COMBINAR CORRESPONDENCIA.

Word nos ofrece la posibilidad de combinar entre diferentes archivos de datos y texto.

Siempre que hablemos de combinar correspondencia, estamos haciendo referencia a un fichero de datos y un documento en el cual se combinarán esos datos. Como veremos más adelante, Word también permite seleccionar los datos para combinar, así como ordenar los datos por cualquiera de sus campos.

 

El documento principal.

Teclee el siguiente texto, que va a ser nuestro documento en él se van a combinar los datos de nuestros clientes en este caso.

 

 

Estimado Sr.

Somos una empresa que llevamos años dedicándonos a realizar enciclopedias muy prácticas, el motivo de dirigirnos a usted es con la intención de comunicarle nuestra sensacional oferta. Se trata de la enciclopedia del “Mundo Animal”.

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Esperando sus noticias, aprovechamos para saludarle:

JEFE DE VENTAS.

 

Guarde el documento con el nombre ofertas.

 

El fichero de datos.

Para crear el fichero de datos realice estos pasos:

1.       Recupere el documento ofertas.

2.     Abra el menú Herramientas.

3.     Elija la opción Combinar correspondencia.

 

 

 

 

 

 

 

Este es el aspecto del cuadro de diálogo Combinar correspondencia. Este cuadro se divide en tres partes, que forzosamente hemos de emplear.

·         Documento principal.

·         Origen de dato.

·         Combinar datos con el documento.

4.     Pulse sobre el botón, para establecer el documento principal, es decir el documento donde se combinarán los datos.

A continuación se desplegará un menú de opciones, donde podemos escoger entre crear una carta, etiquetas postales, sobres o un catálogo.

5.    

Elija la opción Cartas modelo.

 

 

 

 

  

Este cuadro de diálogo nos permite escoger como documento principal, el que tenemos activo en pantalla o elegir otro nuevo.

6.     Pulse sobre el botón  para utilizar el documento que tenemos en la pantalla de edición.

Ahora en el cuadro aparece un nuevo botón denominado Modificar, este botón como su propio nombre indica lo utilizaremos para modificar la carta modelo.

7.     Pulse ahora sobre el botón, para crear el fichero de datos.

         Seguidamente se desplegará un menú que nos ofrece 4 posibilidades.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.     Elija la opción crear origen de datos.

Mediante este cuadro Word nos ofrece una lista de los campos de mayor utilización en un archivo de datos. 

Estos campos evidentemente los podemos eliminar y seleccionar los nuestros.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Empecemos por eliminar los campos que no necesitamos:

1.       Seleccione el campo Apellido.

2.     Pulse sobre el botón

Vaya pulsando sobre este botón hasta haber eliminado todos los campos menos Título y Nombre.

A continuación vamos a insertar los nuevos campos que nos hacen falta, realice estos pasos:

1.       Sitúese en la opción Nombre de campo y teclee Páginas.

2.     Pulse sobre el botón

Observe como nuestro campo se ha agregado a la lista de campos en el registro inicial. Realice la misma operación para el siguiente campo: Tomos.

3.     Pulse sobre el botón Aceptar.

Seguidamente Word nos pregunta el nombre del fichero de datos.

4.     Teclee el nombre Datos.dat.

Ahora se nos avisa que el fichero de datos no contiene registros .

 

Tenemos dos opciones, introducir los registros o modificar el documento principal.

 

 

 

 

  

5.     Pulse sobre el botón

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Este  es el cuadro de la ficha de datos. Este cuadro lo utilizaremos para la gestión de los registros. Mediante sus opciones podemos agregar, eliminar, restaurar o buscar registros dentro de la base de datos, así como desplazarnos por ellos mediante la opción Registro. 

 

Seguidamente vamos a añadir los registros al fichero, la forma de realizarlo es teclear los textos de cada campo y luego pulsar sobre el botón Agregar nuevo. Teclee los siguientes registros:

 

Nombre	Título	Páginas	Tomos
Francisco Jiménez	Mundo Animal	276	15
Lourdes Cabanillas	Mundo Submarino	400	12
Jordi Campuzano	Mundo del Arte	296	10
Juan Jiménez	Mundo Animal	276	15
Alberto Bernaus	Mundo del Arte	296	10
Angel Díez	Mundo Submarino	400	12
Miguel Pérez	Mundo Animal	276	15

Una vez copiado los registros de la base de datos,  pulse sobre el botón Aceptar.

Ahora Word nos sitúa en la carta que teníamos en pantalla, observe que disponemos de una nueva barra de botones, ésta se denomina Barra de combinar correspondencia.

 

 

El siguiente paso será insertar los campos de la base de datos dentro del documento. Realice los siguientes pasos:

1.       Sitúe el cursor después de los dos puntos de Sr:.

2.     Pulse sobre el botón

         A continuación aparecerá este cuadro con los campos de la base de datos.

 

 

3.     Pulse sobre el campo Nombre.

Ahora en pantalla se colocará el campo Nombre de esta forma: <<Nombre>>. Este es el aspecto de un campo de combinación.

4.     Seleccione las palabras Mundo Animal situadas al final del primer párrafo.

5.     Inserte el campo Título.

6.     Borre la frase “de todas las especies del reino animal” y teclee en su lugar “, “.

7.     Seleccione ahora el número 15 e inserte el campo Tomos.

8.     Por último seleccione el número 275 e inserte el campo Páginas.

Con estos pasos ya hemos insertado los campos de combinación, ahora sólo nos queda realizar la combinación, pero antes grabe el documento.

1.       Para realizar la combinación en nuevo documento pulse sobre el botón

Este es el aspecto del cuadro de diálogo Combinar. Mediante las opciones de este cuadro podemos combinar en impresora, en un documento nuevo o en el correo electrónico. También permite combinar todos los registros, o solamente algunos mediante las opciones Desde – Hasta.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.     Deje todas las opciones tal y como están, pulse sobre el botón

 

Transcurridos unos segundos, en pantalla aparecerá la primera carta con los datos del primer registro de la base de datos.

Para ver las demás cartas, sólo ha de ir pulsando el botón de página siguiente. Observe que allí donde hemos colocado los campos, ahora aparecen los valores de éstos.

 

 

 

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