Cómo hacer
más efectivas las reuniones
Objetivo:
Al finalizar el curso el capacitando
aplicará los conocimientos adquiridos en
su empleo.
Índice
- Introducción
- Cómo hacer más efectivas las
reuniones
- Tipos de reunión
- ¿Cuándo son adecuadas las
reuniones?
- El papel del conductor de la
reunión
- Técnicas para conducir las
deliberaciones en una reunión
- Actividades previas al
desarrollo de la reunión
- Técnicas de interrogación
- Actividades posteriores a la
reunión
- Las situaciones conflictivas
se originan en...
1.
Introducción
Actualmente, debido a
los constantes cambios en el medio
laboral, es poco común que una sola
persona tenga toda la información
necesaria e indispensable para analizar
un problema y adoptar una decisión
asertiva; por tal motivo, las reuniones
constituyen una herramienta
administrativa de gran valor. Puede ser
una oportunidad para poner en práctica
una nueva estrategia; proporcionar la
posibilidad de solucionar un gran número
de necesidades, tanto de la organización
como de los individuos, compartir ideas,
expresar sentimientos y apoyo mutuo;
además contribuyen a que las personas se
comprometan con los resultados de las
ideas que han contribuido a generar.
Las reuniones son una
excelente oportunidad para fortalecer el
"contrato psicológico" individuo –
organización, dado que existen pocas
oportunidades en contextos laborales que
puedan igualar los sentimientos de buena
voluntad, satisfacción y camaradería que
surgen al finalizar una reunión en la
que los participantes se han sentido
escuchados, apreciados y han logrado una
meta mutuamente importante.
No obstante las
potenciales bondades de las reuniones,
en la práctica diaria se ven demasiados
casos de reuniones que significan un
despilfarro de tiempo, dinero y de
energía sin mayores beneficios.
¿Cómo hacer más
efectivas las reuniones?. En este curso
se le ayudará a planearlas y
ejecutarlas.
2. Cómo
hacer más efectivas las reuniones
Una reunión es la
conjunción de un grupo de individuos
unidos por un asunto que les es común y
por lo tanto, tienen un interés mutuo en
abordarlo. Toda reunión debe responder a
los siguientes aspectos fundamentales:
1. Una reunión define
al equipo (los que asisten deben estar
unidos por el mismo objetivo o la misma
situación.)
2. Una reunión es donde el equipo
revisa, actualiza y acrecienta
conocimientos para lograr una mejor
forma de hacer las cosas y aumentar la
rapidez y eficiencia de las
comunicaciones entre los miembros.
3. Una reunión contribuye a la
comprensión de los objetivos de la
empresa.
4. Una reunión crea en el equipo
compromiso con las decisiones que se
toman y con los objetivos que éstas
persiguen.
5. La reunión es el momento en que el
equipo trabaja como tal y se ve al líder
guiando a ese equipo.
3. Tipos de
reunión
Una reunión es el
momento-espacio en que afloran las
posiciones y el juego de fuerzas.
- REUNIÓN INFORMATIVA: Su
objetivo es brindar información
necesaria a los miembros de un
equipo para que puedan cumplir
con un objetivo determinado.
- REUNIÓN INSTRUCTIVA: Su
finalidad es formar a los
miembros del equipo y
suministrarles la información
que les capacitará para trabajar
con mayores conocimientos.
- REUNIÓN CREATIVA: Su
propósito es estimular a los
miembros a descubrir nuevos
métodos o soluciones.
- REUNIÓN DECISORIA: Está
orientada a realizar planes y
tomar decisiones.
- REUNIÓN DE CONSULTA: El
sentido de esta reunión es que
quien tiene la responsabilidad
por una decisión pide consejo y
sugerencia.
4. ¿Cuándo
son adecuadas las reuniones?
Antes de hacerlo.
- Celebre reuniones sólo
cuando sea absolutamente
necesario.
- Cuando la reunión es
necesaria, asegúrese del
cumplimiento de su objetivo.
- Atienda los pequeños grandes
detalles. El que no exista con
qué tomar notas, o bien dónde
proyectar transparencias, pueden
ser aspectos que perturben la
atención.
- Utilice los resultados de la
reunión para retroalimentar al
grupo.
ASPECTOS QUE DEBE
CONTENER UNA CONVOCATORIA A REUNIÓN:
- Fecha de la reunión.
- Hora de inicio y hora de
finalización.
- Lugar en que se efectuará la
reunión.
- ¿Quiénes, además del
convocado, participarán?
- Objetivo de la reunión.
- Agenda de temas a tratar.
- Envío de información previa.
