COMBINAR CORRESPONDENCIA.
Word nos ofrece la posibilidad de combinar entre diferentes archivos de datos y texto.
Siempre que hablemos de combinar
correspondencia, estamos haciendo referencia a un fichero de datos y un
documento en el cual se combinarán esos datos. Como veremos más adelante, Word
también permite seleccionar los datos para combinar, así como ordenar los datos
por cualquiera de sus campos.
El documento principal.
Teclee el siguiente texto, que va a ser nuestro documento en él se van a combinar los datos de nuestros clientes en este caso.
Estimado Sr.
Somos una empresa que
llevamos años dedicándonos a realizar enciclopedias muy prácticas, el motivo de
dirigirnos a usted es con la intención de comunicarle nuestra sensacional
oferta. Se trata de la enciclopedia del “Mundo
Animal”.
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Esperando sus noticias, aprovechamos para saludarle:
JEFE DE VENTAS.
Guarde el documento con el nombre ofertas.
El fichero de datos.
Para crear el fichero de datos realice estos
pasos:
1. Recupere el documento ofertas.
2. Abra el
menú Herramientas.
3. Elija
Este es el aspecto del cuadro de diálogo Combinar correspondencia. Este cuadro se divide en tres partes, que forzosamente hemos de emplear.
·
Documento principal.
·
Origen de dato.
·
Combinar datos con el documento.
4. 
Pulse
sobre el botón, para establecer el documento principal, es decir el documento
donde se combinarán los datos.
A continuación se desplegará un menú de
opciones, donde podemos escoger entre crear una carta, etiquetas postales,
sobres o un catálogo.
5.
Elija
Este cuadro de diálogo nos
permite escoger como documento principal, el que tenemos activo en pantalla o
elegir otro nuevo.
6. Pulse sobre el botón para utilizar el documento que tenemos en la
pantalla de edición.
Ahora en el cuadro aparece un nuevo botón
denominado Modificar, este botón
como su propio nombre indica lo utilizaremos para modificar la carta modelo.
7. 
Pulse
ahora sobre el botón, para crear el fichero de datos.
Seguidamente
se desplegará un menú que nos ofrece 4 posibilidades.
8. Elija la opción crear origen de datos.
Mediante este cuadro Word nos ofrece una lista de los campos
de mayor utilización en un archivo de datos.
Estos campos evidentemente los podemos
eliminar y seleccionar los nuestros.
Empecemos por eliminar los campos que no
necesitamos:
1. Seleccione el campo Apellido.
2. 
Pulse
sobre el botón
Vaya pulsando sobre este botón hasta haber
eliminado todos los campos menos Título
y Nombre.
A continuación vamos a insertar los nuevos
campos que nos hacen falta, realice estos pasos:
1. Sitúese en
2. 
Pulse
sobre el botón
Observe como nuestro campo se ha agregado a
la lista de campos en el registro inicial. Realice la misma operación para el
siguiente campo: Tomos.
3. Pulse sobre el botón Aceptar.
Seguidamente Word nos pregunta el nombre del fichero de datos.
4. Teclee el nombre Datos.dat.
Ahora se nos avisa que el fichero de datos no contiene registros .
Tenemos dos opciones, introducir los
registros o modificar el documento principal.
5. 
Pulse
sobre el botón
Este es el cuadro de la ficha de datos. Este
cuadro lo utilizaremos para la gestión de los registros. Mediante sus opciones
podemos agregar, eliminar, restaurar o buscar registros dentro de la base de
datos, así como desplazarnos por ellos mediante
Seguidamente vamos a añadir los registros al
fichero, la forma de realizarlo es teclear los textos de cada campo y luego
pulsar sobre el botón Agregar nuevo.
Teclee los siguientes registros:
|
Nombre |
Título |
Páginas |
Tomos |
|
Francisco Jiménez |
Mundo Animal |
276 |
15 |
|
Lourdes Cabanillas |
Mundo Submarino |
400 |
12 |
|
Jordi Campuzano |
Mundo del Arte |
296 |
10 |
|
Juan Jiménez |
Mundo Animal |
276 |
15 |
|
Alberto Bernaus |
Mundo del Arte |
296 |
10 |
|
Angel Díez |
Mundo Submarino |
400 |
12 |
|
Miguel Pérez |
Mundo Animal |
276 |
15 |
Una vez copiado los registros de la base de
datos, pulse sobre el botón Aceptar.
Ahora Word nos sitúa en la carta que teníamos
en pantalla, observe que disponemos de una nueva barra de botones, ésta se
denomina Barra de combinar correspondencia.
El siguiente paso será insertar
los campos de la base de datos dentro del documento. Realice los siguientes
pasos:
1. Sitúe el cursor después de los dos puntos de Sr:.
2. 
Pulse
sobre el botón
A continuación aparecerá este cuadro
con los campos de la base de datos.
3. Pulse sobre el campo Nombre.
Ahora en pantalla se colocará el campo Nombre de esta forma:
<<Nombre>>. Este es el aspecto de un campo de combinación.
4. Seleccione las palabras Mundo Animal situadas al final del primer párrafo.
5. Inserte el campo Título.
6. Borre la frase “de todas las especies del
reino animal” y teclee en su lugar “, “.
7. Seleccione ahora el número 15 e inserte el campo Tomos.
8. Por último seleccione el número 275 e inserte
el campo Páginas.
Con estos pasos ya hemos insertado los campos
de combinación, ahora sólo nos queda realizar la combinación, pero antes grabe
el documento.
1. 
Para
realizar la combinación en nuevo documento pulse sobre el botón
Este es el aspecto del cuadro de diálogo Combinar. Mediante las opciones de este
cuadro podemos combinar en impresora, en un documento nuevo o en el correo
electrónico. También permite combinar todos los registros, o solamente algunos
mediante las opciones Desde – Hasta.
2. 
Deje
todas las opciones tal y como están, pulse sobre el botón
Transcurridos unos segundos, en pantalla
aparecerá la primera carta con los datos del primer registro de la base de
datos.
Para ver las demás cartas, sólo ha de ir
pulsando el botón de página siguiente. Observe que allí donde hemos colocado
los campos, ahora aparecen los valores de éstos.
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