ESCRIBIR Y REVISAR AUTOCORRECCIÓN

INSERCIÓN DE TEXTO

La forma de trabajar con texto en PowerPoint XP es prácticamente idéntica a la de cualquier editor de textos.

Podremos por ejemplo utilizar el botón "Cuadro de Texto": de la barra de herramientas "Dibujo" cuando deseemos introducir un texto que no sea ni el título ni el texto principal de la diapositiva. Por ejemplo, si deseamos ponerle un pie de texto a un gráfico.

Para realizar esta operación, deberemos primero hacer click sobre el botón "Cuadro de texto". Seguidamente haremos click en la diapositiva y escribiremos el texto deseado.

 

SELECCIÓN DE TEXTO

Si queremos seleccionar varias palabras consecutivas de una diapositiva basta con colocar el cursor en cualquier posición de la primera palabra y arrastrarlo hasta cualquier letra de la última palabra.

Si por el contrario, deseamos seleccionar sólo una palabra, basta con hacer un doble click sobre ella.

Para seleccionar parte de una palabra, sólo tendremos que arrastrar el puntero del ratón por las letras de la palabra que queremos seleccionar. También podemos seleccionar texto carácter por carácter pulsando Shift y las teclas de cursor en la dirección deseada.

MOVER Y COPIAR TEXTO

Si deseamos mover un párrafo a otro lugar de la diapositiva, lo primero que deberemos hacer es seleccionarlo. A continuación arrastraremos el texto hasta el lugar adecuado. Si lo que deseamos es copiar texto en lugar de moverlo, realizaremos la misma operación, pero esta vez manteniendo pulsada la tecla CTRL, mientras arrastramos el texto hasta el lugar de destino.

 

ELIMINAR TEXTO

Si lo que deseamos es eliminar un determinado carácter, bastará con situar el cursor después del mismo y pulsar la tecla "Retroceso" del teclado.

Pero si queremos eliminar un bloque de texto, primero debemos seleccionarlo y, a continuación, pulsaremos la tecla "Suprimir" del teclado.

 

CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

Una presentación podría llegar a ser desastrosa si, delante de una gran afluencia de gente, alguien descubriera una falta de ortografía. PowerPoint XP ha tenido en cuenta estos detalles y dispone así de un correcto ortográfico análogo al que se utiliza en Word.

Para verificar la ortografía de una presentación, tan sólo deberemos hacer un click sobre el botón de corrección ortográfica:

Si se detecta algún fallo, aparecerá un cuadro de diálogo que nos ayudará a corregirlo de la misma forma que lo hacia Word:

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuando la corrección ortográfica haya finalizado, aparecerá un mensaje notificándolo. Haremos click en "Aceptar" para salir de la corrección ortográfica:

 

 

 

 

 

 

 

AUTOCORRECCIÓN

DETERMINAR LAS OPCIONES DE AUTOCORRECCIÓN

La autocorrección nos permite corregir de forma automática aquellos errores más usuales. Para que estos errores puedan ser detectados por PowerPoint XP, deberemos desplegar el menú Herramientas y seleccionar el comando "Opciones de autocorrección". Podemos determinar distintas opciones como por ejemplo poner una letra mayúscula al inicio de la oración o impedir que existan dos mayúsculas seguidas:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LISTA DE AUTOCORRECCIÓN

Dentro de la ventana de autocorrección, introduciremos en la opción "Reemplazar", el texto que solemos poner de forma errónea por ejemplo "de las". En la caja "Con" escribiremos el texto por el que queremos que PowerPoint XP sustituya la palabra y, finalmente pulsaremos sobre el botón "Agregar".

De ese modo añadimos a la lista de Autocorrección una determinada expresión. Así, si nos equivocamos durante el trabajo, PowerPoint XP corregirá de forma automática el error.

 

FORMATOS EL CORRECTOR DE ESTILO

EL FORMATO DE CARÁCTER

El texto de nuestras presentaciones puede tener apariencias muy distintas. Para conseguir darle un formato concreto a dicho texto deberemos encontrarnos en el modo de presentación "Ver Esquema" o en el modo "Ver diapositiva".

Imaginemos que estamos interesados en cambiar el formato de una parte del texto de una diapositiva. Lo primero que debemos hacer para conseguirlo es seleccionar dicho texto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hecho esto, desplegaremos el menú Formato y seleccionaremos la opción "Fuentes". De esta forma conseguiremos desplegar un cuadro de diálogo, desde el que podremos variar el tipo de fuente, el estilo y su tamaño:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Además, podremos conseguir distintos efectos como el Subrayado, Sombreado, Relieve, etc. También podremos modificar el color del texto seleccionado. Una vez seleccionadas las opciones del cuadro de diálogo, deberemos pulsar el botón "Aceptar" para que se ejecuten las acciones.

 

EL FORMATO DE PÁRRAFO

PowerPoint XP también nos permitirá cambiar determinadas características que afectan a párrafos completos. Por ejemplo, si queremos variar la alineación de un párrafo, bastará con seleccionarlo, haciendo un triple click sobre él. Luego desplegaremos el menú Formato y seleccionamos la opción "Alineación". Por último, elegiremos el tipo de alineación deseada.

Una forma más sencilla de cambiar la alineación de los párrafos, es utilizar los botones de alineación que se encuentran en la barra de herramientas:

 

También podremos modificar el interlineado de un párrafo. Para ello, desplegaremos el menú Formato y seleccionaremos el comando "Interlineado". Se abrirá entonces un cuadro de diálogo que nos permitirá variar la separación entre las líneas del párrafo o entre los párrafos anteriores y/o posterior al seleccionado:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Por otro lado, debemos recordar que antes de aceptar las opciones seleccionadas, siempre puede hacer click sobre el botón "Vista Preliminar" del cuadro de diálogo anterior, para ver cómo van quedando las modificaciones que está aplicando al párrafo.