- Sugerir llevar alguna
información particular.
PRINCIPIOS CLAVES DE
LAS REUNIONES:
- Mantenga e incremente en
todo momento la autoestima del
equipo.
- Escuche y responda con
empatía.
- Solicite ayuda cuando sea
necesario y aliente la
participación de todos.
CICLO DE ACCIÓN DE
UNA REUNIÓN:
Empiece respondiendo:
¿Con qué? y¿Para qué?.
- Aclare: Los detalles.
- Desarrolle: Las ideas.
- Acuerde: Las acciones.
- Termine: Con una revisión y
establezca el seguimiento.
5. El papel
del conductor de la reunión
Siendo una reunón un
conjunto de personas reunidas
físicamente en un local para tratar un
tema coordinado por un conductor (más de
2 personas y cómo máximo 30), se deben
tomar las siguientes consideraciones.
El conductor tiene
que desempeñar las siguientes funciones:
1. Función de
Clarificación:
- Al comienzo de la reunión,
para asegurar que el objetivo de
la misma está claro para los
participantes y que es conforme.
- Durante el transcurso de la
misma, para ayudar a los
participantes a comprenderse
bien. Formulando constantemente
preguntas para asegurarse que se
ha comprendido lo que se ha
dicho, y si no es así intentarlo
aclarar.
2. Función de
Control:
Con esta función el
conductor de la reunión trata de ayudar
al grupo a fijar sus procedimientos, es
decir, a fijar una serie de normas (más
o menos autoritarias) que permitan la
comunicación.
También permite:
- regular la reunión
impidiendo que alguien
monopolice
- traer de nuevo a los
participantes a discutir sobre
el tema de la reunión en
cuestión
- estimular a los que no
participan
- Administrar bien el tiempo.
3. Funciones de
Relajamiento:
El conductor debe
eliminar toda tensión que pueda darse en
la reunión, provocada por
desconocimiento de los participantes,
oposición de caracteres, oposición de
opiniones, etc...
El conductor debe
crear un clima de confianza y
relajamiento que permita la comunicación
en grupo, no suprimiendo los posibles
conflictos, sino que se consiga la
armonía en los mismos. Debe optar por el
papel de conciliador y optar por modular
el desarrollo de la reunión.
4. Función de
Dinamización:
Consiste en instar al
grupo para que sienta deseos de realizar
“algo”, motivarlo, llenarlo de
entusiasmo, etc...
Características de un buen conductor de
reuniones
- Mostrar seguridad
delante del grupo: El
miedo al grupo es muy habitual
del actor. De entrada existe
este miedo, pero después ya se
pasa. Esta seguridad se nota. Si
el conductor se pone nervioso y
no sabe disimularlo, transmite
esta sensación al grupo y este
acaba poniéndose nervioso. El
grupo lo que quiere pensar es
que se encuentra en buenas
manos.
Para evitar este miedo se puede
hacer:
- Preparación física: Como
colocar el cuerpo.
- Los gestos y posturas
son tan importantes como las
palabras.
- Esforzarse en mirar los
ojos de la auditoria.
- Luchar contra posturas
defensivas
- Moverse para ocupar
espacio
- Preparación psicológica
: superar el miedo para
juicios de grupo.
- Pensar que no funcionará
la reunión --- hemos de
superar esto.
- Es importante encontrar
un hilo conductor para
cuando veamos que el tema se
desvía.
- Saber adaptar la
función de animador del grupo:
Hemos de saber
adaptarlo todo: como los gestos,
ropa, las frases, las
expresiones, la voz, el
vocabulario. Podemos adaptar el
estilo.
- Animador directo: es el
que fija los objetivos del
grupo a adoptar. Fija los
métodos que se utilizarán y
se ocupa constantemente de
quem grupo no se desvíe e
intente conocer la
naturaleza del problema.
- Animador no directivo:
deja que el grupo seleccione
los objetivos y métodos, sus
intervenciones se remiten a
regular la reunión y a
reformular, deja que el
grupo encuentre solo el
camino correcto. Solamente
cumple una misión de ayuda.
- Saber reaccionar
delante de situaciones
imprevistas: Prever la
falta de materiales para el
desarrollo de la reunión (falta
tiza en la pizarra, no tenemos
suficientes fotocopias para
repartir...) Hay que tener en
cuenta posibles situaciones de
conflicto entre los
participantes, se puede crear un
ambiente agresivo, el animador
tiene que:
- No entrar en la
situación emocional.
- Buscar causas de la
situación. La mejor manera
es interrumpir la reunión y
preguntar a los miembros que
es lo que pasa.
