COMENZANDO CON EXCEL XP
INTRODUCCIÓN
Excel XP es un potente programa destinado
a facilitar sus tareas. Algunas de las
funcionalidades que puede obtener son:
-
Automatizar sus cálculos
matemáticos (facturas, ventas, nóminas).
-
Crear bases de datos.
-
Crear gráficos para la
presentación de sus informes.
-
Realizar una serie de
acciones sucesivas con las macros.
COMENZANDO CON EXCEL 2000
Para comenzar a trabajar con Excel XP
podemos ejecutar el programa desde Windows XP, haciendo ‘clic’ con el ratón en el botón de Inicio,
dentro de Programas
encontraremos el icono de Excel XP. Para lanzar el programa pulsaremos sobre él.
También podemos ejecutarlo desde
la barra de acceso directo de Office XP, o bien desde el menú Ejecutar. Todos los modos de
arranque usuales de Windows XP están disponibles.
El icono de arranque de Excel XP es 
,
y el icono asociado a cualquier hoja de cálculo creada con Excel XP es: 
Si hacemos doble ‘clic’ sobre un
archivo de Excel
XP
se ejecutará el programa, abriendo el archivo en cuestión.
Una vez hecho esto el aspecto de
la pantalla sería como el que aparece en la figura.
Los siguientes elementos son
reconocibles en la ventana de Excel XP:
1.
Barra de menús: Aquí se encuentran los
comandos de Excel
XP.
2.
Barras de herramientas: Aquí se encuentran
las utilidades más usadas de Excel XP.
3.
Barra de fórmulas: Aquí se encuentra la
celda (casilla) en la que nos encontramos actualmente.
4.
La hoja de cálculo propiamente
dicha:
5.
La
barra
de estado:
Indica el estado actual de la hoja de cálculo:
Para salir de Excel
hacer ‘clic’ con el ratón sobre el botón X, o bien la combinación de teclas ALT+F4,
o bien pulse en Archivo y Salir.
Pruebe a abrir y cerrar varias
veces el programa como le hemos indicado. Tenga en cuenta que si escribe algo
aparecerá un mensaje como este:
Haga clic en No
y así saldrá del programa sin guardar los cambios.
LIBROS, HOJAS Y CELDAS
Cómo Organizar la Información
La información que se recoge en
una hoja de cálculo se coloca en celdas. Una celda es cada una de las casillas que
encontramos en la hoja de cálculo. Ver figura.
En una
celda podemos poner datos numéricos, fechas, texto o fórmulas matemáticas.
Las celdas se colocan formando
filas y columnas adoptando el aspecto de cuadrícula que ya hemos visto, que es
lo que tradicionalmente se llama hoja de cálculo.
La
posición de una celda viene dada por su columna y su fila, en el ejemplo se
marca la celda C3.
Donde hemos escrito el texto C3 para identificarla.
Las hojas
de cálculo se agrupan en una entidad que conocemos como Libro de trabajo.
Así
podemos reunir en un sólo documento varias hojas de cálculo relacionadas.
Cada hoja
dentro de un libro se referencia por su nombre (por defecto Hoja #,
donde #
es un número de orden). Ver figura.
CELDAS Y REFERENCIAS A CELDAS
Como
hemos visto podemos poner los datos en las celdas, los cuales quedan referidos
a la fila y la columna en la que están. Esto lo podemos usar después para
utilizar los datos en otras celdas. Por ejemplo, para hacer operaciones con
ellos.
Hagamos
un ejemplo, rellenando la celda A2 con 500, y la celda B1 con 100, escribiendo el número y luego
pulsando Intro
(si nos equivocamos podemos borrar con Suprimir):
Para
hacer una operación, por ejemplo sumar las dos cantidades que tenemos, en la
celda C4,
introducimos en la casilla C4:
=A2+B1
Obtenemos
el resultado: (ya nos referiremos a las funciones más adelante).