Cuando estemos conformes, pulsaremos el botón "Aceptar" para que se ejecuten los cambios..

 

EL CORRECTOR DE ESTILOS

Para acceder al corrector de Estilos, deberemos desplegar el menú Herramientas y seleccionar la opción "Opciones" y hacemos clic sobre la pestaña "Ortografía y estilo":

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Si pulsamos sobre el botón "Opciones de estilos…" podremos especificar algunas características sobre puntuación o claridad visual, como por ejemplo el tamaño mínimo del texto del título:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Una vez definidas las opciones, pulsaremos sobre el botón "Aceptar" y al regresar a la pantalla "Corrector de estilos", pulsaremos sobre el botón "Aceptar".

PowerPoint XP intentará averiguar si hay incoherencias entre lo que tenemos en la diapositiva y las especificaciones que le hemos dado para el estilo.

 

 

 

NOTAS Y DOCUMENTOS PARA EL ORADOR

CREAR PÁGINAS DE NOTAS

En PowerPoint XP, podemos crear no sólo diapositivas propiamente dichas, sino un completo conjunto de documentos que facilitarán nuestra labor a la hora de enfrentarnos con la presentación que vamos a realizar. Podemos crear las denominadas "Páginas de notas".

Una página de notas es un documento que puede generar en PowerPoint XP, de manera que en la parte superior aparezca una imagen correspondiente a una diapositiva y en la parte inferior figure un texto que haga referencia a la misma.

Para acceder a la presentación de Páginas de notas, debemos pulsar al siguiente cuadro:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De esta forma conseguimos que se muestre en pantalla una representación de una hoja dividida en dos partes: en la superior, aparece el dibujo correspondiente a la diapositiva en la que estamos trabajando en este momento cuando seleccionamos Ver Página de notas del menú Ver.:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En la inferior, se dispone el área reservada para la inclusión de notas. Basta con hacer click sobre esa zona para comenzar a escribir nuestras anotaciones.

 

 

 

PRESENTAR LA INFORMACIÓN EN OTRO TAMAÑO

Cuando nos dispongamos a escribir nuestras notas, muy probablemente no veremos lo que estamos escribiendo. La forma más cómoda de solventar el problema es hacer uso del zoom.

Para ello, haremos click en la lista de valores denominada "Zoom":

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Y elegiremos el valor que nos interese, o bien escribimos directamente el número deseado. De ese modo, podremos continuar escribiendo nuestras notas de una manera más cómoda ya que entonces sí visualizaremos lo que estemos escribiendo.

 

NOTAS Y RECORDATORIOS DE REUNIONES

CREAR COMENTARIOS

Se pueden añadir comentarios a las diapositivas que no son más que unas notas que aparecen al lado de una diapositiva y que le permiten introducir apuntes sobre la presentación o su contenido.

Para añadir un comentario, primero debemos desplegar el menú Insertar y, a continuación seleccionaremos la opción "Comentario":

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El comentario aparecerá como una pequeña nota adhesiva de color amarillo, aunque por supuesto podemos cambiar el formato del mismo:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dentro del comentario podemos escribir cualquier nota que sea necesaria para la diapositiva.

Podemos ocultar y visualizar los comentarios desplegando el menú Ver y, dentro de él, seleccionando la opción "Marcas":

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

NOTAS DE LA REUNIÓN

Cuando queramos ejecutar una presentación, pulsaremos el botón "Presentación con Diapositivas": para que comience la presentación de las diapositivas que hemos confeccionado hasta ese momento.

Si hacemos click con el botón derecho del ratón sobre la presentación aparecerá un menú contextual desde donde podremos seleccionar la opción "Notas de la reunión":

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La ventana que aparece nos permite realizar dos acciones. La primera, consistiría en introducir el acta de la reunión:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En esta misma ventana, también disponemos de una ficha denominada "Elementos de acción". Si pulsamos sobre ella podremos introducir notas individuales:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Por ejemplo, si introducimos en el campo Descripción "Comprar Material" y en el campo asignado introducimos "Pedro", y a continuación pulsamos el botón "Agregar", la tarea quedará agregada al acta. De esta manera podemos ir apuntando las decisiones y las competencias que deben tomar cada uno de los asistentes a la reunión.

Es importante saber que todos los elementos de acción que agreguemos, quedarán introducidos en una nueva diapositiva que creará PowerPoint XP y que será visualizada al final de la presentación. De esa forma, podremos visualizar todo lo que se ha comentado durante la presentación:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ENVIAR EL ACTA DE LA REUNIÓN A WORD PARA IMPRIMIRLA

Una vez que hayamos acabado con una presentación en la que se hayan tomado apuntes en el acta de la reunión, estos apuntes podrán exportarse a Microsoft Word XP para imprimirlos o modificarlos, o a Outlook XP, para una mejor organización de nuestro trabajo.

Despleguemos el menú Herramientas y dentro del mismo, seleccionemos la opción "Notas de la reunión". En el cuadro que se abre a continuación, en la parte inferior derecha; deberemos pulsar sobre un botón denominado "Exportar Notas de la reunión":

 

 

 

 

 

 

 

 

En esta ventana optaremos por seleccionar una de las dos casillas de verificación, según deseemos exportar las notas a Outlook XP o a Word XP, respectivamente. A continuación, pulsaremos el botón "Exportar Ahora" que llamará a Word XP (o a Outlook XP, o a ambos) y le traspasará la información contenida dentro de las Notas de la Reunión. Una vez en    Word XP (o en Outlook XP), ya podremos imprimir, guardar o realizar cualquier otra tarea como si fuera un documento normal.

 

 

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