetivos de un grupo humano particular.
- Es la dirección de un organismo social, y
su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes.
- Es aquella que consiste en lograr un
objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
- Es el empleo de la autoridad para
organizar, dirigir, y controlara a subordinados
responsables (y consiguientemente, a los grupos que
ellos comandan), con el fin de que todos los servicios
que se prestan sean debidamente coordinados en el logro
de¡ fin de la empresa.
- Es aquel que se encarga de administrar es
prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
- Es toda acción encaminada a convertir un
propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento
sistemático de medios y el uso calculado de recursos
aplicados a la realización de un propósito.
- Es el conjunto de principios y técnicas,
con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la
actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes.
- Es un conjunto de sistemático de reglas
para lograr la máxima eficiencia en las formas de
estructurar y manejar un organismo social.
- Es la función de lograr que las cosas se
realicen por medio de otros", u "obtener resultados a
través de otros.
- Es un proceso integral para planear,
organizar e integrar una actividad o relación de
trabajo, la que se fundamenta en la utilización de
recursos para alcanzar un fin determinado.
- Es el proceso de crear, diseñar y
mantener un ambiente en el que las personas, laborar o
trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición
básica.
Podemos analizar a la administración como disciplina y
como proceso. Como disciplina es un cuerpo acumulado de
conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos,
etc. La administración como proceso comprende funciones y
actividades que los administradores deben llevar a cabo para
lograr los objetivos de la organización. En este sentido,
podríamos decir que:
La administración es conducción racional de actividades,
esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo
imprescindible para su supervivencia y crecimiento.
La administración es una disciplina que tiene por
finalidad dar una explicación acerca del comportamiento de
las organizaciones, además de referirse al proceso de
conducción de las mismas.
La administración es una ciencia fáctica, que tiene un
objeto real (las organizaciones).
La técnica de la administración implica aceptar la
existencia de unos medios específicos utilizables en la
búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las
organizaciones. Incluye principios, normas y procedimientos
para la conducción racional de las organizaciones.
La administración no solo busca explicar el
comportamiento de las organizaciones, sino que comprende un
conjunto de reglas, normas y procedimientos para operar y
transformar esa realidad que son las organizaciones.
Proceso Administrativo
Se refiere a planear y organizar la estructura de
órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y
controlar sus actividades. Se ha comprobado que la
eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación
de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar, muchos autores consideran que el administrador
debe tener una función individual de coordinar, sin embargo
parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se
encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la
administración en términos de cuatro funciones específicas
de los gerentes: la planificación, la organización, la
dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a
cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el
aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el
proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo
de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de
alcanzar metas establecidas por la organización.
Las Funciones de la
Administración
Muchos académicos y gerentes han descubierto que el
análisis de la administración se facilita mediante una
organización útil y clara del conocimiento como primer orden
de clasificación del conocimiento se han usado las cinco
funciones de los gerentes:
- Planeación.
- Organización.
- Dirección.
- Control.
Esta estructura se ha utilizado y ha sido sometida a
prueba desde la primera edición de esta obra en 1955. Aunque
existen diferentes formas de organizar, el conocimiento
administrativo, la mayoría de los autores han adoptado esta
estructura u otra similar, incluso después de experimentar a
veces con otras formas de estructurar el conocimiento.
Algunos académicos han organizado el conocimiento
administrativo en torno a los papeles de los
administradores. En realidad, se han hecho alguna
contribución valiosa ya que este enfoque también se
concentra en los que hacen los administradores y son
evidencia de planeación, organización, integración de
personal, dirección y control. Sin embargo este enfoque
basado en los papeles tiene ciertas limitaciones.
Aunque se ponen de relieve las tareas de los
Administradores deben operar en el ambiente externo de una
empresa, así como en el ambiente interno de los diversos
departamentos dentro de una organización
Dirección
Esta etapa del proceso administrativo comprende la
influencia del administrador en la realización de los
planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados
mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del concepto son:
Ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los
subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Alcanzar las metas de la organización.
Planificación
La planificación se refiere a las acciones llevadas a
cabo para realizar planes y proyectos de diferente índole.
El proceso de planeación sigue un conjunto de pasos que
se establecen inicialmente, y quienes realizan la
planificación hacen uso de las diferentes expresiones y
herramientas con que cuenta la planeación, la planificación
haría realidad los planes, desde su concepción y si es el
caso la operación en los diferentes niveles y amplitudes de
la planeación.
La planificación realiza acciones con base en la
planeación de cada uno de los proyectos. De manera inicial
concibe el plan y posteriormente dicho plan se llevará
acabo.
Podemos ver en el caso de la información que describe los
datos, en meta datos, los datos de los datos, por ejemplo:
el área informática realiza un diccionario de datos, en el
cual describe el tipo de contenido de un campo o dato
almacenado en alguna base de datos.
De igual manera podemos ver a la planificación, como la
planeación de la planificación.
La planificación es la parte que opera la ejecución
directa de los planes, que serán realizados y vigilados de
acuerdo al planteamiento señalado durante el proceso de
planeación.
Actividades Importantes de la Planeacion
Aclarar, amplificar y determinar los
objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo
las cuales se hará el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr
los objetivos.
Establecer un plan general de logros
enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y
mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos
de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los
resultados del control.Organización
- Es la estructura de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades
de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos señalados.
- Organizar es agrupar y ordenar las
actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando
en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas
unidades debe existir.