6. Técnicas
para conducir las deliberaciones en una
reunión
- Solicite aclaraciones.
- Actúe como distribuidor
(regule la participación de los
miembros del equipo).
- Escuche.
- Resuma.
- Restrinja las divagaciones.
- Administre el tiempo.
- Finalice la discusión.
- Compruebe el concenso.
- Evalúe el proceso de
reunión.
Tenga presente los
siguientes consejos a la hora de asumir
su papel como líder facilitador de
reuniones:
- Esfuércese por mirar a los
ojos de los participantes.
- Ejercite la mímica, cada uno
de nosotros desarrolla su propio
"estilo" de mímica.
- Luche contra la tendencia a
refugiarse detrás de las cosas:
una mesa, un libro, etc.
- Pierda el temor a moverse en
su espacio, evite la parálisis
escénica.
- Si duda, si habla un tanto
confuso o se sonroja, continúe
como si no sucediera nada,
evitando pensar en tales
reacciones, respire profundo y
sostenga por un momento la
respiración, este ejercicio es
muy bueno para mantener o
recobrar la calma.
- Sea natural, sea usted.
Cuando un facilitador finge o
imita, el grupo lo percibe y
eventualmente se desencanta.
7.
Actividades previas al desarrollo de la
reunión
- a. Selección de un local
adecuado para llevar a cabo la
reunión y verificación, que
tiene espacio suficiente y
ambiente agradable.
- b. Formación e integración
de la mesa principal.
- c. Ratificación de
invitaciones a personalidades.
- d. Designación de lugares
que ocuparán los invitados
especiales y distribución de las
localidades en función del
número de asistentes.
- e. Instalación de equipo de
sonido y verificación de su
funcionamiento.
- f. Instalación de grabadora.
- g. Colocación del proyector
o proyectores, pantalla y
extensiones eléctricas.
- h. Verificación del material
audiovisual.
- i. Instalación del servicio
de cafetería y
- j. Preparación del servicio
para atender a los
conferenciantes y miembros de la
mesa principal (jarra con agua,
vasos, ceniceros, etc.).
En la discusión y
diálogo se hacen necesarias las
preguntas. Su uso para dirigir y alentar
la participación constituye uno de los
procedimientos más eficaces. El empleo
de preguntas cumple, entre otros, con
los siguientes propósitos:
a. Facilitan el
proceso de comunicación, porque en forma
inmediata permiten identificar si el
interlocutor ha comprendido el mensaje.
Se genera así un efecto recíproco en el
comportamiento de los sujetos que
comunican.
- b. Hacen consentir en los
argumentos que se plantean.
- c. Coadyuvan a destruir
objeciones.
- d. Impiden que la discusión
se salga de sus cauces.
- e. Atraen la atención y
centran ideas y resultados.
- f. Impulsan o frenan la
participación, según el caso.
- g. Posibilitan el control
del grupo y su conducción hacia
el objetivo.
Un director de
reuniones debe evitar, en lo posible,
los siguientes aspectos negativos:
- a. Decir al grupo cómo
pensar.
- b. Dictar los resultados del
pensamiento.
- c. Tener un programa propio
que triunfe sobre todas las
opiniones.
- d. Adoptar el papel
autoritario y tonos doctorales
en asuntos sometidos a
discusión.
- e. Permitir que los demás
apelen a él para que diriman sus
disputas.
- f. Entrar en discusiones y
plantear diálogos personales.
- g. Orientar en forma poco
táctica la discusión de grupo.
- h. Corregir declaraciones
erróneas hechas por los miembros
del grupo, aún cuando puedan
llamar la atención hacia un
punto o declaración discutibles.
- i. Hablar demasiado.
8. Técnicas
de interrogación
Algunas indicaciones
adicionales sobre la técnica para
interrogar son:
- a. Solicitar respuestas
claras.
- b. Cuidar que diferentes
personas tengan oportunidad de
responder.
- c. Escoger el tipo de
pregunta, en consonancia con el
objetivo de la reunión.
- d. Llamar por su nombre a la
persona, cuando se haya optado
por preguntas dirigidas a un
individuo en particular.
- e. Favorecer o beneficiar
con las preguntas a todos los
miembros por igual, así como
evitar posiciones parciales.
- f. Estructurar preguntas que
susciten respuesta personal y no
colectiva.
- g. Introducir palabras clave
en las preguntas, que sugieran
respuestas completas, para
obtener información y
explicaciones.
- h. Mantener permanentemente
el control de la reunión y el
ambiente creativo, mediante las
preguntas.
