ESCRIBIR Y REVISAR AUTOCORRECCIÓN
INSERCIÓN DE TEXTO
La forma de trabajar con texto en PowerPoint XP
es prácticamente idéntica a la de cualquier editor de textos.
Podremos por ejemplo utilizar el botón "Cuadro de Texto":
de la barra de herramientas "Dibujo" cuando deseemos introducir un texto
que no sea ni el título ni el texto principal de la diapositiva. Por ejemplo,
si deseamos ponerle un pie de texto a un gráfico.
Para realizar esta operación, deberemos primero
hacer click sobre el botón "Cuadro de texto". Seguidamente
haremos click en la diapositiva y escribiremos
el texto deseado.
SELECCIÓN DE TEXTO
Si queremos seleccionar varias palabras consecutivas
de una diapositiva basta con colocar el cursor en cualquier posición de la
primera palabra y arrastrarlo hasta cualquier letra de la última palabra.
Si por el contrario, deseamos seleccionar sólo una
palabra, basta con hacer un doble click sobre ella.
Para seleccionar parte de una palabra, sólo
tendremos que arrastrar el puntero del ratón por las letras de la palabra que
queremos seleccionar. También podemos seleccionar texto carácter por carácter
pulsando Shift y las teclas de cursor en la dirección deseada.
MOVER Y COPIAR TEXTO
Si deseamos mover un párrafo a otro lugar de la
diapositiva, lo primero que deberemos hacer es seleccionarlo. A continuación
arrastraremos el texto hasta el lugar adecuado. Si lo que deseamos es copiar
texto en lugar de moverlo, realizaremos la misma operación, pero esta vez
manteniendo pulsada la tecla CTRL, mientras arrastramos el texto hasta el
lugar de destino.
ELIMINAR TEXTO
Si lo que deseamos es eliminar un determinado
carácter, bastará con situar el cursor después del mismo y pulsar la tecla
"Retroceso"
del teclado.
Pero si queremos eliminar un bloque de texto,
primero debemos seleccionarlo y, a continuación, pulsaremos la tecla "Suprimir"
del teclado.
CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
Una presentación podría llegar a ser desastrosa si,
delante de una gran afluencia de gente, alguien descubriera una falta de ortografía.
PowerPoint XP
ha tenido en cuenta estos detalles y dispone así de un correcto ortográfico
análogo al que se utiliza en Word.
Para verificar la ortografía de una presentación,
tan sólo deberemos hacer un click sobre el botón de corrección
ortográfica:
Si se detecta algún fallo, aparecerá un cuadro de
diálogo que nos ayudará a corregirlo de la misma forma que lo hacia Word:
Cuando la corrección ortográfica haya finalizado,
aparecerá un mensaje notificándolo. Haremos click en
"Aceptar"
para salir de la corrección ortográfica:
AUTOCORRECCIÓN
DETERMINAR LAS OPCIONES
DE AUTOCORRECCIÓN
La autocorrección nos
permite corregir de forma automática aquellos errores más usuales. Para que
estos errores puedan ser detectados por PowerPoint XP, deberemos desplegar el menú Herramientas
y seleccionar el comando "Opciones de autocorrección".
Podemos determinar distintas opciones como por ejemplo poner una letra mayúscula
al inicio de la oración o impedir que existan dos mayúsculas seguidas:
LISTA DE AUTOCORRECCIÓN
Dentro de la ventana de autocorrección,
introduciremos en la opción "Reemplazar", el texto que solemos poner de
forma errónea por ejemplo "de las". En la caja "Con"
escribiremos el texto por el que queremos que PowerPoint XP sustituya la palabra y,
finalmente pulsaremos sobre el botón "Agregar".
De ese modo añadimos a la lista de Autocorrección
una determinada expresión. Así, si nos equivocamos durante el trabajo, PowerPoint XP
corregirá de forma automática el error.
