BASES DE DATOS EN EXCEL

Las hojas de cálculo como Excel, aunque no sea su propósito fundamental pueden manejar registros de bases de datos. Se configuran normalmente colocando los registros por filas, usando las columnas para los campos, para cada campo distinto una columna.

 

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

Supongamos que un profesor quiere hacer una base de datos de alumnos con los campos Nombre, Apellido1, Apellido 2, Edad, Repite. Para rellenar 3 registros (3 alumnos) los colocaría así.

 

 

 

 

 

 

 

Seleccionamos el rango A1:E4 y elegimos Formulario dentro de Datos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Directamente nos crea un cuadro de diálogo con los epígrafes que tenemos y nos permite crear un nuevo registro, eliminar uno, buscar el anterior o el siguiente y restaurar los datos anteriores a una modificación.

 

 

 

 

Podemos también elegir Criterios para fijar condiciones de búsqueda.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FILTROS DE BASES DE DATOS

Podemos ver un filtro de los registros que tenemos eligiendo la opción Filtros del menú Datos.

 

 

 

 

Con Autofiltro tenemos:

 

 

 

 

 

 

Eligiendo cualquier botón  y escogiendo un dato de un registro sólo se verá este (con el número de su fila azul).

 

 

 

 

 

También podemos modificar, eligiendo Filtro avanzado, las opciones del filtro automático. Y así ajustar las opciones que queremos del filtro automático.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CLASIFICAR REGISTROS

Otra de las funciones básicas disponible es la de clasificar los registros de la base de datos creada con anterioridad. Como en cualquier base de datos existe la posibilidad de fijar varios parámetros de clasificación.

 

Si tenemos un ejemplo como el anterior y queremos ordenar los alumnos de la manera natural, por apellidos y luego por nombre. Seleccionamos los registros:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Elegimos la opción Ordenar dentro de Datos, fijando el orden de clasificación que hemos dicho.

 

 

 

 

 

 

 

Y obtendremos el resultado esperado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

También se puede clasificar en orden ascendente haciendo ‘clic’ en  , y en orden descendente haciendo ‘clic’ en  .

 

EJERCICIOS

Realice lo siguiente:

1.       Cree un libro nuevo y haga una base de datos de empleados de una empresa. Debe contener por lo menos los siguientes campos:

n    Nombre

n    Apellido1

n    Apellido2

n    Edad

n    Fecha de incorporación a la empresa

n    Categoría

n    Sueldo bruto anual

n    Número de la seguridad social

(Cree al menos 10 registros directamente en una tabla)

2.     Añada dos empleados.

3.     Modifique algún dato de alguno de ellos.

4.     Clasifíquelos en orden alfabético.

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