Cómo dirigir eficazmente

Objetivo: Al finalizar el curso el capacitando describirá los conceptos fundamentales de la dirección.

Índice

La gestión eficaz es la clave del establecimiento y del crecimiento de la empresa. La clave de la gestión exitosa es la de examinar el mercado y crear oportunidades de empleo y de ganancias que suministren el crecimiento potencial y la viabilidad financiera de la empresa.

A pesar de la importancia de la gestión, ésta es mal interpretada o no se lleva a cabo correctamente, principalmente porque la gente se enfoca en el volumen de producción antes que en el proceso de la gestión. Hacia los fines de los años 80, los empresarios empezaron a enfocarse en el mejoramiento de la calidad de los productos, con lo que a veces pasaban por alto su papel respecto al personal.

Se enfocaban en la reducción de costos y el aumento del volumen de producción, mientras hacían caso omiso de los beneficios que podrían obtener a largo plazo por la motivación del personal. Esta actitud se inclinaba a aumentar las ganancias a corto plazo, pero creaba un ambiente comercial que provocaba una disfunción a largo plazo.

Una oleada de empresarios exitosos parecía haber dejado obsoletos los conceptos de gestión. La prensa se enfocaba en las nuevas figuras Steve Jobs y Steve Wozniack (los creadores y los promotores de la computadora Apple) mientras hacía caso omiso de los talentos de Mike Markula, el director responsable del plan comercial de Apple, en cuanto al marketing y a la organización. La historia de los dos hombres que vendieron su autobús Volkswagen para construir el primer computador Apple era más romántica que la del genio de organización, el cual posibilitó el desarrollo, el marketing y el transporte de los productos de Apple.

En las empresas más grandes, la planificación es esencial para el desarrollo de la capacidad de una empresa. Sin embargo, muchas pequeñas empresas no reconocen la necesidad de planificación a largo plazo, porque el número de gente que se dedica a dirigir la empresa es muy bajo, y significa que la responsabilidad de la planificación y el proceso de tomar decisiones se comparten igualmente. No obstante, la necesidad de planificación es tan importante dentro de una pequeña empresa como en una empresa grande.

2. La Gestión del Ambiente Externo

Hace treinta años, Alvin Toffler sugirió que la visión del ciudadano, paralizada por la burocracia omnipotente, sería reemplazada por una estructura organizativa de ‘ad-hocracia’. La organización tradicional de la empresa significaba un contrato social entre empleados y empleadores. Ateniéndose a una colección de obligaciones fijas y unos papeles y responsabilidades claramente definidos y los empleados recibían algunos recompensas predeterminadas.

La estructura organizativa que pronosticó Toffler en 1970 se convirtió en la norma 20 años más tarde, y junto con ello cambiaron los conceptos de la autoridad. Mientras las organizaciones se volvían más transitorias, la autoridad de la organización y la empresa fue reemplazada por la autoridad del empresario. Este modelo de gestión empresarial se está reproduciendo en toda la sociedad. Por consiguiente, el dueño de una empresa debe internalizar las funciones organizativas, las que están siempre creciendo.

3. La gestión del Ambiente Interno

Asegurar Comunicaciones Abiertas:

Las comunicaciones eficaces desempeñan un papel muy importante en la gestión y en el manejo de cualquier empresa exitosa. Con las comunicaciones abiertas los cambios, y sus efectos sobre la organización, se conocen y comparten rápidamente. Su empresa tiene, entonces, el tiempo y las habilidades necesarias para responder a cambios y aprovechar las nuevas oportunidades.

La siguiente checklist se aplica al como se debe responder a la sugerencia de un empleado, y proporciona una evaluación del proceso comunicativo en su empresa. Ponga una marca en las afirmaciones que se escuchan a menudo en su empresa.

- ¡Seamos honestos! Es irrealista.
- ¿Qué otra persona lo ha hecho?
- No es tu problema
- Rellene el formulario XX/xx comprobado
- No funcionará
- Preséntalo al comité
- No tenemos el tiempo
- Ya lo intentamos y fracasó
- ¿Qué es lo que piensas? ¿¡Hablas en serio!?
- Todo el mundo sabe que es una locura
- No nos conviene pensar en esto
- ¿No tienes otras cosas que hacer?
- ¿Eres tú de los radicales?
- Somos demasiado grandes/pequeños para esto
- Imposible: nuestra línea principal de productos se volvería obsoleta
- El dueño de la empresa ni siquiera pensaría en ello
- No estaría conforme con el interés de la empresa

Piense bien en las afirmaciones que eligió. Esto puede indicar que la gestión es poco flexible y que no responde bien a las sugerencias de los empleados. Los empresarios que no pueden responder de inmediato a los cambios del mercado revelan una empresa poco flexible e inestable. En este ambiente comercial que cambia tan rápidamente, los empresarios pueden llevar a su empresa a un eventual fracaso. Si todavía no ha elaborado una lista así, hágalo ahora. Le ayudará a determinar si se necesitan modificaciones y donde se necesitan .

