AUTOTEXTO.

El autotexto es útil cuando debe incluir muchas veces un párrafo repetitivo en un documento. Seguramente está pensando en abrir varias ventanas y copiar el texto que le hace falta de un documento a otro, no está del todo equivocado, pero Word ya tiene una función que le ahorrará este trabajo.

Precisamente esa es la función del autotexto, usted teclea el párrafo que se supone será repetitivo y lo convierte en autotexto, así cuando le haga falta sólo tendrá que insertarlo.

 

CREAR UN AUTOTEXTO.

El primer paso para crear un autotexto es definir el texto que se va a utilizar, en este apartado vamos a crear un autotexto que contenga el nombre y la dirección de una empresa, de esta manera lo podemos utilizar como encabezado de todas nuestras cartas.

Realice estos pasos:

1.       Abra un nuevo documento

2.     Teclee el siguiente texto:

www.luisbonilla.com

C/Les Masses 22

46117 Betera - Valencia

3.     Seleccione las tres líneas que hemos escrito.

4.     Abra el menú Insertar Autotexto Nuevo.

A continuación aparecerá este cuadro en donde Word solicita un nombre de autotexto para la selección actual.

Automáticamente Word asigna el nombre  de la primera palabra del texto seleccionado.

 

 

 

 

 

 

5.     Daremos por válido el nombre que nos sugiere, pulse el botón Aceptar.

Ahora Word nos devuelve a la pantalla de edición, esto quiere decir que el autotexto está guardado.

 

INSERTAR UN AUTOTEXTO.

La forma de insertar un autotexto creado anteriormente es bien sencilla, realice estos pasos.

1.       Cierre el documento con la dirección sin guardarlo.

2.     Abra un nuevo documento.

3.     Seleccione justificación izquierda.

4.     Abra el menú Insertar Autotexto.

Observe que este menú se compone de muchas opciones, más adelante en este mismo capítulo detallaremos el significado de las mismas.

Veamos pues la opción Autotexto.

5.     Seleccione la opción Autotexto.

Este es el cuadro de opciones de Autotexto, como puede observar está compuesto de varias carpetas, (pestañas).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En la opción Elementos de Autotexto encontramos los autotextos que tiene definidos Word, como ya hemos comentado los explicaremos en otro apartado.

Todos los autotextos que aparecen están ordenados alfabéticamente, recuerde que el nuestro comenzaba por “w”.

6.     Desplácese por el cuadro Elementos de Autotexto utilizando la barra de desplazamiento que lleva dicho cuadro.

7.     Busque el autotexto www.luisbonila.com.

8.     Seleccione nuestro autotexto.

9.     Pulse sobre el botón Insertar.

Ahora en nuestro documento ha de aparecer la dirección que tecleamos en el primer apartado.

 

ELIMINAR UN AUTOTEXTO.

La tarea de eliminar un autotexto es casi la misma que para insertarlo.

Realice estos pasos para la eliminación de un autotexto:

1.       Abra el menú Insertar Autotexto.

2.     Seleccione la opción Autotexto.

3.     Una vez en el cuadro de diálogo, seleccione nuestro autotexto.

4.     Pulse sobre el botón Eliminar.

Ahora el autotexto queda borrado, observe que Word nos pide confirmación, así que cuando realice esta operación ha de estar muy seguro de querer hacerlo, antes de continuar vuelva a crear el autotexto.

MODIFICAR UN AUTOTEXTO.

Word también permite redefenir autotextos, ya que puede darse el caso de que la dirección de la empresa cambie, como realizaremos a continuación.

Antes de estudiar cómo modificar un autotexto, vuelva a crear el que tecleamos al comienzo del tema.

A continuación realice los siguientes pasos:

1.       Con el autotexto en pantalla, modifique la línea de la dirección por esta:

C/ Zaragoza, 181

2.     Seleccione las tres líneas.

3.     Abra el menú Insertar Autotexto Autotexto.

4.     Seleccione de la lista el autotexto www.luisbonilla.com

5.     Pulse sobre el botón Agregar.

Ahora el Ayudante  nos pregunta si deseamos redefenir el autotexto seleccionado.

 

 

1.       Pulse sobre el botón Sí.

 

IMPRIMIR LOS AUTOTEXTOS DISPONIBLES.

En vez de tener que ir ojeando los autotextos uno a uno, Word dispone de la opción de imprimir todos los autotextos de la plantilla normal.

Realice estos pasos:

1.       Abra el menú Archivo Imprimir.

A continuación aparece el cuadro de diálogo imprimir.

Las opciones de este cuadro las explicaremos en el capítulo de impresión, de momento nos ocuparemos de la opción Imprimir situada en la parte inferior.

2.     Pulse sobre la flecha de la opción Imprimir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.     Elija la opción Autotexto.

Ahora se imprimirán todos los autotextos de la plantilla Normal.dot.

 

AUTOTEXTOS DEFINIDOS EN WORD.

Como ya comentamos, Word dispone de una serie de autotextos definidos, éstos están disponibles tanto en la opción del menú como en el cuadro de diálogo Insertar Autotexto.

1.       Abra el menú Insertar Autotexto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Este es  el aspecto del menú Insertar Autotexto. En la segunda parte del menú encontramos los autotextos definidos en Word, clasificados por categorías.

2.     Pulse sobre el botón Cierre.

3.    Elija la opción Afectuosamente.

Ahora en el documento aparecerá dicha palabra. Si accedemos al cuadro de dialogo de los autotextos, encontraremos los mismos autotextos pero ordenados alfabéticamente y no por categorías.

LA BARRA DE BOTONES DE AUTOTEXTO.

Word dispone de una barra de botones definida para trabajar con los autotextos, para mostrar dicha barra realice los siguientes pasos:

1.       Abra el menú Insertar Autotexto Autotexto.

2.     dentro del cuadro de diálogo pulse sobre el botón Mostrar barra.

Ahora aparecerá una barra con los siguientes botones:

 

 

 

Abre el cuadro de diálogo autotexto.

 

Nos muestra todos los autotextos definidos en Word, clasificados por categorías.

 

 

 

 

Define un nuevo autotexto.

 

 

 

 

 

 

 

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