El
ejemplo que hemos visto se ha realizado dentro de la misma hoja de cálculo,
pero puede hacerse referencia a una celda en concreto de otra hoja determinada
poniendo por ejemplo lo siguiente:
Hoja1!C4
En
vez de simplemente C4. La sintaxis es Nombre Hoja!Ref.Celda. Ahora por ejemplo copiemos
el contenido de la celda C4 de la hoja 1 en la casilla B2 de
la hoja 2,
multiplicándolo por 2. Para lo cual hacemos ‘clic’ en la pestaña con
nombre Hoja2,
nos situamos con el ratón en la celda B2, hacemos ‘clic’, y escribimos teniendo en
cuenta que hay que poner el símbolo =.
Para
escribir en las celdas lo podemos hacer como hemos indicado, sin embargo cuando
se trata de modificar algo escrito, entonces situarnos sobre la celda,
escribirlo de nuevo y pulsar Intro es pesado.
Si nos
fijamos en la barra de fórmulas, vemos que a la izquierda aparece la celda en
que estamos situados y a la derecha el contenido de la misma. Pulsando F2 el
cursor se sitúa en la zona de edición y el aspecto del cuadro de referencia y
edición de celda cambia.
Supongamos
que queremos en la Hoja 2 anterior cambiar en la celda B2,
donde pone la referencia de celda C4 poner B1. Nos situamos en la Hoja 2, nos vamos a la celda B2,
pulsamos F2,
y tendremos:
Ahora
podremos movernos con los cursores, borrar, o corregir lo que queramos, en
nuestro caso haciendo la modificación correspondiente:
Además en
el cuadro de referencia y edición de celda tenemos dos botones que tienen la
siguiente utilidad:
Para cancelar los cambios.
Para aceptar los cambios.
DESPLAZÁNDONOS POR UN LIBRO DE TRABAJO Y UNA HOJA
DE CALCULO
Primero
debemos seleccionar en qué hoja del libro vamos a trabajar, para lo cual
usaremos la barra que aparece en la parte inferior de la hoja. Si queremos una
hoja en concreto haremos ‘clic ’ en la que deseemos. Después si queremos
cambiar podemos repetir el proceso o bien usar los botones:
Para ir a la primera hoja
Para ir a la hoja anterior
Para ir a la hoja siguiente
Para ir a la última hoja
Una vez
seleccionada la hoja, para desplazarnos por la misma podemos usar las barras de
desplazamiento para mover
la ventana que podemos ver.
Para
desplazarnos horizontalmente pulsamos el botón izquierdo o el derecho, según
deseemos, con el ratón o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el
botón izquierdo del ratón, arrastramos a derecha o izquierda.
Para
desplazarnos verticalmente pulsamos con el botón arriba o abajo, según deseemos
con el ratón, o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el botón
izquierdo del ratón, arrastramos arriba o abajo.
Para
desplazarnos por las celdas podemos usar el ratón o bien las siguientes
combinaciones de teclas:
-
Cursores:
para desplazarse a las celdas contiguas.
-
Inicio:
Nos lleva al principio de la fila en la que estamos.
-
Control + Inicio:
Nos lleva al principio de la hoja.
-
Control +
Fin: Nos lleva al final de la hoja.
-
Av. Pág.:
Nos lleva una pantalla hacia abajo.
-
Re. Pág.:
Nos lleva una pantalla hacia arriba.
Hay un
método para ir más rápido a una celda determinada, seleccionando dentro del
menú Edición la opción Ir a
(o pulsando F5,
o bien CTRL
+ I):
En
referencia pondremos la celda a la que queremos ir. Podemos además utilizar
referencias completas tal como se vio en la referencia de celdas.
EJERCICIOS
A continuación
vamos a proponerle un ejercicio con una hoja de cálculo para realizar algunas
de las cosas vistas.
Realice
lo siguiente:
1.
Arranque Excel XP.
2.
Teclee la siguiente tabla:
3.
En la Hoja1 muévase con los cursores por
las celdas
4.
Muévase con las barras de desplazamiento
por el documento.
5.
Cambie a la Hoja 3, y en
la celda A1
ponga la suma de las celdas B4 y C4 de la hoja 1.
6.
Pruebe a modificar el
contenido de esta celda editándolo y escribiendo sobre ella.
7.
Vaya a la Hoja1 y
vaya a la celda en que pone Almería (sin usar los cursores para moverse en la
hoja).
Consultas,
ejercicios y ejemplos de Office 2000 - 2003
Curso
de Office 2000 - 2002 - XP - 2003