1. El papel de la secretaria en la empresa moderna

La palabra secretaria se deriva del latín secretum, que significa secreto. En los siglos pasados se usó casi siempre en masculino, tal como hoy la usamos al referirnos al secretario de Gobernación y al secretario de educación pública. Evoca de inmediato temas tales como los tratados internacionales, los archivos privados, las reuniones de altos funcionarios, los tribunales secretos, etc.

Actualmente la palabra evoca otro mundo de cosas: se aplica más bien a una dama que redacta cartas, maneja el teléfono, escribe a máquina, prepara actas, archiva documentos, llena formatos, reserva boletos de avión y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el estilo.

No cabe duda, es un mundo nuevo, que ha ido surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuición y la elegancia propias del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.

Nos atrevemos a decir que el haber inventado este modo de presencia femenina fue genial, tal como fue una genialidad hace 120 años la idea de Florence Nigthingele de llevar a la mujer a los ejércitos y a los campos de batalla, en la modalidad de la enfermera castrense.

Por otra parte, es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.

La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas.

Los contextos de desempeño de este cargo son diferentes y polifacéticos: una cosa es la secretaria en una grande transnacional; otra en una oficina de la administración pública; otra en un pequeño taller de imprenta; otra en el consultorio de un dentista en un pueblito de 10,000 habitantes.

Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

2. Personalidad de la secretaria

El ser humano se involucra en su trabajo, los psicólogos dicen que se proyecta, es decir, que "se pone", o pone parte de sí en lo que hace, no puedes hacer una dicotomía o separación entre tú y tu trabajo.

Existe una gran diferencia entre el trabajo de un hombre y el de una máquina: una computadora no sería nunca una secretaria igual a tí. Es única y es mujer; tu actividad secretarial lleva tu sello de persona "equis" y tu sello de mujer. Si te intercambiaran por un varón, las coas se modificarían en manera apreciable.

La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.

Rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria:

• FÍSICOS
  • Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.
• MENTALES
  • Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
• DE CARÁCTER
  • Lista de rasgos que con tu experiencia y sentido común podrás entender y aplicar:
    1. Cortés, respetuosa, sabe escuchar con atención.
    2. Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones
    3. Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.
    4. Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.
    5. Segura
    6. Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas
    7. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa
    8. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.
    9. Optimista, alegre
    10. Discreta
    11. Honrada y honesta
    12. Servicial
    13. Fiel y leal a su jefe y a la empresa

3. Las relaciones humanas y las relaciones públicas de la secretaria

Todo acto en que intervengan dos o más personas y la interacción entre ellas, es una relación humana.

Los seres humanos no somos islas, ni somos hongos. La personalidad en la interacción. La psicología moderna ha evidenciado el impacto decisivo de las relaciones humanas en la infancia para la formación del carácter. También las empresas se forman y se desarrollan en la interacción.

Tu como secretaria , te encuentras inmersa en una red de relaciones más o menos vasta y más o menos densa, según tu empresa y según tu puesto específico.

Tus interacciones caen dentro de dos grandes casilleros:

• Relaciones formales, programadas por la empresa y/o propias del puesto.
• Relaciones informales, los contactos que tú vas creando a través de experiencias comunes, simpatías, gusto afines, etc.

Nuestro bienestar y nuestro prestigio depende de la manera como podamos establecer nuestras relaciones con quienes estamos vinculados, y si nuestro propósito es lograr una buena forma de convivencia con todos, estamos obligados a buscar los medios adecuados para conseguirlo.

Los principales objetivos de las Relaciones Humanas son:

• Mejorar las relaciones entre los hombres a través del conocimiento y la comprensión.
• Hacer más fácil y eficaz la comunicación interpersonal
• Eliminar motivos de fricción
• Buscar la armonía individual y social

El hombre desde sus inicios vio la necesidad de agruparse socialmente y formar parte de una entidad mayor, aprendió a comunicarse y ha establecer relaciones con otros hombres, tratando de compartir experiencias que lo ayudaran a hacer más agradable, confortable y segura su vida diaria.

