CÁLCULOS Y FUNCIONES CON EXCEL XP

REFERENCIAS DE CELDAS

Vemos que en Excel XP se referencian las celdas por la fila y la columna en la que están. Además vemos también que puede aparecer en la referencia la hoja en la que está. Por ejemplo:

Hoja1!C4

 

 

Pero estas referencias, que son las que usa Excel XP por defecto, son relativas, y hay otro tipo de referencias que son las absolutas, en las cuales se referencia la misma celda (añadiendo un símbolo $) así:

Hoja1!$C$4

 

 

En las referencias a una única celda no encontraremos diferencias, pero cuando, por ejemplo, tengamos una suma de varias celdas y la copiemos a otra donde queramos hacer la misma operación, como Excel XP al copiar cambia las referencias relativas a las celdas, manteniendo las posiciones relativas, no obtendremos lo mismo con referencias relativas y absolutas. Veámoslo con un ejemplo. Supongamos que tenemos la hoja:

 

 

 

 

 

 

 

Y nos situamos en la celda B5 e introducimos =B2+B3+B4 (referencias relativas) para sumar las cantidades del Comercial 1, y luego copiamos el contenido de la celda en C5.

 

 

 

 

 

 

 

 

Viendo el contenido de la celda C5 en la barra de edición de funciones tenemos =C2+C3+C4, que es lo que resulta al cambiar todas las columnas en la fórmula anterior, luego el programa ha copiado la fórmula de manera relativa (distancia relativa a la celda en la que se escribe la fórmula). Esto es muy útil a la hora de copiar fórmulas que se pretende que sean por ejemplo suma de columnas.

Si la referencia hubiese sido absoluta en la celda B5 la fórmula en B5 sería: =$B$2+$B$3+$B$4.

 

 

 

 

 

 

 

 

Y al copiarlo a C5 no nos cambiará las referencias absolutas.

 

 

 

 

 

 

 

 

Tenemos por tanto el mismo resultado que en la columna B5.

También podemos referirnos a una celda como intersección de dos rangos. El operador intersección en Excel XP es un espacio en blanco. Así, en el caso anterior si escribimos en la celda B6, el valor =B2:B5 A3:C3, es la intersección de los dos rangos desde la celda B2 a la B5 y desde la A3 a la C3. Luego el resultado será el contenido de la celda B3 (6010,12).

 

 

 

 

 

 

 

OPERADORES BÁSICOS EN EXCEL XP

En Excel XP podemos realizar operaciones aritméticas y de otros tipos tal y como hemos visto en los ejemplos sumando celdas.

Los operadores indican la operación que se realizará con los operandos.

Tipos de operadores:

-         Operadores aritméticos: realizan operaciones aritméticas con operandos numéricos.

-         Los operadores de comparación: comparan dos expresiones o datos para dar un resultado VERDADERO o FALSO.

-         El operador de texto: agrupa textos en una sola cadena de texto.

 

Los operadores que existen en Excel XP son:

Operadores aritméticos

+ Suma

- Resta

/ División

* Multiplicación

% Porcentaje

^ Potenciación

 

Operadores de comparación

= Igual a

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Distinto de

 

Operador de texto

& Une dos cadenas de texto.

 

INTRODUCIR Y MODIFICAR FÓRMULAS

Para introducir fórmulas, sitúese en la celda en que desea introducir la fórmula, escriba el signo = , seguido de la operación (o función) que desea realizar. Cuando haya acabado pulse Intro o bien haga “clic”en  . Si no está correcto y no quiere cambiar el contenido de la celda pulse ESC o bien haga “clic”en  .

Para modificar algo ya escrito pulse F2, corríjalo y después proceda de la misma manera que anteriormente para finalizar. O bien sitúese sobre la celda y directamente escriba todo lo que vaya a ser la nueva operación y pulse Intro.

 

FUNCIONES

Una de las capacidades más importantes de Excel XP es la de realizar funciones. Una función tiene unos argumentos de entrada (datos) y devuelve unos resultados. Tiene un nombre reservado que es el que la identifica. La sintaxis que se utilizará es:

=FUNCION(ARGUMENTOS)

Donde FUNCION es el nombre de la función y ARGUMENTOS los datos que utilizará.

Los argumentos también pueden incluir datos o fórmulas, y las fórmulas pueden contener otras funciones. Si el argumento de una función incluye a su vez otra, hablamos de funciones anidadas. Se pueden anidar hasta siete niveles de funciones.

Para introducir una función también puede usar el Asistente para funciones que permite, mediante cuadros de diálogo, incluir de forma fácil la fórmula que usted desee. Para activar el asistente de funciones lo puede hacer escogiendo Función del menú Insertar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El cuadro de menús que obtenemos es:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Con ayuda de este cuadro es muy sencillo construir una función. Si necesitamos ayuda sobre los argumentos hacemos “clic”en Ayuda. Por ejemplo, supongamos que pedimos la ayuda cuando estamos utilizando la función suma.

 

 

 

Donde podemos claramente consultar los datos que necesitemos.

Vamos a ver ahora un ejemplo de cómo usar el asistente de funciones. Supongamos que queremos escribir en la hoja:

 

 

 

 

 

 

 

La función =SUMA(COS(30);B2:B5) , que suma el rango desde B2 hasta B5 (todas las celdas) y luego le suma COS(30)  (operación coseno).

Seleccionamos en el menú Insertar Función…:

-         Hacemos “clic”en Aceptar, tras elegir SUMA.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Como queremos escribir en el primer argumento una función hacemos “clic”en  , junto al número 1 ponemos lo siguiente:

Aparecerá en la celda B6 el resultado del COS 30.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Volvemos al

Procedemos de igual forma en número 2 y escribimos el rango B2:B5, y eligiendo terminar ya lo tenemos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

También podemos escribirlo directamente cuando conocemos la sintaxis de la orden completa. Como por ejemplo:

  

 

=SUMA(COS(30);B2:B5)

 

 

 

No vamos a describir todas las funciones disponibles en Excel XP. La lista completa la tenemos en el asistente de funciones como hemos visto, y se puede consultar en la ayuda lo necesario, como ya dijimos antes.

Los tipos de funciones que podemos encontrar en Excel XP son:

·      Financieras

·      De fecha y hora

·      Matemáticas y trigonométricas

·      Estadísticas

·      Búsqueda y referencia

·      Bases de datos

·      Texto

·      Lógicas

·      Información

 

EXPRESIONES CONDICIONALES

En la hoja de cálculo podemos utilizar expresiones condicionales para que, por ejemplo, una celda tome un valor si se cumple una condición dada y otro diferente si no se cumple. En una macro incluso podremos ejecutar una serie de instrucciones u otra dependiendo de la condición. Para usar condiciones un método puede ser utilizar las funciones lógicas. Como la siguiente.

=SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Que adoptará en la celda en la que la coloquemos el valor_si_verdadero cuando la condición sea verdadera, y valor_si_falso si no lo es. Por ejemplo:

=SI(A1>10;50;65)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Valdrá 50 si la cantidad en la celda A1 es mayor que 10 y 65 en caso contrario.

Otra manera de escribir valores en celdas, condicionados a valores de otras celdas es usar las operaciones aritméticas + (equivalente al ‘o’ lógico) y * (equivalente al ‘y’ lógico), con expresiones condicionales, ya que éstas devuelven el valor VERDADERO (1) o el valor FALSO (0). Así podríamos escribir lo mismo que antes así:

=50*(A1>10)+65*(A1<=10)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Que dará el valor 50 si A1 es mayor que 10, ya que la primera condición es 1 y la segunda es 0, y por tanto da 50*1+65*0=50. Y dará el valor 65 en caso contrario ya que ahora es cero la primera condición y 1 la segunda y es 50*0+65*1=65. Lo cual es lo mismo que hicimos antes.

 

EMPLEO DEL SOLVER

Solver es una macro automática que se puede ejecutar desde el menú de herramientas y sirve para hallar cuánto deben valer una serie de celdas para hacer mínima o máxima una función sujeta a una serie de restricciones. Para tenerla disponible en el menú de herramientas hay que seleccionar en éste Macros automáticas, y en el cuadro que aparece, hacer “clic”y marcarla. Pulsando Aceptar ya la tendremos disponible. Para explicar cómo funciona vamos a resolver un sencillo problema de programación lineal con su ayuda. Muchos otros problemas de diferentes tipos se pueden resolver como el que vamos a ver.

Supongamos que estamos en guerra y disponemos de 5 aviones que pueden cargar 1000 Kg de bombas, costando cada viaje de éstos 50000 €. Disponemos también de 10 aviones que pueden llevar 500 Kg de bombas, costando cada viaje 20000 €. Suponemos que tenemos que lanzar  6.000 Kg de bombas sobre el objetivo. Con estos datos queremos saber cuál es la solución más económica para realizar el bombardeo. Rellenemos la hoja de cálculo con datos (no los óptimos) y la función que queremos minimizar       (el costo es: aviones grandes*50000+aviones pequeños*20000).

 

 

 

 

 

 

 

Ahora situándonos en la casilla del costo (C4), elegimos Solver del menú de Herramientas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Las restricciones las hemos fijado eligiendo Agregar y colocando las que se ven, que quieren decir que sólo tenemos  1 avión grande, 10 pequeños y que el peso total de bombas debe ser 6.000 Kg.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Con estos datos elegimos Resolver. Y obtenemos:

 

 

 

 

 

 

 

 

Elegimos Aceptar y ya tenemos la solución buscada: 1 avión grande y 10 pequeños.

 

 

 

 

 

 

Este ejemplo, aunque simple, nos da idea de las posibilidades del Solver, ya que muy bien podrían haber sido 10 variables en lugar de 2 y más restricciones, e incluso otro tipo de funciones no lineales.

 

 

EJERCICIOS

Realice lo siguiente:

1.       Resuelva el ejemplo siguiente.

Tenemos 4 tipos de aviones con los cuales pretendemos llevar 9200 Kg de bombas hasta el objetivo con el menor costo posible. Teniendo en cuenta:

-         aviones tipo1: Tenemos 2, pueden llevar 2.000 Kg de bombas y nos cuesta 2500 € cada viaje.

-         aviones tipo2: Tenemos 3, pueden llevar 1.500 Kg de bombas y nos cuesta 2000 € cada viaje.

-         aviones tipo3: Tenemos 5, pueden llevar 800 Kg de bombas y nos cuesta 1000 € cada viaje.

-         aviones tipo4: Tenemos 3, pueden llevar 600 Kg de bombas y nos cuesta 500 € cada viaje.

2.     Haga el ejercicio con Solver.

 

 

 

 

La hoja de cálculo tendrá el siguiente aspecto:

 

 

 

 

Y el Solver será el siguiente:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El coste será de 17500 €.

 

 

 

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