Como Contrapesar el Estrés de los Horarios con el Personal:

Sin una buena organización y una buena gestión, los horarios relacionados con el comercio pueden provocar estrés y exigir demasiado a los empleados. Una estructura eficaz de gestión puede reducir el estrés y encauzar la capacidad productiva de los empleados hacia el crecimiento de la empresa.

4. La Asignación de Deberes y Tareas

Una organización se caracteriza por una definición clara de los deberes, las tareas y las responsabilidades de los empleados. Mientras muchas organizaciones utilizan métodos distintos para determinar esto, es esencial que sean claramente definidos.

El núcleo de cualquier organización son los empleados y sus funciones. Una empresa típica empieza con poca gente, y a menudo hay una sola persona que lleva a cabo todos los deberes. A medida que la empresa va creciendo, se contrata a más personas para desempeñar papeles y funciones específicas. Las funciones que realizaban los asesores y especialistas fuera de la empresa ahora se realizan dentro de la empresa. Mientras nuevas necesidades aparecen, se van creando nuevos cargos y roles dentro de la empresa.

Así como una empresa en crecimiento desarrolla un sistema de contabilidad, debería también desarrollar un sistema de gestión de recursos humanos. Por ejemplo, los siguientes datos sobre un empleado deberían estar disponibles y se deberían comprobar al menos una vez por año para que sean exactos.

- Nombre
- Dirección
- Nacionalidad
- Estado civil y cargas familiares
- Fecha de contratación
- Historia de empleo en la empresa
- Título y especializaciones
- Desempeño
- Remuneraciones
- Experiencia laboral antes de ser contratado
- Responsabilidades y funciones
- Licencias o certificados profesionales
- Experiencia pedagógica
- Conocimientos de idiomas:(Lectura, escritura, oral)
- Habilidades:
- Preferencias y limitaciones en cuanto a cambios de ubicación
- Experiencia en viajes y preferencias
- Metas profesionales

Repase de vez en cuando sus archivos de personal a fin de asegurar que todos los datos sean correctos y actualizados.

5. Equipo de Negocios y Control del Conflicto

La clave de una organización eficaz se encuentra en el desarrollo del equipo de negocios. La mantención de un tal equipo así significa la delegación de la autoridad y un aumento de productividad. Evalúe la eficacia de su equipo de negocios con la ayuda de la siguiente lista:

- ¿Se respeta al líder del equipo?
- ¿Se respetan las habilidades de cada miembro del grupo?
- A través de actividades realizadas ¿el espíritu de equipo se vuelve evidente?
- ¿Existen miembros que compensan las debilidades de los otros?
- ¿Las bromas son despectivas?
- ¿Existe un sentimiento auténtico de pertenecer a los mejores?
- ¿La áreas de trabajo están autodeterminadas y reflejan un espíritu?
- ¿Los errores se traducen en correcciones en vez de castigos?
- ¿Cada miembro reconoce la importancia de sus aportes?
- ¿El equipo puede sondear nuevos campos de actividad?
- ¿La seguridad del empleo es evidente?

El Control del Conflicto

Otra clave para la gestión exitosa consiste en el control del conflicto. No se puede eliminar el conflicto ni del negocio, ni de las actividades interpersonales de la empresa. Determinar el punto hasta el que puede existir el conflicto y hasta que punto se puede encauzar las energías para que la empresa se desarrolle, ésta es una manera de evaluar el éxito de la empresa. El establecimiento de la política y de los procesos representa el aspecto concreto de la organización y la gestión, son los mecanismos que toleran y que encarnan los desafíos para la gestión establecida y sirven de la base esencial para que una empresa sobreviva y prospere.

6. La Organización

La eficacia de un cierto método organizativo depende de una variedad de sucesos internos y externos, por ejemplo:

- los competidores (número o actividad)
- la tecnología (interna o externa)
- el ambiente regulador
- las características de los clientes
- las características de los distribuidores
- el mercado
- los empleados principales
- el crecimiento
- la estrategia (nuevos productos y mercados incluidos)

Aunque usted podría enterarse de que ciertos sucesos están influyendo en el manejo de su empresa, asegúrese cuidadosamente que no se cambie la estructura organizativa sin antes discutirlo con sus socios. Generalmente los empleados pueden realizar sus metas a pesar de las estructuras organizativas que imponen el o los dueños. Dado que la reestructuración significa pasar mucho tiempo aprendiendo nuevas reglas, la puesta en marcha de una nueva estructura organizativa es cara.

La Estructura

La siguiente lista puede ayudarle a determinar las medidas para asegurar que su estructura de gestión sea adecuada. Ponga una marca en las afirmaciones que son aplicables a su empresa, y defina que medidas necesita tomar su empresa para mejorar la estructura de su gestión.

- ¿Conoce el mercado y los clientes claves?
- ¿Domina la tecnología?
- ¿Se comparten y se expresan claramente los objetivos?
- ¿Se identifican y se proveen de personal las funciones principales?
- ¿Se establece una jerarquía de relaciones?
- ¿El equipo de negocio está en su lugar y está funcionando?
- ¿Los resultados medibles están por arriba del debido nivel comercial?
- ¿Los empleados son la mayor fuente de nuevos contratos?