El trabajo además de ser una actividad, es el medio por el cual se producen los bienes y servicios que la sociedad requiere, integrando al individuo de relación que ha constituido la sociedad. El factor básico de un grupo son las personas que la integran, aunque la razón de ser un grupo, es el objetivo por el que la gente se une.

Algunos principios generales que pueden ayudar al logro de buenas relaciones en el trabajo son:

Las instituciones no son sistemas cerrados: unas más que otras, viven abiertas a su medio social. Hasta un convento de clausura tiene múltiples vías de salida y entrada. Una de las grandes responsabilidades de la secretaria moderna es la comunicación con el público. A través de esta comunicación la secretaria se convierte en una carta de presentación, más impactante, para bien o para mal, que el logotipo, los uniformes y las oficinas. Y vienen a ser un factor de primera importancia de la imagen de la empresa, que a su vez, es tan importante en el mundo moderno.

¿Cuál es la diferencia entre las relaciones humanas y las relaciones públicas? Que el público en cuanto tal es anónimo. Una persona que despacha en una taquilla del cine, un médico que trabaja en su consultorio, o un taxista del aeropuerto, se dice que atienden al público porque tratan a quien se acerque, quienquiera que sea y sin tener que trabar una relación de conocidos o amigos. Y si alguien es conocido o amigo, lo es por casualidad.

Tipos de público:
 

Algunos de éstos son muy difíciles de tratar. Se te impone la tarea de discernir e identificar a los tipos negativos, de modo que estés preparada para manejarlos sin dejarte meter en su juego. Aplica tu psicología innata. Así como te solía decir "de músico, poeta y loco todos tenemos un poco", también lo tenemos de psicólogo, no cabe la menor duda, de lo contrario no podríamos vivir entre la gente. Sobre todo lo tienen las mujeres que son intuitivas y cuyo mundo son más las personas que las cosas.

4. Herramientas para oficina

Comunicar viene del latín "comunicarse" significa: poner en común. La comunicación es la transmisión de ideas y sentimientos ente dos o más personas.

Así pues, comunicarse es compartir experiencias, estar en relación, sentir emociones y hacer que otros las sientan, entender y ser entendido, dar y recibir conocimientos, provocar cambios, cambios modificar conductas en los demás y ser uno mismo. Comunicar no es sólo emitir mensajes, es sobre todo el acto de provocar respuestas. Para que exista la comunicación es preciso que ésta sea en dos sentidos: es decir, que cuando una persona envíe un mensaje, al recibirlo la otra dé a su vez respuesta: es decir establecer un diálogo. Cuando el diálogo no existe, no podemos hablar de verdadera comunicación. Por lo anterior, podemos considera que el propósito fundamental de la comunicación es lograr el conocimiento y la comprensión del hombre por el hombre.

6. Servicio al cliente o usuario: el placer de servir

Cuando se habla de calidad en el servicio, es el definido como la percepción que tiene un cliente acerca de la correspondencia entre el desempeño y las expectativas, relacionados con el conjunto de prestaciones accesorias, de naturaleza cuantitativa y cualitativa, que acompañan a la prestación principal, ya consista ésta en un producto o en un servicio.

Factores que influyen en las expectativas de los clientes, respecto al servicio:

La calidad en el servicio implica tanto el desempeño por parte de los prestados de servicio, como las expectativas de los clientes, por tanto las organizaciones que desean mantener a sus clientes deben poner atención en ambos aspectos para que el servicio prestado sea de calidad.

Observa la naturaleza, su ley es el crecimiento y el desarrollo: todo organismo es una madeja de potencialidades que paulatinamente se van actualizando. Aunque también hay el más y el menos, en un lugar se siembran 30 arbolitos iguales y al cabo de cinco años ya no son iguales. Los grupos humanos progresan, pero cada uno por sus carriles y a su manera. La creatividad que es cambio, crecimiento y progreso, es uno de los rasgos más típicos del hombre.

Pautas inspiradoras para superación personal y el éxito: