CÁLCULOS Y FUNCIONES CON EXCEL XP
REFERENCIAS DE CELDAS
Vemos que en Excel XP se referencian las celdas
por la fila y la columna en la que están. Además vemos también que puede
aparecer en la referencia la hoja en la que está. Por ejemplo:
Hoja1!C4
Pero estas referencias, que son
las que usa Excel
XP por defecto, son relativas, y hay otro tipo de referencias que
son las absolutas, en las cuales se referencia la misma celda (añadiendo un
símbolo $) así:
Hoja1!$C$4
En las referencias a una única
celda no encontraremos diferencias, pero cuando, por ejemplo, tengamos una suma
de varias celdas y la copiemos a otra donde queramos hacer la misma operación,
como Excel XP
al copiar cambia las referencias relativas a las celdas, manteniendo las
posiciones relativas, no obtendremos lo mismo con referencias relativas y
absolutas. Veámoslo con un ejemplo. Supongamos que tenemos la hoja:
Y nos situamos en la celda B5 e
introducimos =B2+B3+B4
(referencias relativas) para sumar las cantidades del Comercial 1, y luego copiamos el contenido de
la celda en C5.
Viendo el contenido de la celda C5 en
la barra de edición de funciones tenemos =C2+C3+C4, que es lo que resulta al cambiar todas
las columnas en la fórmula anterior, luego el programa ha copiado la fórmula de
manera relativa (distancia relativa a la celda en la que se escribe la
fórmula). Esto es muy útil a la hora de copiar fórmulas que se pretende que
sean por ejemplo suma de columnas.
Si la referencia hubiese sido
absoluta en la celda B5 la fórmula en B5 sería: =$B$2+$B$3+$B$4.
Y al copiarlo a C5 no
nos cambiará las referencias absolutas.
Tenemos por tanto el mismo
resultado que en la columna B5.
También podemos referirnos a una
celda como intersección de dos rangos. El operador intersección en Excel XP es
un espacio en blanco. Así, en el caso anterior si escribimos en la celda B6, el
valor =B2:B5
A3:C3, es la intersección de los dos rangos desde la celda B2 a la
B5 y
desde la A3
a la C3.
Luego el resultado será el contenido de la celda B3 (6010,12).
OPERADORES BÁSICOS EN EXCEL XP
En Excel XP podemos realizar
operaciones aritméticas y de otros tipos tal y como hemos visto en los ejemplos
sumando celdas.
Los operadores indican la
operación que se realizará con los operandos.
Tipos de operadores:
-
Operadores aritméticos: realizan operaciones aritméticas con operandos numéricos.
-
Los operadores de comparación: comparan dos expresiones o datos para dar un resultado VERDADERO
o FALSO.
-
El operador de texto:
agrupa textos en una sola cadena de texto.
Los operadores que existen en Excel XP son:
Operadores aritméticos
+ Suma
- Resta
/ División
* Multiplicación
% Porcentaje
^ Potenciación
Operadores de
comparación
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto de
Operador de texto
& Une dos cadenas de
texto.
INTRODUCIR Y MODIFICAR FÓRMULAS
Para introducir fórmulas, sitúese
en la celda en que desea introducir la fórmula, escriba el signo = ,
seguido de la operación (o función) que desea realizar. Cuando haya acabado
pulse Intro
o bien haga “clic”en 
. Si no está correcto y no quiere cambiar el
contenido de la celda pulse ESC o bien haga “clic”en 
.
Para modificar algo ya escrito
pulse F2,
corríjalo y después proceda de la misma manera que anteriormente para finalizar.
O bien sitúese sobre la celda y directamente escriba todo lo que vaya a ser la
nueva operación y pulse Intro.
FUNCIONES
Una de las capacidades más
importantes de Excel
XP es la de realizar funciones. Una función tiene unos argumentos de
entrada (datos) y devuelve unos resultados. Tiene un nombre reservado que es el
que la identifica. La sintaxis que se utilizará es:
=FUNCION(ARGUMENTOS)
Donde FUNCION es el nombre de la función
y ARGUMENTOS
los datos que utilizará.
Los argumentos también pueden
incluir datos o fórmulas, y las fórmulas pueden contener otras funciones. Si el
argumento de una función incluye a su vez otra, hablamos de funciones anidadas. Se pueden anidar hasta siete niveles
de funciones.
Para introducir una función
también puede usar el Asistente para funciones que permite, mediante cuadros de diálogo, incluir de forma fácil
la fórmula que usted desee. Para activar el asistente de funciones lo puede
hacer escogiendo Función del menú Insertar.
El cuadro de menús que obtenemos es:
Con ayuda de este cuadro es muy
sencillo construir una función. Si necesitamos ayuda sobre los argumentos
hacemos “clic”en Ayuda. Por ejemplo, supongamos que pedimos la ayuda
cuando estamos utilizando la función suma.
Donde podemos claramente
consultar los datos que necesitemos.
Vamos a ver ahora un ejemplo de
cómo usar el asistente de funciones. Supongamos que queremos escribir en la
hoja:
La función =SUMA(COS(30);B2:B5) , que suma el
rango desde B2
hasta B5
(todas las celdas) y luego le suma COS(30)
(operación coseno).
Seleccionamos en el menú Insertar Función…:
-
Hacemos “clic”en Aceptar,
tras elegir SUMA.