Por su parte, las
contestaciones también obedecen a una
técnica. Hasta donde sea factible,
conviene tenerlas previstas para
emitirlas con acierto, seguridad y
rapidez. Se puede responder a una
pregunta de muy diversas maneras, en las
cuales influyen las circunstancias del
caso y los propios intereses del
interrogado. En términos generales, las
respuestas se condensan en las
siguientes especies:
- DIRECTA: Es una respuesta
precisa referida al contenido de
la pregunta.
- INDIRECTA: La conclusión
debe extraerla quien interroga.
- AMPLIFICATIVA: Se aborda un
tema más amplio y general, que
incluye una respuesta no
específica.
- RESTRICTIVA: Se reduce a
contemplar un aspecto parcial de
la cuestión.
- ABSTENTIVA: Es manifestación
expresa de que se prefiere no
contestar, señalando o no las
causas.
- POSPOSITIVA: Promete la
respuesta para ulterior ocasión.
- NEGATIVA: Expresa que no se
contesta porque no compete al
interrogado, o porque alguna
otra razón lo obliga a guardar
silencio.
- ACLARATIVA: Solicita
aclaración del alcance y
contenido de la pregunta.
- EVASIVA: No es respuesta
directa. La contestación se
desvía hacia otro tema o aspecto
de la cuestión.
- INCLUSIVA: Se señala que la
respuesta quedó considerada en
otra contestación anterior.
- REPETITIVA: Para ganar
tiempo, se reitera en sus
términos la misma pregunta o
parte de ella.
- INTERROGATIVA: Se contesta
con otra pregunta.
- CALIFICATIVA: Juzga el
carácter e intención de la
pregunta, para justificar la
respuesta o abstención.
- CONCESIVA: Aprueba parte del
planteamiento, para objetarlo en
su idea medular.
- CONDICIONAL: Subordina el
valor de la respuesta al
cumplimiento de un requisito que
aparentemente escapa al
interrogado.
- NARRATIVA: Se refiere a un
hecho o fábula, cuyo sentido
constituye la respuesta.
- HUMORÍSTICA: Para eludir
responsabilidades, cuando la
pregunta no merece respuesta, el
interrogado acude a una frase
humorística.
Por lo que se refiere
a las respuestas, corresponde al
director:
- No permitir respuestas de
grupo.
- No desalentar contestaciones
claras y completas.
- No permitir que todas las
respuestas queden a cargo de
unas pocas personas.
- No dejar pasar una pregunta
sin respuesta; en todo caso,
elaborarla en forma más completa
y sencilla.
- No conformarse con respuesta
de monosílabos.
9.
Actividades posteriores a la reunión
- a. Formulación y
reproducción del acta de la
sesión.
- b. Lectura del documento
final.
- c. Firma del acta y
documento.
- d. Distribución de los
mismos a los participantes.
- e. Evaluación de la reunión,
y
- f. Difusión masiva.
Según Michael Gore,
las reglas para lograr que las cosas se
hagan y se aproveche bien el tiempo son:
- a. Definir sus metas.
- b. Desarrollar un programa
definido.
- c. Formular tablas de
tiempo.
- d. Concentrarse en lo
esencial.
El director de
reuniones dispone para el cumplimiento
de su cometido de los siguientes
elementos:
- a. Preguntas
- b. Respuestas
- c. Material visual,
audiovisual y otros apoyos.
10. Las
situaciones conflictivas se originan
en...
a. Contingencias y/o
causas de fuerza mayor.
b. Preparación
inadecuada de la reunión, ya sea en su
etapa de planeación de contenido o en la
de planeación de la organización.
c. Falta de
adecuación y adaptación de los papeles
caracterológicos y de personalidad.
d. Inadecuada
compaginación de papeles e
insatisfacción de la sed de afecto.
EVALUACIÓN DE
REUNIONES:
La etapa
correspondiente a la evaluación de
reuniones permite al conductor y
organizadores de las mismas captar en su
justa dimensión el resultado que se
obtiene, la opinión de los participantes
y el
grado de sensibilización para poder
actuar.
Es una apreciación un
tanto subjetiva; no obstante, puede
intentarse su trasposición a términos
objetivos. Es deseable alcanzar
propósitos de cuantificación; por ello,
el establecimiento de parámetros de
referencia y de eficiencia son muy
importantes, pues resulta obvio que para
la consecución de objetivos (alcanzar
las metas trazadas previamente a la
reunión) deben constatarse con la
realidad de su operación, con el mejor
sistema posible de evaluación.
“La habilidad para
expresar una idea es casi igual de
importante que la idea misma”
Bernard Barush |