FORMATOS EL CORRECTOR DE
ESTILO
EL FORMATO DE CARÁCTER
El texto de nuestras presentaciones puede tener
apariencias muy distintas. Para conseguir darle un formato concreto a dicho
texto deberemos encontrarnos en el modo de presentación "Ver Esquema"
o en el modo "Ver diapositiva".
Imaginemos que estamos interesados en cambiar el
formato de una parte del texto de una diapositiva. Lo primero que debemos hacer
para conseguirlo es seleccionar dicho texto.
Hecho esto, desplegaremos el menú Formato
y seleccionaremos la opción "Fuentes". De esta forma conseguiremos
desplegar un cuadro de diálogo, desde el que podremos variar el tipo de fuente,
el estilo y su tamaño:
Además, podremos conseguir distintos efectos como el
Subrayado, Sombreado, Relieve, etc. También podremos modificar el color del
texto seleccionado. Una vez seleccionadas las opciones del cuadro de diálogo,
deberemos pulsar el botón "Aceptar" para que se ejecuten las acciones.
EL FORMATO DE PÁRRAFO
PowerPoint
XP también nos permitirá
cambiar determinadas características que afectan a párrafos completos. Por
ejemplo, si queremos variar la alineación de un párrafo, bastará con
seleccionarlo, haciendo un triple click sobre él.
Luego desplegaremos el menú Formato y seleccionamos la opción "Alineación".
Por último, elegiremos el tipo de alineación deseada.
Una forma más sencilla de cambiar la alineación de
los párrafos, es utilizar los botones de alineación que se encuentran en la
barra de herramientas:
También podremos modificar el interlineado de un
párrafo. Para ello, desplegaremos el menú Formato y seleccionaremos el comando "Interlineado".
Se abrirá entonces un cuadro de diálogo que nos permitirá variar la separación
entre las líneas del párrafo o entre los párrafos anteriores
y/o posterior al seleccionado:
Por otro lado, debemos recordar que antes de aceptar
las opciones seleccionadas, siempre puede hacer click
sobre el botón "Vista Preliminar" del cuadro de diálogo
anterior, para ver cómo van quedando las modificaciones que está aplicando al
párrafo.
Cuando estemos conformes, pulsaremos el botón "Aceptar"
para que se ejecuten los cambios..
EL CORRECTOR DE ESTILOS
Para acceder al corrector de Estilos, deberemos
desplegar el menú Herramientas y seleccionar la opción "Opciones"
y hacemos clic sobre la pestaña "Ortografía y estilo":
Si pulsamos sobre el botón "Opciones de
estilos…" podremos especificar algunas características sobre
puntuación o claridad visual, como por ejemplo el tamaño mínimo del texto del
título:
Una vez definidas las opciones, pulsaremos sobre el
botón "Aceptar"
y al regresar a la pantalla "Corrector de estilos", pulsaremos sobre el
botón "Aceptar".
PowerPoint XP intentará averiguar si hay incoherencias entre
lo que tenemos en la diapositiva y las especificaciones que le hemos dado para
el estilo.
NOTAS Y DOCUMENTOS PARA
EL ORADOR
CREAR PÁGINAS DE NOTAS
En PowerPoint XP, podemos crear no sólo diapositivas
propiamente dichas, sino un completo conjunto de documentos que facilitarán
nuestra labor a la hora de enfrentarnos con la presentación que vamos a
realizar. Podemos crear las denominadas "Páginas de notas".
Una página de notas es un documento que puede
generar en PowerPoint
XP,
de manera que en la parte superior aparezca una imagen correspondiente a una
diapositiva y en la parte inferior figure un texto que haga referencia a la
misma.
Para acceder a la presentación de Páginas de notas,
debemos pulsar al siguiente cuadro:
De esta forma conseguimos que se muestre en pantalla
una representación de una hoja dividida en dos partes: en la superior, aparece
el dibujo correspondiente a la diapositiva en la que estamos trabajando en este
momento cuando seleccionamos Ver Página de notas del menú Ver.:
En la inferior, se dispone el área reservada para la
inclusión de notas. Basta con hacer click sobre esa
zona para comenzar a escribir nuestras anotaciones.
