OTRAS UTILIDADES DE EXCEL

Recogemos en este ejercicio otras herramientas que podemos  utilizar en Excel y que se utilizan normalmente en el trabajo.

 

CORRECCIÓN DE ORTOGRAFÍA

Podemos corregir errores ortográficos con Excel, ya que cuando seleccionemos esta opción buscará en su diccionario las palabras y nos dará una lista de posibles opciones de las que no encuentra y estén probablemente erróneas. Para arrancar la corrección de ortografía elegimos Ortografía ... del menú Herramientas, o bien pulsando F7, o bien haciendo “clic” en el botón .

 

CORRECCIÓN AUTOMÁTICA

Disponemos en Excel de la posibilidad de que cambie automáticamente algunas cosas o palabras en que es frecuente equivocarse al escribir. Se selecciona eligiendo la opción Autocorrección del menú Herramientas, y tenemos:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Podemos aquí señalar para corregir dos mayúsculas seguidas, poner en mayúsculas los nombres de los días, usar la tabla de reemplazamientos habituales que tenemos abajo. Siempre podemos escribiendo algo erróneo y el correspondiente corregido.

 

PROTEGER LOS DATOS

Como ya dijimos podemos proteger los datos de las hojas de cálculo o del libro en que estamos trabajando. Se protegen al elegir la opción todas las celdas que estaban marcadas para protegerlas en la hoja o libro.

Elegimos entonces la opción Proteger del menú Herramientas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En Proteger hoja podemos fijar la contraseña y proteger el Contenido, los Objetos o Escenarios, pudiendo elegir los que queramos de estos.

También de igual modo podemos proteger todo el libro (en la opción proteger libro), pudiendo proteger la Estructura o bien las Ventanas (no se puede modificar la visualización de ventanas).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AUTOCÁLCULO

En la barra de estado tenemos una posibilidad adicional de ver el autocálculo de un rango que tengamos seleccionado. Automáticamente Excel nos muestra el resultado de aplicar la función de cálculo (la suma por defecto) al rango seleccionado. Por ejemplo:

 

Se puede cambiar la función que ejecuta el autocálculo llevando el ratón encima de la zona de autocálculo y pulsando el botón derecho del ratón, seleccionando la que deseemos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IMPRESIÓN DE DATOS

Los datos y cálculos que obtenemos en la hoja electrónica podemos obtenerlos impresos. Para ello seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, o bien pulsamos Control + P, o bien pulsamos  .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aquí podemos seleccionar la impresora donde se imprimirá, lo que queremos imprimir (todo, una selección, o las hojas seleccionadas), qué páginas se imprimirán de la hoja u hojas seleccionadas y cuántas copias queremos.

También podemos imprimir con las opciones de defecto, pulsando .

Podemos también sacar una imagen de cómo se imprimirá lo que hemos seleccionado en Vista preliminar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aquí tenemos disponibles las opciones:

-         Siguiente, muestra la siguiente página que se va a imprimir (salvo que estemos en la última). Si ha seleccionado varias hojas de cálculo y hace clic en Siguiente mientras se muestra la última página de una hoja seleccionada, Excel mostrará la primera página de la próxima hoja seleccionada.

-         Anterior: Muestra la página anterior (salvo que estemos en la primera). Si ha seleccionado varias hojas y hace clic en Anterior mientras se muestra la primera página de una hoja seleccionada, Excel mostrará la última página de la hoja seleccionada anteriormente.

-         Zoom, Cambia entre una vista de página completa y una vista aumentada. Esta función no afecta al tamaño de la impresión. También puede hacer clic en cualquier área de la hoja de cálculo para pasar de una vista a otra. Dependiendo de la resolución del monitor, es posible que no pueda ver ciertos elementos gráficos como, por ejemplo, los bordes más finos, en vista de página completa.

-         Imprimir, permite establecer las opciones de impresión e imprimir la hoja de cálculo seleccionada. 

-         Configurar, permite establecer las opciones que controlan la apariencia de las hojas impresas. 

-         Márgenes, muestra u oculta los controladores de margen, que puede arrastrar para ajustar los márgenes de página, los márgenes de encabezados y de pies de página, así como el ancho de las columnas.

-         Saltos de página, cambia a una vista preliminar de los saltos de página, en la que puede ajustar los saltos de página de la hoja de cálculo activa. También puede cambiar el tamaño del área de impresión y modificar la hoja de cálculo. El nombre del botón pasará de ser Saltos de página a ser Vista normal si estuviera en vista previa de salto de página cuando hizo clic en Vista preliminar.

-         Cerrar, cierra la ventana de vista preliminar y vuelve a la vista anterior de la hoja de cálculo activa.

-         Ayuda, nos enseña la ayuda asociada a este cuadro.

 

ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS

El administrador de escenarios es una utilidad que nos permite asignar valores cambiantes en una serie de celdas, de manera que podamos hacer suposiciones del tipo “qué pasaría si cambiamos”. Esto puede ser útil para, por ejemplo, presupuestos, beneficios en la venta de un producto y cualquier otro supuesto en el que los datos iniciales son una suposición o previsión y el resultado (beneficio) depende de los datos reales.

Podemos entonces tener unas celdas que serán cambiantes (hasta 32 series) y unos resultados que dependerán de ellos. También se les puede dar nombre, guardarlos y ver los distintos escenarios.

Veámoslo con un ejemplo. Suponemos que tenemos un producto (zapatillas deportivas) que tiene una serie de gastos fijos en la fábrica, una serie de gastos variables y un precio de venta para cada unidad y, por supuesto, un resultado (positivo o negativo).

 

 

 

 

 

 

 

 

Seleccionamos Escenarios en el menú de Herramientas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Escogiendo Agregar… podemos crear el escenario. En nuestro caso las celdas cambiantes serán: B4:B6;C4:E4. Rellenamos el cuadro de diálogo con esos datos y le damos el nombre CASO INICIAL.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EJERCICIOS

 

 

 

 

Realice lo siguiente:

1.       Llene varias celdas con texto con errores y ejecute la corrección de ortografía.

2.     Abra una hoja de cálculo y proteja la hoja con una contraseña, intentando después modificar los datos.

3.     Cambie la fórmula de autocálculo a Promedio.

4.     Crea un escenario con datos inventados.

5.     Imprímalo.

 

 

 

 

 

 

 

 

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