7. Los Asuntos de Procedimiento: La Autoridad

El elemento central de la gestión organizativa es la autoridad. A través de la autoridad su empresa desarrolla la estructura necesaria para realizar sus metas.
La autoridad, que antes se concedía por el hecho de ser dueño de una pequeña empresa o por tener una posición en la burocracia de una empresa más grande, ha sido reemplazada por la competencia técnica (la que incluye la capacidad para fundar y dirigir una empresa).

Un componente principal de la autoridad es el ejercicio de control dentro de la organización. Un sistema completo de control asegura el funcionamiento de la empresa y suministra un mecanismo para imponer la autoridad. El control interno incluye la condición de que la autoridad sea delegada y circunscrita; se da una idea general de estas condiciones abajo. Ponga una marca en las condiciones que sean aplicables a su empresa. Usted debería pensar en poner control sobre las áreas en las que no puso una marca.

- La aprobación para los desembolsos de dinero y para la contabilidad regular.
- La conciliación de los estados de cuentas
- El cálculo periódico y la conciliación del registro de inventario
- La aprobación de la política de precios y descuentos
- La aprobación de la política de adquisiciones
- El análisis de las cuentas de gastos y de comisión
- La aprobación de la política adquisitiva y de recepción
- El análisis de pagos a vendedores y a empleados
- La aprobación para los pagos
- El análisis de la política de la empresa

La DELEGACION es una clave del ejercicio eficaz de la autoridad en su empresa. Por la delegación de una autoridad limitada a fin de realizar tareas específicas, se puede usar los talentos de los empleados en la organización valorándose más las habilidades y la experiencia del dueño. La siguiente lista le ayudará a determinar si se están aprovechando las oportunidades del delegar.

• ¿Dominan las tareas rutinarias su día?
• ¿Tiene el tiempo para hacer lo siguiente?
  • La formación y el desarrollo de los empleados
  • La planificación
  • La coordinación y el control del trabajo de los empleados
  • Visitar a los clientes y los empleados con regularidad
  • Desempeñar un papel en el desarrollo de un nuevo producto
  • Visitar las sucursales con regularidad
  • Asistir a reuniones comerciales fuera de su empresa
  • Participar en asuntos sociales
• ¿Hay alguien en el personal tan hábil como usted?

Para delegar las responsabilidades y la autoridad eficazmente en su organización, usted debe:

1. Aceptar el poder de la delegación
2. Conocer las capacidades de los empleados
3. Asegurar que la formación específica esté disponible
4. Seleccionar responsabilidades específicas para delegar
5. Definir claramente los límites de la delegación
6. Utilizar la autoridad necesaria
7. Proporcionar la supervisión y el interés periódicamente
8. Intente contener el deseo de insistir en la manera; correcta; de hacer algo
9. Recuerde que hay muchas maneras de realizar un cierto objetivo
10. Evalúe los resultados y entregue la retroalimentación adecuado
11. Elogie y critique

Se puede aumentar las habilidades y las capacidades de cada nivel de autoridad por la delegación de la autoridad a través de cualquier organización.

8. Los Informes de Funcionamiento

Los informes del funcionamiento componen la base organizativa de su empresa. A través de tales informes se reflejan la estructura y la función de la organización. Definen las relaciones claves entre los empleados y pueden minimizar o aumentar el estrés de la organización.

Para muchas empresas los siguientes informes componen la base con la que se analiza los ámbitos específicos de una empresa (la frecuencia de cada informe depende del tipo, el tamaño y la organización de su empresa). Ponga una marca en los informes que su empresa ya produce.

Piense en crear sistemas de informes donde hay una insuficiencia:

• Informe de casos (a diario, semanalmente, mensualmente)
• Pedidos nuevos y pedidos pendientes (semanalmente, mensualmente)
• Transportes/ventas (semanalmente, mensualmente)
• Empleo (mensualmente)
• Inventario cuando se acabó el surtido (semanalmente, mensualmente)
• Calidad de los productos (semanalmente, mensualmente)
• Cuentas y cuentas por cobrar (mensualmente)
• Cuentas semanalmente no pagadas
• Réditos y subsidios (mensualmente)
• Producción (semanalmente, mensualmente)

Se deben realizar informes permanentemente a fin de posibilitar la identificación oportuna y la corrección de los problemas antes de que se dañe gravemente la organización.

Tanto demasiados informes como informes poco apropiados pueden ser tan destructivos como un número insuficiente de informes. Los informes sobre el funcionamiento proporcionan no sólo datos esenciales que posibilitan que la gerencia realice sus objetivos, sino también enfocan la atención del personal en las metas de la empresa. Si no se toman en serio los informes, es posible que los empleados traten con la gente, los distribuidores y ellos mismos de una manera semejante.

A fin de evitar informes poco apropiados, se debe repasar anualmente la política de informes para asegurar que los informes sean adecuados y que contengan los datos necesarios para tomar decisiones prudentes a nivel de la gestión.