PRESENTAR LA INFORMACIÓN
EN OTRO TAMAÑO
Cuando nos dispongamos a escribir nuestras notas,
muy probablemente no veremos lo que estamos escribiendo. La forma más cómoda de
solventar el problema es hacer uso del zoom.
Para ello, haremos click
en la lista de valores denominada "Zoom":
Y elegiremos el valor que nos interese, o bien
escribimos directamente el número deseado. De ese modo, podremos continuar
escribiendo nuestras notas de una manera más cómoda ya que entonces sí
visualizaremos lo que estemos escribiendo.
NOTAS Y RECORDATORIOS DE
REUNIONES
CREAR COMENTARIOS
Se pueden añadir comentarios a las diapositivas que
no son más que unas notas que aparecen al lado de una diapositiva y que le
permiten introducir apuntes sobre la presentación o su contenido.
Para añadir un comentario, primero debemos desplegar
el menú Insertar
y, a continuación seleccionaremos la opción "Comentario":
El comentario aparecerá como una pequeña nota
adhesiva de color amarillo, aunque por supuesto podemos cambiar el formato del
mismo:
Dentro del comentario podemos escribir cualquier
nota que sea necesaria para la diapositiva.
Podemos ocultar y visualizar los comentarios
desplegando el menú Ver y, dentro de él, seleccionando la opción
"Marcas":
NOTAS DE LA REUNIÓN
Cuando queramos ejecutar una presentación,
pulsaremos el botón "Presentación con Diapositivas":
para que comience la presentación de las diapositivas que hemos confeccionado hasta
ese momento.
Si hacemos click con el
botón derecho del ratón sobre la presentación aparecerá un menú contextual
desde donde podremos seleccionar la opción "Notas de la reunión":
La ventana que aparece nos permite realizar dos
acciones. La primera, consistiría en introducir el acta de la reunión:
En esta misma ventana, también disponemos de una
ficha denominada "Elementos de acción". Si pulsamos sobre ella podremos
introducir notas individuales:
Por ejemplo, si introducimos en el campo Descripción
"Comprar
Material"
y en el campo asignado introducimos "Pedro", y a continuación pulsamos el botón
"Agregar",
la tarea quedará agregada al acta. De esta manera podemos ir apuntando las
decisiones y las competencias que deben tomar cada uno de los asistentes a la
reunión.
Es importante saber que todos los elementos de
acción que agreguemos, quedarán introducidos en una nueva diapositiva que
creará PowerPoint
XP y que será visualizada al final de la presentación. De esa forma,
podremos visualizar todo lo que se ha comentado durante la presentación:
ENVIAR EL ACTA DE LA REUNIÓN A WORD PARA IMPRIMIRLA
Una vez que hayamos acabado con una presentación en
la que se hayan tomado apuntes en el acta de la reunión, estos apuntes podrán
exportarse a Microsoft
Word XP
para imprimirlos o modificarlos, o a Outlook XP, para una mejor organización de
nuestro trabajo.
Despleguemos el menú Herramientas y dentro del mismo,
seleccionemos la opción "Notas de la reunión". En el cuadro que se abre a
continuación, en la parte inferior derecha; deberemos pulsar sobre un botón
denominado "Exportar Notas de la reunión":
En esta ventana optaremos por seleccionar una de las
dos casillas de verificación, según deseemos exportar las notas a Outlook XP
o a Word XP,
respectivamente. A continuación, pulsaremos el botón "Exportar Ahora" que llamará a Word XP
(o a Outlook XP,
o a ambos) y le traspasará la información contenida dentro de las Notas de la
Reunión. Una vez en Word XP
(o en Outlook
XP), ya podremos imprimir, guardar o realizar cualquier otra tarea
como si fuera un documento normal.
Consultas,
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