- Estructura de relaciones entre personas,
trabajo y recursos.
- Es la coordinación de las actividades de
todos los individuos que integran una empresa con el
propósito de obtener el máximo de aprovechamiento
posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en
la realización de los fines que la propia empresa
persigue.
- Organizar es agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con autoridad necesaria para
supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal
como vertical toda la estructura de la empresa.
- Es la estructura y asociación por lo cual
un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas
entre los miembros, identifica las relaciones e integra
sus actividades hacia objetivos comunes.
Después de que la dirección y formato de las acciones
futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para
cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las
necesarias actividades de trabajo entre los miembros del
grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo.
Esta distribución del trabajo esta guiado por la
consideración de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas
de manera que un mínimo de gastos o un máximo de
satisfacción de los empleados se logre o que se alcance
algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en
él numero o en la calidad de los miembros administrativos se
procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros
asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia
relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la
empresa.
Actividades importante de la Organización
Subdividir el trabajo en unidades operativas
(deptos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos
(puestos reg. X depto.)
Reunir los puestos operativos en unidades
manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el
puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para
cada miembro de la admón.
Proporcionar facilidades personales y otros
recursos.
Ajustar la organización a la luz de los
resultados del control.Coordinación
El sustantivo `coordinación' y el infinitivo `coordinar'
se derivan de los términos latinos `cum' (con,
conjuntamente) y `ordinare' (= regular, poner
en una línea, ordenar), y tienen el significado de una
actividad reguladora, o de ordenación sobre varios
elementos, indica que se busca que distintas actividades
sigan un mismo ordenamiento, se orienten a los mismos
objetivos, o se eviten conflictos entre ellas.
La etimología del término `coordinación' muestra
similitud con la del término latino `communio' que designa
una tarea común y está formado por los términos: Cum -
Munis, donde `munus, muneris' es el término
empleado para indicar la carga de trabajo, en aquellas
comunidades del Latium atacadas por etruscos y griegos, en
configuración de la actividad de varios sujetos en tareas
primariamente orientadas a la defensa del grupo (munire
pasa a significar fortificar) y luego para el resto de
coordinación de tareas. Desde dichos términos se derivan
las palabras municipio o munición. En
ampliación de sentido, cum-municatio significó luego, en
el antiguo latín, el contenido de asumir una tarea con otros
en orden a defender intereses comunes. Es curioso constatar
que ese sentido de tareas colectivas haya dejado luego, en
el decurso de la evolución de los conceptos al pasarse al
pensamiento "moderno", a una connotación de transferencia de
contenidos mentales individuales, cuando inicialmente se
trataba de coordinar tareas externas.
Control
El control es una etapa primordial en la administración,
pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeño general frente a un plan estratégico.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar
o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el
trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese
plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que
la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias,
malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de
ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda
una acción correctiva.
Actividades Importantes del Control
Comparar los resultados con los planes
generales.
Evaluar los resultados contra los estándares
de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las
operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que
muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean
necesarias.
Informar a los miembros responsables de las
interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados
del control.
Índice
*- Introducción
*- Desarrollo
Las Funciones de la Administración
*- Conclusion
*- Bibliografía
*- Anexos
Introducción
Las actuales concepciones administrativas son la
resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de
la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus
propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas.
Dicho proceso administrativo se inició como un hecho
obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus
esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer
por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previa
y cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar
objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las
mayores satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos
muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China,
Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos
procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas
prácticas actuales en el campo, entre ellas de la
organización funcional de los poderes del Estado.
El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica
Apostólica Romana es también muy interesante para conocer la
importancia que tiene en administración el adoctrinamiento
para la prosecución de un objetivo, a pesar de que las
estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los
principios teóricos administrativos.
Conclusion
Una de las formas más sencillas de la administración, en
nuestra sociedad, es la administración del hogar y una de
las más complejas la administración publica. Pero el
fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad
sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos
geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos
presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo
humano existe siempre un lado administrativo de todo
esfuerzo planeado.
La importancia de la administración se ve en que está
imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener
mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones
humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes
y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su
consigna constante.
Reyes Ponce nos enumera la importancia de la
administración como:
La administración se da donde quiera que existe un
organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria,
cuanto mayor y más complejo sea éste.
El éxito de un organismo social depende, directa e
inmediatamente, de su buena administración y sólo a través
de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que
ese organismo cuenta.
Para las grandes empresas, la administración técnica o
científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por
su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si
no fuera a base de una administración sumamente técnica.
Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su
única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento
de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación
de su elementos: maquinaria, marcado, calificación de mano
de obra, etc.
La elevación de la productividad, preocupación quizá la
de mayor importancia actualmente en el campo económico,
social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración
de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica
social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada
por ellas, tendrá que serlo.
En especial para los países que están desarrollándose;
quizá uno de los requisitos substanciales es mejorar la
calidad de su administración, porque, para crear la
capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados
y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es
indispensable la más eficiente técnica de coordinación de
todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el
punto de partida de ese desarrollo.
Podemos concluir la importancia de la administración, con
los hechos que la demuestran objetivamente:
La administración se aplica a todo tipo de Empresa.
El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de
su buena administración.
Una adecuada administración eleva la productividad.
La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el
desarrollo.
En los organismos grandes de la administración es
indiscutible y esencial.
En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de
competir, es aplicando la administración.