Como queremos escribir en el
primer argumento una función hacemos “clic”en 
, junto al número 1 ponemos lo siguiente:
Aparecerá en la celda B6 el
resultado del COS
30.
Volvemos al
Procedemos de igual forma en número 2
y escribimos el rango B2:B5, y eligiendo terminar ya lo tenemos.
También podemos escribirlo
directamente cuando conocemos la sintaxis de la orden completa. Como por
ejemplo:
=SUMA(COS(30);B2:B5)
No vamos a describir todas las
funciones disponibles en Excel XP. La lista completa la tenemos en el
asistente de funciones como hemos visto, y se puede consultar en la ayuda lo
necesario, como ya dijimos antes.
Los tipos de funciones que
podemos encontrar en Excel XP son:
· Financieras
· De
fecha y hora
· Matemáticas
y trigonométricas
· Estadísticas
· Búsqueda
y referencia
· Bases
de datos
· Texto
· Lógicas
· Información
EXPRESIONES CONDICIONALES
En la hoja de cálculo podemos
utilizar expresiones condicionales para que, por ejemplo, una celda tome un
valor si se cumple una condición dada y otro diferente si no se cumple. En una
macro incluso podremos ejecutar una serie de instrucciones u otra dependiendo
de la condición. Para usar condiciones un método puede ser utilizar las
funciones lógicas. Como la siguiente.
=SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
Que adoptará en la celda en la
que la coloquemos el valor_si_verdadero cuando la condición sea verdadera, y valor_si_falso
si no lo es. Por ejemplo:
=SI(A1>10;50;65)
Valdrá 50 si la cantidad en la celda A1 es
mayor que 10
y 65
en caso contrario.
Otra manera de escribir valores
en celdas, condicionados a valores de otras celdas es usar las operaciones
aritméticas + (equivalente al ‘o’ lógico) y * (equivalente al ‘y’ lógico), con expresiones
condicionales, ya que éstas devuelven el valor VERDADERO (1) o el valor FALSO (0).
Así podríamos escribir lo mismo que antes así:
=50*(A1>10)+65*(A1<=10)
Que dará el valor 50 si A1 es
mayor que 10,
ya que la primera condición es 1 y la segunda es 0, y por tanto da 50*1+65*0=50.
Y dará el valor 65
en caso contrario ya que ahora es cero la primera condición y 1 la segunda y es 50*0+65*1=65.
Lo cual es lo mismo que hicimos antes.
EMPLEO DEL SOLVER
Solver es una macro automática
que se puede ejecutar desde el menú de herramientas y sirve para hallar cuánto
deben valer una serie de celdas para hacer mínima o máxima una función sujeta a
una serie de restricciones. Para tenerla disponible en el menú de herramientas
hay que seleccionar en éste Macros automáticas, y en el cuadro que aparece,
hacer “clic”y marcarla. Pulsando Aceptar ya la tendremos disponible. Para explicar
cómo funciona vamos a resolver un sencillo problema de programación lineal con
su ayuda. Muchos otros problemas de diferentes tipos se pueden resolver como el
que vamos a ver.
Supongamos que estamos en guerra
y disponemos de 5 aviones que pueden cargar 1000 Kg de bombas, costando cada
viaje de éstos 50000 €. Disponemos también de 10 aviones que pueden llevar 500
Kg de bombas, costando cada viaje 20000 €. Suponemos que tenemos que lanzar 6.000 Kg de bombas sobre el objetivo. Con
estos datos queremos saber cuál es la solución más económica para realizar el
bombardeo. Rellenemos la hoja de cálculo con datos (no los óptimos) y la
función que queremos minimizar (el costo es: aviones grandes*50000+aviones pequeños*20000).
Ahora situándonos en la casilla
del costo (C4),
elegimos Solver
del menú de Herramientas.
Las restricciones las hemos
fijado eligiendo Agregar y
colocando las que se ven, que quieren decir que sólo tenemos 1 avión grande, 10 pequeños y que el peso total de
bombas debe ser 6.000
Kg.
Con estos datos elegimos Resolver.
Y obtenemos:
Elegimos Aceptar y ya tenemos la solución
buscada: 1 avión grande y 10 pequeños.
Este ejemplo, aunque simple, nos
da idea de las posibilidades del Solver, ya que muy bien podrían haber sido 10
variables en lugar de 2 y más restricciones, e incluso otro tipo de
funciones no lineales.
EJERCICIOS
Realice lo siguiente:
1.
Resuelva el ejemplo
siguiente.
Tenemos 4 tipos de aviones con los cuales pretendemos llevar
9200 Kg de bombas hasta el objetivo con el menor costo posible. Teniendo en cuenta:
-
aviones tipo1: Tenemos 2,
pueden llevar 2.000 Kg de bombas y nos cuesta 2500 € cada viaje.
-
aviones tipo2: Tenemos 3,
pueden llevar 1.500 Kg de bombas y nos cuesta 2000 € cada viaje.
-
aviones tipo3: Tenemos 5,
pueden llevar 800 Kg de bombas y nos cuesta 1000 € cada viaje.
-
aviones tipo4: Tenemos 3,
pueden llevar 600 Kg de bombas y nos cuesta 500 € cada viaje.
2.
Haga el ejercicio con Solver.
La hoja de cálculo tendrá el
siguiente aspecto:
Y el Solver será el siguiente:
El coste será de 17500 €.
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